Як записувати операції з кредиторської заборгованості

У QuickBooks 2012 ви можете працювати з рахунком кредиторської заборгованості або без нього. Якщо ви хочете, ви можете записувати витрати, коли виписуєте чеки. Це означає, що для того, щоб мати повний список усіх ваших витрат, ви повинні мати чеки, які оплачують усі ваші витрати. Цей підхід добре працює.

QuickBooks також підтримує більш точний підхід до запису витрат. Відповідаючи на кілька запитань під час процесу налаштування QuickBooks, ви можете налаштувати рахунок кредиторської заборгованості, який є лише рахунком, який відстежує суми, які ви заборгували своїм постачальникам та іншим постачальникам.

Як записати рахунок

Коли ви використовуєте рахунок кредиторської заборгованості, ви вводите рахунки, які отримуєте від постачальників, коли ви їх отримуєте.

У наступній таблиці показано спосіб запису цієї транзакції. Запис журналу 5 автоматично дебетує витрати на канцелярські приладдя на суму 1000 доларів США і кредитує кредиторську заборгованість на суму 1000 доларів США. Це запис у журналі, який був би записаний QuickBooks, якби ви придбали 1000 доларів США канцелярського приладдя, а потім ввели цей рахунок у систему QuickBooks.

Запис журналу 5: Запис покупки в кредит

Як оплатити рахунок

Коли ви пізніше сплачуєте цей рахунок, QuickBooks фіксує запис журналу 6. У записі журналу 6 QuickBooks дебетує кредиторську заборгованість на суму 1000 доларів США і кредитує готівку на суму 1000 доларів США. Чистий вплив на кредиторську заборгованість, що поєднує як покупку, так і платіж, дорівнює нулю.

Це має сенс, правда? Підхід, показаний у записах журналу 5 і 6, враховує суму, яку ви вимагаєте якомусь продавцю або постачальнику, як зобов’язання, кредиторську заборгованість, лише тоді, коли ви винні гроші.

Запис журналу 6: Реєстрація платежу постачальнику

Коли ви записуєте запис журналу 6 у QuickBooks, ви повинні вказати ім’я рахунку, який списується. QuickBooks, очевидно, знає, який рахунок кредитувати — рахунок кредиторської заборгованості. Однак QuickBooks також має знати рахунок витрат або активів для дебетування.

QuickBooks має знати, який готівковий рахунок кредитувати, коли ви сплачуєте суму кредиторської заборгованості. Ви визначаєте це, коли виписуєте чек для оплати рахунку.

Деякі інші покажчики кредиторської заборгованості

Ось кілька додаткових пунктів щодо записів у журналі 5 та 6:

• Метод кредиторської заборгованості більш точний. Метод кредиторської заборгованості, який показують записи в журналі 5 і 6, є найкращим способом запису ваших рахунків. Метод кредиторської заборгованості означає, що ви реєструєте витрати тоді, коли вони фактично виникають.

  Як ви, можливо, вже зрозуміли, метод кредиторської заборгованості насправді є дзеркальним відображенням підходу до дебіторської заборгованості. Велика перевага методу кредиторської заборгованості, як ви можете здогадатися, полягає в тому, що він відстежує суми, які ви заборгували постачальникам і постачальникам, і визнає витрати в міру їх виникнення, а не під час їх оплати (що може статися через деякий час).

• Не кожен дебет є витратою. Запис журналу 5 показує дебет, що надходить на рахунок витрат канцелярського приладдя. Багато з кредиторської заборгованості, яку ви реєструєте, є сумами заборгованості за витрати.

  Однак не кожна операція з кредиторською заборгованістю пов’язана з певними витратами. Вам також може знадобитися зафіксувати купівлю активу, наприклад, обладнання. У цьому випадку дебет надходить не на рахунок витрат, а на рахунок активів. Однак, крім цієї незначної зміни, транзакція працює таким же чином.

Чи можете ви вгадати, як реєструються витрати або придбання основних засобів, якщо ви не використовуєте рахунок кредиторської заборгованості? У випадку, коли ви заплатили 1000 доларів США за канцелярські приладдя, QuickBooks дебетує витрати на канцелярські приладдя на суму 1000 доларів США і зараховує готівку на суму 1000 доларів, коли ви виписуєте чек на 1000 доларів. Під час написання чека ви визначаєте, який рахунок витрат дебетувати.

Якщо ви купуєте обладнання за 1000 доларів, запис у журналі виглядає і працює приблизно так само. Коли ви реєструєте покупку, QuickBooks списує з рахунку активів 1000 доларів США та кредитує готівку на суму 1000 доларів США. Знову ж таки, ця транзакція реєструється, коли ви виписуєте чек на оплату активу.