Як зареєструвати свої рахунки за допомогою QuickBooks 2015 за допомогою кредиторської заборгованості

Коли надходить рахунок, перше, що потрібно зробити, це записати його в QuickBooks 2015. Ви можете записувати рахунки у вікні «Ввести рахунки» або в реєстрі «Кредиторська заборгованість». Якщо ви плануєте відстежувати рахунки за витратами та позиціями, вам потрібно скористатися вікном «Ввести рахунки».

Щоб записати рахунок через вікно Введення рахунків, виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники→Ввести рахунки.

Або клацніть піктограму Ввести рахунки в області Постачальники на домашній сторінці. Ви, безсумнівно, помічаєте, що верхня половина цього вікна дуже схожа на чек, і це тому, що велика частина інформації, яку ви тут розміщуєте, потрапляє на чеку, який ви пишете для оплати рахунку.

Виберіть ім’я постачальника, якому ви платите.

Якщо ви хочете оплатити цей рахунок постачальнику, який уже є в списку постачальників, натисніть стрілку вниз у кінці рядка Постачальник і виберіть постачальника. Якщо цей постачальник новий, QuickBooks попросить вас швидко додати або налаштувати деяку інформацію про постачальника: адресу, кредитний ліміт, умови оплати тощо.

Якщо у вас є одне або кілька незаповнених замовлень на покупку від вибраного постачальника, QuickBooks запитає вас, чи бажаєте ви отримувати проти замовлення на покупку. Якщо ви вирішите отримувати проти замовлення на покупку, QuickBooks відображає діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку. У ньому перелічено відкриті замовлення на закупівлю, які ви записали.

Щоб створити замовлення на покупку, яке є записом товарів, які ви замовляєте у постачальників, виберіть Постачальники→Створити замовлення на покупку. Коли QuickBooks відобразить вікно Створення замовлень на покупку, опишіть своє замовлення. Ви друкуєте та редагуєте замовлення на покупку, до речі, так само, як і рахунки-фактури та кредитові авізо.

Виберіть умови оплати з описом терміну сплати рахунку.

У рядку Умови відкрийте спадний список і виберіть умови оплати.

(Необов’язково) Введіть контрольний номер постачальника.

Якщо ви введете контрольний номер постачальника для рахунку — ймовірно, це лише номер рахунка-фактури або номер вашого рахунку — контрольний номер друкується на ваучері, що є частиною роздрукованого чека.

(Необов’язково) Введіть записку, щоб описати рахунок.

Ви можете ввести примітку в текстовому полі «Нагадування». Примітка, яку ви вводите, з’являється в регістрі A/P.

Перемістіть курсор вниз до стовпця Рахунок на вкладці Витрати та введіть назву рахунку витрат.

Велика ймовірність, що ви захочете ввести назву рахунку витрат, який уже є в плані рахунків. Якщо це так, натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список усіх своїх облікових записів. Можливо, вам доведеться прокрутити список вниз, щоб перейти до рахунків витрат. Натисніть обліковий запис, який представляє цей рахунок.

Якщо вам потрібно створити нову категорію рахунку витрат для цього рахунку, виберіть Додати новий у верхній частині списку. Ви побачите діалогове вікно Новий обліковий запис. Заповніть інформацію та натисніть OK.

Що робити, якщо гроші, які ви сплачуєте через цей рахунок, можна розділити між двома, трьома або чотирма рахунками витрат? Просто натисніть під обліковим записом, який ви щойно ввели. З’явиться стрілка вниз. Клацніть його, щоб ввести інший рахунок витрат, і ще один, і ще інший, якщо вам потрібно.

За потреби перейдіть до стовпця Сума та змініть числа.

Якщо ви розподіляєте цей рахунок між кількома рахунками, переконайтеся, що числа в стовпці Сума додають до загальної суми рахунку.

(Необов’язково) Введіть слова пояснення або мудрості в стовпець Пам’ятка.

(Необов’язково) Призначте витрати клієнту: Робота.

Якщо ви плануєте отримувати відшкодування цих витрат, або якщо ви просто хочете відстежувати свої витрати за роботою, введіть клієнта, який збирається відшкодувати вам витрати. За потреби введіть суму для кожного рахунку. Ви можете використовувати стрілку вниз, щоб знайти клієнтів, а потім натиснути їх.

(Необов’язково) Призначте витрати класу.

Ви також можете відстежувати витрати за класами, зробивши записи в стовпці «Клас». Зверніть увагу на звичайну стрілку вниз і клацніть її, щоб побачити список класів.

Якщо ви хочете, щоб QuickBooks відстежував витрати за класами, ви можете налаштувати його так. Щоб налаштувати QuickBooks для відстеження витрат, виберіть «Редагувати»→ «Налаштування». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерський облік», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім установіть прапорець «Використовувати відстеження класу».

Якщо хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати витрати.

Використовуйте вкладку Предмети, щоб записати різні предмети, які представляє рахунок.

Натисніть вкладку Елементи. Введіть предмети, які ви придбали, і ціни, які ви заплатили за них.

У спадному списку Постачальник виберіть ім’я постачальника, який надіслав вам рахунок. У списку відкритих замовлень на покупку клацніть у стовпці ліворуч, щоб поставити галочку біля замовлення на покупку, за яке ви платите. Досить легко? Натисніть OK, коли закінчите.

Перейдіть до стовпця Елемент і введіть назву елемента.

Зверніть увагу на стрілку вниз у цьому стовпці. Натисніть його, щоб побачити список елементів. Чи є товар, за який ви платите, у цьому списку? Якщо так, натисніть цей елемент. Якщо ні, виберіть «Додати новий» у верхній частині списку та заповніть вікно «Новий елемент».

Заповніть решту рядків елементів на вкладці Предмети.

Ви можете ввести всі товари, які ви купуєте тут. Переконайтеся, що на вкладці Предмети точно відображаються предмети, які ви купуєте, їх вартість та кількість. Якщо ви хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати елементи.

Збережіть рахунок.

Натисніть «Зберегти та створити», щоб зберегти запис рахунка, а потім введіть інший рахунок. Або натисніть Зберегти та закрити, щоб записати свій рахунок, але не вводити інший рахунок.