Як запустити майстер налаштування QuickBooks

Після встановлення програми QuickBooks 2021 програма інсталяції може автоматично запустити QuickBooks, а потім запустити програму встановлення QuickBooks. Ви також можете запустити QuickBooks Setup, запустивши програму QuickBooks так само, як і будь-яку програму, а потім вибравши Файл→Нова компанія.

Великий прийом

Налаштуймо свій бізнес! екран QuickBooks Setup (див. малюнок) з’являється, коли ви вибираєте «Файл»→ «Нова компанія». Екран допоможе вам розпочати надавати загальну інформацію про створення нової компанії в QuickBooks. Можливо, ви захочете прочитати інформацію на цьому екрані. Коли ви будете готові розпочати, натисніть кнопку «Швидкий запуск» або кнопку «Детальний запуск».

Вікно QuickBooks Setup з привітальним повідомленням

Метод експрес-старту

QuickBooks надає прискорену версію процесу налаштування QuickBooks, яку ви можете використовувати, коли не хочете налаштовувати налаштування. Якщо натиснути кнопку Експрес-початок, QuickBooks збере трохи інформації про вашу компанію і на основі цієї інформації налаштує файл компанії, який повинен працювати для такого бізнесу, як ваш.

Після того, як ви клацнете «Швидкий старт», щоб створити файл компанії, QuickBooks запропонує вам описати людей (клієнтів, постачальників і співробітників), з якими ви ведете бізнес, товари, які ви продаєте, і ваш банківський рахунок. Ви надаєте ці описи, проходячи через серію екранів і заповнюючи екранні поля та робочі аркуші.

Метод детального початку

Якщо натиснути кнопку «Детальний старт», розпочнеться інтерв’ю EasyStep, яке проведе вас через купу екранів, повних інформації, яка дозволить вам досить чітко визначити, як має виглядати файл компанії, який налаштовує QuickBooks.

Щоб перейти до наступного екрана інтерв’ю EasyStep, натисніть кнопку Далі. Щоб перейти на попередній екран, натисніть кнопку Назад. Якщо ви зневірилися і хочете відмовитися, натисніть кнопку Вийти. Але постарайтеся не падати духом.

Надайте інформацію про компанію

Перші кілька екранів інтерв’ю EasyStep збирають кілька важливих частин загальної інформації про вашу компанію, включаючи назву вашої компанії та юридичну назву фірми, адресу вашої компанії, галузь, у якій ви працюєте, ваш федеральний податковий номер, перший місяць фінансовий рік (зазвичай січень), тип форми податку на прибуток, яку ваша фірма використовує для звітування до IRS, а також галузь чи тип компанії, якою ви керуєте (роздрібна торгівля, обслуговування тощо). Відобразиться перший екран інтерв’ю EasyStep.

Перший екран інтерв’ю EasyStep збирає загальну інформацію про компанію.

QuickBooks не дуже розумно ставиться до правил податкового обліку для товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ). ТОВ може розглядатися як одноосібне підприємство, якщо воно має одного власника, і як товариство, якщо воно має більше одного власника. Але ТОВ можуть також вирішити, щоб їх розглядали як корпорації S або корпорації С. Якщо ви зробили такі вибори для свого ТОВ, обов’язково вкажіть, що ТОВ є корпорацією S або C.

Після збору цієї загальної інформації про компанію QuickBooks створює файл даних компанії, у якому зберігається фінансова інформація вашої фірми. QuickBooks пропонує назву за замовчуванням або файл даних QuickBooks на основі назви компанії. Все, що вам потрібно зробити, це прийняти запропоновану назву та запропоноване розташування папки (якщо ви не хочете зберегти файл даних у папці Документи, що не є поганою ідеєю).

Діалогове вікно Ім'я файлу для нової компанії

Налаштування QuickBooks

Після того, як QuickBooks збирає загальну інформацію про компанію, згадану в попередніх параграфах, інтерв’ю EasyStep задає вам кілька дуже конкретних запитань про те, як ви ведете свій бізнес, щоб він міг налаштувати параметри QuickBooks. Налаштування, по суті, вмикають або вимикають різні облікові функції QuickBooks, таким чином керуючи тим, як програма працює та виглядає. Нижче наведено запитання, які задає EasyStep Interview, щоб встановити параметри QuickBooks:

• Чи підтримує ваша фірма запаси?
• Ви хочете відстежувати інвентар, який ви купуєте та продаєте?
• Чи стягуєте ви податок з продажів зі своїх клієнтів?
• Ви хочете використовувати замовлення на продаж для відстеження замовлень клієнтів і зворотних замовлень?
• Ви хочете використовувати QuickBooks, щоб допомогти з нарахуванням заробітної плати співробітникам?
• Чи потрібно вам відстежувати кілька валют у QuickBooks, оскільки ви маєте справу з клієнтами та постачальниками в інших країнах, і чи мають ці люди регулярно сміливість платити або виставляти вам рахунок у валюті, відмінній від тієї, яку використовує ваша країна?
• Чи хотіли б ви відстежувати час, який ви або ваші співробітники витрачаєте на роботу чи проекти для клієнтів?
• Як ви хочете обробляти рахунки та платежі (введіть чеки безпосередньо або спочатку введіть рахунки, а потім платежі)?

Як встановити дату початку

Можливо, ключовим рішенням, яке ви приймаєте під час створення будь-якої системи обліку, є день, коли ви почнете використовувати свою нову систему. Цей день називається датою перетворення. Як правило, ви хочете почати використовувати систему обліку в перший день року або перший день нового місяця. Відповідно, ще одне велике запитання, яке вам задають, стосується дати перетворення. Вам буде запропоновано визначити дату початку за допомогою відображеного діалогового вікна.

