Як записувати та друкувати чеки з QuickBooks

Очевидно, що будь-який бізнес виписує чеки для оплати рахунків і для оплати праці співробітникам. QuickBooks містить команду та вікно спеціально для запису та, можливо, друку чеків.

Щоб записати чи роздрукувати чеки, виконайте такі дії:

1 Виберіть команду Банківське обслуговування→ Написати чеки.

Коли QuickBooks відобразить вікно Написати чеки, скористайтеся спадним списком Банківський рахунок, щоб вибрати правильний рахунок, на який потрібно виписати чек.

2 Використовуйте поле № (номер чека), щоб визначити номер чека.

Якщо ви ще не знаєте номер чека, тому що не роздрукували чек, залиште поле № порожнім. Потім установіть прапорець «Друкувати пізніше», який з’явиться на вкладці «Головне» у вікні «Перевірки запису».

Якщо встановити прапорець «Друкувати пізніше», QuickBooks відображає фразу «Друкувати» у полі №.

3 Використовуйте поле «Дата», щоб записати дату написання чи дати виписування чека.

Ви можете ввести дату перевірки у форматі мм/дд/рррр. Ви також можете вводити дати просто ммдд або м/дд, і QuickBooks перетворює їх у мм/дд/рррр. Таким чином, 3/17, 0317 та 17/03/2014 є дійсними способами введення однієї дати, якщо поточний рік – 2014.

Крім того, ви можете натиснути маленьку кнопку календаря, яка з’явиться праворуч від поля «Дата». Коли ви натискаєте кнопку календаря, QuickBooks відображає спливаюче вікно календаря. Щоб вибрати день у календарі, натисніть його. У спливаючому календарі також є пара кнопок, за допомогою яких можна прокручувати місяці вперед і назад.

4 Використовуйте поле Pay to the Order Of, щоб визначити особу або компанію, якій ви оплачуєте чеком.

Якщо чек, який ви записуєте, є першим чеком, який ви коли-небудь виписували одержувачу, ви повинні ввести ім’я одержувача в поле Оплата за замовленням.

Якщо ви раніше сплачували одержувачу, ви можете натиснути кнопку зі стрілкою в правому кінці поля Оплатити до замовлення. Коли ви це зробите, QuickBooks відображає список попередніх одержувачів. Ви можете вибрати одержувача з цього списку, натиснувши на ім’я.

5 Перемістіть курсор вибору до поля Долари (або сума) і введіть суму чека.

QuickBooks записує суму чека в рядку під полем Pay to the Order Of.

6 (Необов’язково) Укажіть адресу.

Якщо хочете, ви можете використовувати адресний блок, щоб надати адресу одержувача платежу. Зауважте, що QuickBooks записує ім’я одержувача в першому рядку блоку адреси, коли ви заповнюєте поле Pay to the Order Of. Ви можете додати інші рядки до блоку адреси вручну.

7 (Необов'язково) Надайте опис пам'ятки.

Ви можете використовувати поле Memo для надання або запису додаткової інформації. Наприклад, якщо ви збираєтеся роздрукувати чек, ви можете використовувати поле Пам’ятка, щоб ідентифікувати номер свого рахунку або номер рахунка-фактури, який сплачує чек.

8 (Необов’язково) Установіть прапорець «Оплачувати онлайн» на вкладці «Нагадування».

Отже, ось така угода: якщо ви повідомили своєму банку, що хочете зробити онлайн-банкінг, і виконали його інструкції щодо налаштування, ви можете встановити прапорець «Оплачувати онлайн» (який з’являється після того, як ви налаштували онлайн-банкінг). Цей параметр дозволяє QuickBooks передати цю інформацію про чек у ваш банк разом із інструкціями банку щодо здійснення платежу.

9 Розподіліть суму чека на відповідні рахунки витрат або активів.

Якщо чек оплачує певні витрати або купує певний актив, натисніть вкладку Витрати. Потім скористайтеся рядками або рядками вкладки Витрати, щоб визначити рахунок і суму, яку сплачує чек. Якщо ви класифікуєте витрати як витрати, понесені для конкретного клієнта або роботи, ви можете використовувати параметр "Платежі"? у стовпці, щоб указати, чи потрібно виставляти рахунок клієнту за цей товар пізніше.

10 Опишіть предмети, які купує чек.

На малюнку показана вкладка «Елементи» у вікні «Перевірки запису». Ви використовуєте вкладку «Предмети», коли виписуєте чек на покупку предметів, показаних і описаних у вашому списку предметів. Наприклад, якщо ви виписуєте чек на 1000 доларів, щоб купити 1000 предметів на 1 доларів США для інвентарю, ви використовуєте вкладку Предмети. Щоб використовувати вкладку «Предмети», визначте предмет, який купується, ввівши код або назву товару в стовпці «Предмет».

11Щоб надрукувати чек, натисніть кнопку Друк.

Крім того, якщо ви хочете надрукувати чеки пакетом, після того, як ви записали останній чек, який потрібно надрукувати, натисніть стрілку вниз під кнопкою «Друк». Коли QuickBooks відобразить меню «Друк», виберіть його команду «Пакетний друк». QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір чеків для друку.

Виберіть чеки, які потрібно надрукувати, клацнувши їх. Використовуйте поле Перший контрольний номер, щоб визначити номер форми першого чека, який буде використано для друку.

12 Натисніть OK.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Перевірки друку», використовуйте область «Стиль перевірки», щоб визначити тип форм чеків, на яких ви друкуєте. Якщо ви використовуєте стандартні чеки або чеки гаманця, вам також потрібно вказати кількість чеків. Потім натисніть кнопку Друк.

13 Після того, як ви опишете чек і причини написання чека, натисніть кнопку Зберегти та закрити або Зберегти та створити.

Кнопка «Зберегти та закрити» зберігає чек, а також закриває вікно «Написати чеки». Натисніть кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти чек, а потім знову відобразіть вікно «Написати чеки», щоб ви могли записати ще один чек. Якщо ви не хочете зберігати чек, натисніть кнопку Очистити.