Як записувати нараховані зобов’язання за допомогою QuickBooks 2012

Дуже часто бізнес винен гроші за деякі товари чи послуги або податки, які повинні бути зафіксовані в системі бухгалтерського обліку; QuickBooks 2012 може допомогти вам у цьому. Наприклад, якщо наприкінці звітного періоду — скажімо, наприкінці року — ви заборгували 1200 доларів США відсотків за певною позикою, вам справді потрібно зафіксувати ці витрати на відсотки у вашій бухгалтерській системі.

Наприклад, ви хочете зафіксувати той факт, що, хоча залишок позики може відображатися як 10 000 доларів США у ваших бухгалтерських записах, ви, ймовірно, справді винні 11 200 доларів США, оскільки ви маєте як 10 000 доларів США основної суми, так і 1 200 доларів США нарахованих відсотків.

Щоб нарахувати зобов’язання, ви використовуєте запис у журналі, як показано на малюнку. Цей запис у журналі показує нарахування 1200 доларів США відсоткових витрат за кредитом, що підлягає сплаті.

Запис журналу 16: Нарахування зобов'язання

У записі в журналі вказано дебет у розмірі 1200 доларів США на відсотки за позикою та кредит у розмірі 1200 доларів США до сплати відсотків за позикою. У цьому журналі записуються суми, які ви заборгували на кінець звітного періоду, які не реєструються іншим способом.

Ви повинні бути обережними з використанням записів у журналі, подібних до запису в журналі 16. Як правило, ви хочете використовувати такі записи в журналі, коли дуже важливо підрахувати всі ваші витрати та точно виміряти всі ваші зобов’язання.

Одна з поширених ситуацій, коли ви хочете бути особливо обережними з такими нарахуваннями, — це якщо ви продаєте свою фірму. Будь-який потенційний покупець хоче мати не тільки дуже хорошу оцінку ваших справжніх витрат за звітний період, але покупець також хоче дуже точну оцінку зобов’язань на момент оцінки бізнесу.

Однак нарахування зобов’язань, подібні до запису журналу 16, викликають у бухгалтера чи бухгалтера проблему. Щоб повернутися до прикладу нарахованих відсотків, показаних у записі журналу 16, припустимо, що пізніше підприємство здійснить платіж у розмірі 3000 доларів, який включає відсотки, нараховані в записі журналу 16.

Коли бухгалтер або бухгалтер пізніше зафіксує цей платіж за позикою, він або вона повинні запам’ятати або розпізнати попередню запис у журналі. Ви не хочете, щоб бухгалтер або бухгалтер подвійно підраховували витрати на відсотки, знову записуючи ті самі відсотки. Це має сенс, чи не так?

Оскільки бухгалтери та бухгалтери не можуть достовірно запам’ятати такі записи нарахування — їм може знадобитися відкликати їх через місяці — вони, як правило, відкидають ефект нарахування з першого дня нового звітного періоду.

Наприклад, якщо запис у журналі 16 була записана наприкінці року 1 для точної оцінки відсоткових витрат і залишків зобов’язань, бухгалтер або бухгалтер міг би в перший день року 2 ввести сторнування журналу.

Ця змінна запис у журналі зарахує витрати на відсотки за позикою в розмірі 1200 доларів США та дебетує відсотки за позикою, що підлягають сплаті на суму 1200 доларів США. Іншими словами, це сторнування журналу сторнує попереднє нарахування. Оскільки запис нарахування все ще відбувається в році 1, оцінки 1 року щодо процентних витрат і залишків на рахунку зобов’язань все ще є правильними.

У наведеній нижче таблиці показано, як виглядає зворотній запис. Знову ж таки, зауважте, що це просто дзеркальне відображення запису журналу 16. Дебети та кредити перевертаються.

Запис журналу 17: сторнування нарахування

Коли фактична виплата відсотків за позикою здійснюється, запис у журналі виглядає так, ніби жодного нарахування чи сторнування ніколи не існувало. Наведена нижче таблиця показує це. Наприклад, припустимо, що в якийсь час у 2-му році підприємство сплачує 1800 доларів США відсотків, здійснюючи платіж готівкою. Запис журналу 18 показує, як ця транзакція реєструється.

Запис журналу 18: «Реальна» сплата відсотків за позикою

• Запис у журналі 16 дає змогу показати, що наприкінці 1 року підприємство має відсотки за позику в розмірі 1200 доларів США, навіть якщо ці відсотки ще не сплачені. Запис журналу 16 також показує, що, незважаючи на те, що гроші не були сплачені, були понесені відсотки за позикою в розмірі 1200 доларів США.

• Записи 17 та 18 у журналі потрібно об’єднати, щоб зрозуміти. Запис журналу 17, наприклад, зменшує відсотки за позикою, що підлягають сплаті, до нуля. Пам’ятайте, що відсотки за кредитом, що підлягають сплаті, будуть рахунком зобов’язань балансу.

  Комбінація дебету та кредиту в розмірі 1200 доларів США виводить цей рахунок на нуль. 1200 доларів США кредиту на відсотки за позикою в журналі 17 потрібно поєднати з витратами на відсотки за кредитом у розмірі 1800 доларів США в записі журналу 18. Це здається смішним, адже ви справді не платите 1800 доларів США відсотків? Це правда.

  Але озирнувшись на запис журналу 16, ви можете побачити, що ви вже записали 1200 доларів США відсоткових витрат за позикою. У цьому прикладі ці витрати на відсотки були записані за рік 1. Якщо у вас загальна сума відсотків по кредиту становить 1800 доларів, то на 2 рік залишиться 600 доларів, що залишилися.

  Комбінація 1200 дол. США кредиту на відсотки за позикою та 1800 дол. США дебетових витрат на відсотки за позикою створює ці 600 дол. США відсоткових витрат за позикою. Єдиним іншим компонентом цих двох записів у журналі є кредит на суму 1800 доларів США. Цей кредит у готівку представляє лише фактичний готівковий платіж, який здійснюється для сплати суми відсотків за позикою.