Діалогове вікно EasyStep Interview, яке дозволяє вибрати дату початку

Найлегше почати використовувати нову систему обліку – початок року. Причина? Ви можете ввести простіший пробний баланс. Наприклад, на початку року ви вводите лише залишки на рахунку активів, зобов’язань і власного капіталу.

У будь-який інший час ви також вводите баланси на рахунку доходів і витрат з початку року. Зазвичай інформація про доходи та витрати за цей рік доступна лише на початку місяця. З цієї причини єдиною можливою датою початку, яку ви можете вибрати, є початок місяця.

У цьому випадку ви отримуєте суми доходу з початку року до кінця попереднього місяця з попередньої системи обліку. Наприклад, якщо ви використовуєте Sage 50 Accounting, отримайте від Sage суми доходів і витрат за підсумками року.

Після того, як ви вказали дату початку, надали основну інформацію про компанію, визначили більшість своїх бухгалтерських переваг і визначили дату, коли ви хочете почати використовувати QuickBooks, ви майже готові.

Якщо натиснути кнопку «Вийти», QuickBooks залишить вас у програмі QuickBooks, готовими приступити до роботи. Однак процес інтерв’ю EasyStep не втрачено назавжди. Щоб повернутися до співбесіди, просто відкрийте файл, який ви налаштовували. Коли ви це зробите, інтерв’ю EasyStep перезапуститься.

Перегляньте запропонований план рахунків

Наприкінці інтерв’ю EasyStep на основі інформації, яку ви надаєте про ваш тип галузі, і форми податкової декларації, яку ви подаєте до IRS, QuickBooks пропонує початковий набір рахунків, який бухгалтери називають планом рахунків . Ці рахунки – це категорії, які ви використовуєте для відстеження своїх доходів, витрат, активів, зобов’язань та власного капіталу. На цьому малюнку показано екран, який відображається в інтерв’ю EasyStep, щоб показати вам ці облікові записи.

Екран EasyStep Interview показує рекомендовані рахунки доходів і витрат.

Облікові записи, які QuickBooks позначає галочкою, як пояснюється на екрані, є рекомендованими обліковими записами. Якщо ви нічого більше не робите, ці перевірені облікові записи ви будете використовувати (принаймні для початку) у QuickBooks. Ви можете видалити запропонований обліковий запис, натиснувши прапорець. QuickBooks знімає прапорець, що означає, що рахунок не буде частиною остаточного плану рахунків. Ви також можете натиснути рахунок, щоб поставити галочку та включити рахунок до початкового плану рахунків.

Ви можете натиснути кнопку «Відновити рекомендації» внизу списку, щоб повернутися до початкового рекомендованого плану рахунків (якщо ви внесли зміни, які пізніше вирішили, що не потрібні).

Коли запропонований план рахунків здасться вам задовільним, натисніть Далі. Можна прийняти те, що пропонує QuickBooks, оскільки план рахунків можна змінити пізніше.

Додайте свою інформацію до файлу компанії

Незалежно від того, чи використовуєте ви метод Express Start для створення файлу компанії або метод детального початку/EasyStep Interview, після того, як ви та QuickBooks налаштуєте файл компанії, QuickBooks запропонує вам ввести вашу власну інформацію у файл компанії.

Екран QuickBooks Setup, який пропонує вам ввести власну інформацію у файл компанії

Клієнти, постачальники та співробітники

Щоб описати клієнтів, постачальників і співробітників, натисніть першу кнопку «Додати». QuickBooks запитує, чи можна отримати ці дані з іншого місця, наприклад, з програми електронної пошти чи служби електронної пошти (Outlook, Gmail тощо), чи ви хочете ввести інформацію в робочий аркуш вручну. Ймовірно, ви збираєтеся ввести інформацію вручну, тому натисніть відповідну кнопку, а потім натисніть Продовжити. Коли QuickBooks відобразить вікно робочого аркуша (див. наступний малюнок), введіть кожного клієнта, постачальника або співробітника в окремий рядок і обов’язково вкажіть ім’я та адресу. Після завершення натисніть «Продовжити» (не показано). Потім QuickBooks запитує (використовуючи екран, який я тут не показую), чи бажаєте ви ввести початкові залишки — суми, які ви заборгували, чи є заборгованими — для клієнтів і постачальників.

Екран QuickBooks Setup збирає інформацію про людей, з якими ви ведете бізнес.

Послуги та товари, які ви продаєте

Щоб описати товари, які ви продаєте, натисніть другу кнопку «Додати». QuickBooks запитує про речі, які ви продаєте — чи продаєте ви послуги, чи продаєте ви товарні запаси, і чи хочете ви відстежувати такі товари, які ви продаєте, наприклад. Дайте відповіді на ці запитання, натиснувши кнопку опції, яка відповідає вашій ситуації, а потім натисніть кнопку Продовжити.

Коли QuickBooks відображає вікно робочого аркуша (не показано), опишіть кожен товар, який ви продаєте, в окремому рядку аркуша. Також не забудьте описати будь-які предмети інвентарю, які у вас є під час перетворення на QuickBooks. Натисніть Продовжити, коли закінчите. Якщо ви продаєте більше одного типу товару, вам потрібно повторити цей процес для кожного типу товару.

Бізнес-банківські рахунки

Щоб описати свій бізнес-банківський рахунок (або банківські рахунки), натисніть третю кнопку «Додати». Коли QuickBooks відобразить вікно робочого аркуша «Додати свої банківські рахунки» (не показано), укажіть назву кожного банківського рахунку, номер рахунку та баланс на дату конвертації. Коли ви закінчите вводити цю інформацію, натисніть Продовжити.