Як зафіксувати продаж або оплату

Щоб використовувати QuickBooks 2012, ви повинні розуміти, як записувати платежі. Принципи бухгалтерського обліку стверджують, що дохід від продажу необхідно визнавати під час продажу. І що продаж здійснюється, коли підприємство надає товари або послуги клієнту.

Ця вимога записувати дохід від продажів під час надання товарів або послуг означає, що облік доходу від продажів є дещо складнішим, ніж ви могли здогадатися. Тут показана перша транзакція, наприклад, транзакція, яка фіксує продаж.

Запис у журналі 1: Запис продажу кредиту

Запис журналу 1 показує, як може бути зафіксовано продаж на 1000 доларів. У записі в журналі зазначено 1000 доларів США дебету до дебіторської заборгованості та 1000 доларів кредиту до доходу від продажів. Щоб зафіксувати продаж на 1000 доларів США — продаж у кредит — запис у журналі має відображати як збільшення дебіторської заборгованості на 1000 доларів США, так і збільшення доходу від продажів на 1000 доларів США.

Коли підприємство отримує платіж від клієнта за 1000 доларів США до отримання, підприємство фіксує запис у журналі, як показано.

Запис у журналі 2: Реєстрація платежу клієнта

Запис у журналі 2 показує дебетову суму в розмірі 1000 доларів США, тобто збільшення на 1000 доларів на рахунку готівки, яке відбувається через те, що клієнт щойно заплатив вам 1000 доларів США. Запис журналу 2 також показує кредит у розмірі 1000 доларів США до дебіторської заборгованості. Цей кредит на рахунок активів дебіторської заборгованості зменшує сальдо дебіторської заборгованості.

У той момент, коли ви реєструєте як запис у журналі 1, так і запис у журналі 2, чистий ефект становить 1000 доларів США дебету до готівки (що показує, що готівка зросла на 1000 доларів США) і 1000 доларів США кредиту на дохід від продажів (показує, що дохід від продажів збільшився на 1000 доларів США). ). Дебет дебіторської заборгованості в розмірі 1000 доларів США і кредит дебіторської заборгованості в розмірі 1000 доларів США вираховуються до нуля.

Якщо ви трохи подумаєте про цей бізнес з дебіторською заборгованістю, ви повинні зрозуміти, що це має сенс. Хоча рахунок дебіторської заборгованості містить залишок у розмірі 1000 доларів США, це лише означає, що клієнт винен вам 1000 доларів США. Але коли клієнт нарешті погасить рахунок у 1000 доларів, вам потрібно обнулити цю дебіторську заборгованість.

QuickBooks, до речі, автоматично записує для вас запис журналу 1 і запис журналу 2. Запис журналу 1 записується щоразу, коли ви виставляєте або створюєте рахунок-фактуру клієнту.

Таким чином, вам не потрібно турбуватися про дебети та кредити, показані в записі журналу 1, за винятком одного особливого випадку: коли ви налаштовуєте QuickBooks і QuickBooks пункти ( пункти – це речі, які включаються в рахунки-фактури), ви вказуєте, який обліковий запис слід зарахувати для відстеження доходу від продажів.

Отже, хоча вам, можливо, не доведеться особливо турбуватися про механіку запису журналу 1, ви повинні розуміти, як цей запис у журналі працює, щоб ви могли правильно налаштувати QuickBooks.

Запис журналу 2 також автоматично записується QuickBooks. QuickBooks записує запис у журналі 2, коли ви реєструєте готівковий платіж від клієнта. Таким чином, вам не потрібно турбуватися про дебети та кредити, необхідні для реєстрації платежів клієнтів. Корисно зрозуміти, як працює ця запис у журналі та як QuickBooks записує цю платіжну транзакцію клієнта.