Як записувати банківські депозити в QuickBooks 2015

Ви не можете виписувати чеки за допомогою QuickBooks, якщо не внесете гроші на свій поточний рахунок. Ви цього не знали? Що ж, наступного разу, коли ви будете займатися спортом у тюремному дворі, подумайте серйозно. Час від часу ви повинні вносити гроші на свій поточний рахунок і записувати ці вклади в реєстрі. Записати депозити можна двома способами.

Запис простих депозитів

Якщо у вас є простий депозит — сума грошей, яка надійшла не від одного з ваших клієнтів — просто внесіть депозит безпосередньо в реєстрі.

Припустимо, що ваша літня тітка Айріс надсилає вам 100 доларів із запискою, в якій пояснюється, як більше 80 років тому прадід Берт розпочав свій бізнес із виробництва гамаків лише з 100 доларів, і на щастя, тітонька Айріс надсилає вам 100 доларів, щоб допомогти вам.

Записати простий депозит, ну, досить просто. Виконайте такі дії:

Відкрийте реєстр.

Виберіть «Банківські операції»→ «Використовувати реєстрацію» або клацніть піктограму «Реєстрація» в розділі «Банкінг» на головному екрані. Якщо у вас є кілька банківських рахунків, QuickBooks відображає діалогове вікно «Використовувати реєстр». Виберіть поточний рахунок, на який потрібно внести депозит, і натисніть OK. QuickBooks відображає вікно реєстрації.

У стовпці «Дата» введіть дату внесення депозиту.

У стовпці Одержувач введіть ім’я особи або компанії, яка надіслала вам гроші.

Не хвилюйтеся, якщо QuickBooks додасть номер чека в поле Номер під час переходу до стовпця Одержувач платежу. Коли ви вводите суму депозиту, QuickBooks змінює поле Number на DEP (для депозиту, звичайно).

Введіть суму, яку ви вносите.

Перемістіть курсор до стовпця Депозит і введіть суму.

Введіть рахунок для цього депозиту.

Перейдіть до поля Обліковий запис, натисніть стрілку вниз і виберіть обліковий запис зі списку. Для такого подарунка ви, ймовірно, виберете обліковий запис, як-от «Некатегоризований дохід».

Натисніть кнопку Запис.

Ваш депозит введено, і баланс вашого поточного рахунку відповідно збільшується. Зауважте, що всі записи в реєстрі вносяться в хронологічному порядку, спочатку депозити, а потім чеки.

Депозитний дохід від клієнтів

Депозитний дохід від клієнтів є дещо складнішим, якщо ви виставляєте рахунки-фактури та отримуєте платежі, оскільки це передбачає використання діалогового вікна «Платежі до депозиту». Якщо ви записали платежі клієнтів і сказали QuickBooks згрупувати їх з іншими вашими недепонованими коштами, QuickBooks розміщує ці платежі у вашому обліковому записі недепонованих коштів.

Тепер все, що вам потрібно зробити, це перевести невнесені кошти на ваш поточний рахунок. Ось як:

Виберіть Банківські операції→Зробити депозити.

Ви також можете натиснути піктограму Запис депозитів у розділі Банківська справа на головному екрані. Оскільки у вас є невнесені кошти, ви побачите діалогове вікно Платежі до депозиту. У цьому діалоговому вікні перелічено чеки, які ви отримали, але ще не поклали на поточний або інший банківський рахунок.

У спадному списку «Переглянути тип способу оплати» можна побачити платежі лише певного типу: готівкою, чеком, American Express тощо. Якщо ви групуєте депозити за типом платежу, цей список працює як зручний інструмент для групування транзакцій, які ви будете вносити разом.

Виберіть чеки, які потрібно внести, а потім натисніть OK.

Поставте галочку (клацніть стовпець) біля чеків, які потрібно внести. Якщо ви хочете внести всі чеки, натисніть кнопку Вибрати все.

З'явиться вікно Зробити депозит. Чи впізнаєте ви інформацію в середині вікна? Він описує чеки, які ви щойно вибрали для депонування.

Ви хочете переконатися, що Загальна сума депозиту, показана у вікні «Зробити депозит», є правильною сумою депозиту — іншими словами, фактичною сумою, дійсно внесеною на банківський рахунок. Коли ви намагаєтеся звірити банківський рахунок, ви порівнюєте загальну суму депозиту, показану тут, із сумою виписаних депозитів у виписці з банку.

Виберіть поточний рахунок для отримання цих депозитів.

Виберіть рахунок зі спадного списку Deposit To у верхній частині вікна. Переконайтеся, що в полі «Дата» вказано дату внесення цих чеків на свій поточний рахунок. Іншими словами, якщо ви не збираєтеся прибути до банку чи банкомату до завтра, поставте завтрашню дату в текстове поле Дата.

Додайте будь-які інші депозити, які не є клієнтами, щоб включити їх у квитанцію про депозит.

Наприклад, якщо ваша бабуся дала вам 1000 пенні в 20 рулонах, це додаткові 10 доларів, які ви можете записати на цьому депозитному листку. Унизу списку платежів введіть прізвище особи, яка передала вам готівку; рахунок; записка; номер чека; спосіб оплати (в даному випадку готівкою); клас, якщо ви використовуєте класи; і сума.

(Необов’язково) Напишіть собі примітку в полі «Нагадування», щоб описати цей депозит.

Натисніть кнопку Друк, щоб отримати друковану копію квитанції про депозит.

Багато банків приймають цю квитанцію про депозит, тому ви можете роздрукувати її та покласти в конверт разом із депозитом у банкоматі або передати банківському службовцю. Все, що ви напишете в записці, з’являється в реєстрі. (Ви, мабуть, повинні написати собі пам’ятку на випадок, якщо вам знадобиться знати, що це за депозит через багато років, коли ви будете старі й безтурботні.)

Запишіть будь-які гроші, які ви плануєте отримати за допомогою депозиту.

Якщо вам потрібно отримати готівку для поповнення рахунку дрібної готівки, виберіть рахунок зі спадного списку Cash Back Goes To, напишіть записку, а потім запишіть суму готівки, яку ви хочете отримати від депозиту.

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» внизу вікна «Зробити депозит».

Депозит записується в QuickBooks. Він з’являється у вашому реєстрі поруч із літерами DEP.