Як заповнити замовлення на покупку в QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 дозволяє швидко обробляти замовлення. Можливо, у вас не вистачає штучок, чи хікетів, чи іншого елемента у вашому списку предметів, і ви готові змінити порядок цих речей — якими б вони не були. Щоб заповнити заявку на замовлення, виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники→Створити замовлення на покупку.

Ви також можете натиснути значок «Замовлення на покупку» на головному екрані або клацнути область «Нові транзакції» в центрі постачальників, а потім вибрати «Замовлення на покупку». Ви побачите вікно Створення замовлень на покупку. Зауважте, що точні деталі цього вікна залежать від того, як ви налаштуєте форму замовлення.

Виберіть постачальника зі спадного списку Постачальник.

Натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список ваших постачальників. Клацніть на постачальника, щоб побачити його назву та адресу в полі Постачальник. Якщо ви не можете знайти ім’я постачальника у своєму списку, натисніть «Додати новий» зі списку, а потім введіть інформацію про постачальника в діалоговому вікні «Новий постачальник». Натисніть OK, коли ви закінчите з діалоговим вікном.

Якщо ви відстежуєте свій інвентар за класами, виберіть клас зі спадного списку Клас.

У вікні Створення замовлень на покупку може не бути розкривного списку Клас. Якщо це не так, і ви хочете, щоб він був, вам потрібно налаштувати QuickBooks для відстеження витрат за класами.

Для цього відкрийте файл QuickBooks в однокористувацькому режимі як адміністратор. Потім виберіть «Редагувати»→ «Налаштування» та клацніть піктограму «Облік» у списку ліворуч. Нарешті, встановіть прапорець Використовувати відстеження класів і натисніть кнопку OK.

(Необов’язково) Виберіть представника, очікувану дату та FOB, якщо ви використовуєте їх у замовленні.

Можливо, вам доведеться заповнити інші поля, перш ніж ви потрапите до опису елемента за елементом внизу. Знову ж таки, ці поля можуть не відображатися, якщо ви не вказали, що хочете їх у формі.

Перейдіть до стовпця Товар і почніть вводити товари, які ви замовляєте.

Введення елементів є найважливішою частиною створення замовлення на замовлення. Коли ви переміщаєтеся в стовпець Елемент, він перетворюється на спадний список. Натисніть його стрілку вниз, щоб переглянути список елементів. Можливо, вам знадобиться перейти до елемента, який потрібно ввести.

Швидкий спосіб прокрутити до елемента – ввести кілька перших літер назви елемента. Якщо ви введете назву елемента, якого немає у списку Item, QuickBooks запитає, чи хочете ви налаштувати цей елемент. Якщо так, натисніть «Налаштувати», а потім заповніть діалогове вікно «Новий елемент».

Введіть необхідну кількість елементів у стовпці Елемент. QuickBooks заповнює опис елемента за вас, але ви можете редагувати те, що він поміщає в стовпець Опис, якщо потрібно. У стовпці «Кількість» вкажіть, скільки кожного елемента вам потрібно.

Якщо ви змінюєте вартість товару, QuickBooks відобразить діалогове вікно «Змінена вартість товару», яке запитує, чи хочете ви оновити інформацію про товар для нової вартості, а також, чи слід змінити стандартну ціну товару вгору чи вниз. Виберіть Так і Ні, а потім натисніть кнопку OK, щоб прийняти рішення.

Якщо хочете, заповніть поле Повідомлення постачальника, але обов’язково заповніть поле Нагадування.

Поле Повідомлення постачальника — це місце, де ви надсилаєте повідомлення стороні, яка отримує ваше замовлення. Ви можете написати: «Принеси мені цю справу негайно!»

Незалежно від того, що ви робите, обов’язково заповніть поле Нагадування. Те, що ви напишете в цьому полі, з’являється в діалоговому вікні «Відкрити замовлення на закупівлю», і ця інформація є найнадійнішим способом визначити, для чого призначена ця замовлення. Напишіть щось значуще, що ви зрозумієте через два тижні, три тижні чи місяць, коли будете платити за товари, які замовляєте.

У верхній частині вікна Створити замовлення на закупівлю є прапорець «Друкувати пізніше», який повідомляє, чи бажаєте ви роздрукувати це замовлення. Якщо ви хочете роздрукувати замовлення на замовлення, переконайтеся, що цей прапорець встановлено. Після того, як ви надрукуєте замовлення на замовлення, прапорець зникне з поля.

Натисніть «Друк», щоб роздрукувати замовлення.

Якщо це замовлення є одним із багатьох, які ви заповнювали, і ви хочете надрукувати кілька одночасно, клацніть стрілку під кнопкою Друк і виберіть Пакет зі спадного списку. Однак перед тим, як роздрукувати замовлення на замовлення, ви можете натиснути стрілку вниз під кнопкою «Друк» і вибрати «Попередній перегляд», щоб побачити, як буде виглядати замовлення на замовлення, коли ви його надрукуєте.

Ви використовуєте кнопку «Історія» після того, як отримаєте предмети, які ви так ретельно перерахували в замовлення на замовлення. Після того, як ви отримаєте товари та зафіксуєте їх отримання, натискання цієї кнопки повідомляє QuickBooks надати вам всю історію товару — коли ви його замовили та коли отримали.

Натисніть «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб записати замовлення на замовлення.

QuickBooks зберігає замовлення та відображає нове, порожнє вікно замовлення, в якому ви можете ввести інше замовлення.