Як записувати та друкувати чеки в QuickBooks 2012

Очевидно, що будь-який бізнес виписує чеки — на оплату рахунків і на оплату працівникам. QuickBooks 2012 містить команду та вікно спеціально для запису та, можливо, друку чеків.

1 Виберіть команду Банківське обслуговування→ Написати чеки.

QuickBooks відображає вікно Write Checks.

2 Використовуйте розкривний список Банківський рахунок.

Виберіть правильний рахунок, на який виписувати чек.

3 Використовуйте поле № (номер чека), щоб визначити номер чека.

Якщо ви ще не знаєте номер чека, тому що не роздрукували чек, залиште поле № порожнім. Потім установіть прапорець «Підлягає друку», який з’являється приблизно посередині вікна «Написати чеки».

4 Використовуйте поле «Дата», щоб записати дату написання або дату виписування чека.

Ви можете ввести дату перевірки у форматі мм/дд/рррр. Ви також можете вводити дати просто ммдд або м/дд, і QuickBooks перетворює їх у мм/дд/рррр. Таким чином, 3/17, 0317 та 17/03/2012 є дійсними способами ввести одну й ту саму дату, якщо поточний рік – 2012.

Крім того, ви можете натиснути маленьку кнопку календаря, яка з’явиться праворуч від поля «Дата». Коли ви натискаєте кнопку календаря, QuickBooks відображає спливаюче вікно календаря. Щоб вибрати день у календарі, натисніть його.

5 Використовуйте поле Pay to the Order Of, щоб ідентифікувати особу або компанію, якій ви платите за допомогою чека.

Якщо чек, який ви записуєте, є першим чеком, який ви коли-небудь виписували одержувачу, ви повинні ввести ім’я одержувача в поле Оплата за замовленням. Якщо ви раніше сплачували одержувачу платежу, ви можете натиснути кнопку зі стрілкою в правому кінці поля Оплатити до порядку.

Коли ви це зробите, QuickBooks відображає список попередніх одержувачів. Ви можете вибрати одержувача з цього списку, натиснувши на ім’я.

6 Перемістіть курсор вибору до поля $ (або сума) і введіть суму чека.

QuickBooks записує суму чека в рядку під полем Pay to the Order Of.

7 Розподіліть суму чека на відповідні рахунки витрат або активів.

Якщо чек оплачує певні витрати або купує певний актив, натисніть вкладку Витрати. Потім скористайтеся рядками або рядками вкладки Витрати, щоб визначити рахунок і суму, яку сплачує чек.

Якщо ви класифікуєте витрати як витрати, понесені для конкретного клієнта або роботи, ви можете використовувати стовпець «Оплачуваний» (позначений значком), щоб вказати, чи слід пізніше виставляти рахунок клієнту за цей елемент.

8 Опишіть предмети, які купує чек.

Ось вкладка «Елементи» у вікні «Перевірки запису». Ви використовуєте вкладку «Предмети», коли виписуєте чек на покупку предметів, показаних і описаних у вашому списку предметів.

Щоб використовувати вкладку «Предмети», визначте предмет, який купується, ввівши код або назву товару в стовпець «Предмет». За бажанням відредагуйте опис елемента, показаний у стовпці Опис. Потім використовуйте стовпці «Кількість», «Вартість» і «Сума», щоб описати кількість предметів і загальну вартість придбаних товарів.

9Щоб надрукувати чек, натисніть кнопку Друк.

Крім того, якщо ви хочете надрукувати чеки пакетом, після того, як ви записали останній чек, який потрібно надрукувати, натисніть стрілку вниз праворуч від кнопки «Друк». Коли QuickBooks відобразить меню «Друк», виберіть його команду «Пакетний друк». QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір чеків для друку.

10 Виберіть чеки, які потрібно надрукувати, натиснувши їх.

Використовуйте поле Перший контрольний номер, щоб визначити номер форми першого чека, який буде використано для друку. Потім натисніть OK. Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Перевірки друку», використовуйте область «Стиль перевірки», щоб визначити тип форм чеків, на яких ви друкуєте. Якщо ви використовуєте стандартні чеки або чеки гаманця, вам також потрібно вказати кількість чеків. Потім натисніть кнопку Друк.

11 Після того, як ви опишете чек і причини написання чека, натисніть кнопку Зберегти та закрити або Зберегти та створити.

Кнопка «Зберегти та закрити» зберігає чек, а також закриває вікно «Написати чеки». Натисніть кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти чек, а потім знову відобразіть вікно «Написати чеки», щоб ви могли записати ще один чек. Якщо ви не хочете зберігати чек, натисніть кнопку Очистити.