Як записати транзакції реєстру в QuickBooks

Ви можете використовувати вікно Реєстрація в QuickBooks, щоб записувати свої банківські операції. Вікно Реєстр виглядає як звичайний паперовий реєстр, який ви використовуєте для відстеження операцій або банківського рахунку. QuickBooks дозволяє вводити транзакції безпосередньо в реєстр рахунків.

1Щоб відобразити реєстр рахунків, виберіть команду Banking→ Use Register.

Іноді, коли ви вибираєте команду Banking→ Use Register, QuickBooks відображає діалогове вікно Use Register. Діалогове вікно «Використання реєстру» пропонує вам вибрати банківський рахунок, який потрібно відобразити в реєстрі.

2Щоб вибрати обліковий запис, який потрібно використовувати, відкрийте спадний список Вибрати обліковий запис, виберіть банківський рахунок і натисніть OK.

QuickBooks відображає вікно Реєстрація.

Якщо QuickBooks показує реєстр облікового запису, відмінного від того, який ви бажаєте побачити, знову виберіть Банківське обслуговування→ Використовувати реєстр. Повинно з’явитися діалогове вікно «Використовувати реєстр».

Діалогове вікно «Використовувати реєстр» насправді дозволяє вибрати будь-який обліковий запис. Ви також можете вибрати небанківський рахунок.

3 Використовуйте стовпець «Дата» реєстру, щоб записати дату депозиту, платежу або переказу.

Ви можете ввести дату, використовуючи формат дати мм/дд/рррр. Або ви можете натиснути маленьку кнопку календаря праворуч від поля «Дата», щоб відобразити місяць, який показує дату, а потім натисніть кнопку дня, що відповідає даті, яку потрібно ввести.

4 (Необов'язково) Призначте номер транзакції.

Використовуйте стовпець Номер, щоб однозначно ідентифікувати транзакцію. У випадку чекових операцій, наприклад, використовуйте поле Номер, щоб записати номер чека. Для переказів і депозитів вам може не знадобитися записувати номер.

5 Використовуйте поле Одержувач, щоб записати одержувача для чека, клієнта, який сплачує депозит, або іншу інформацію у випадку трансакції.

Зауважте, що ви можете вибрати наявного клієнта, постачальника або ім’я з одного зі списків QuickBooks, натиснувши кнопку зі стрілкою вниз у правому кінці поля Одержувач. Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить список імен. Клацніть ту, яку потрібно вибрати.

6 Укажіть суму трансакції.

Використовуйте стовпець Платіж, якщо ви описуєте трансакцію чека або переказ, який переміщує гроші з рахунку. Використовуйте стовпець Депозит, якщо ви описуєте депозит на рахунок або переказ на рахунок. Введіть суму трансакції у відповідну колонку — Платіж або Депозит — за допомогою доларів і центів.

7 Визначте обліковий запис.

Для чекових операцій ви використовуєте поле Рахунок, щоб визначити витрати, які сплачує чек, або актив, який купує чек. Для депозитних операцій ви використовуєте поле Рахунок, щоб визначити рахунок доходу від продажу, який представляє депозит. Для трансакцій переказу використовуйте поле Рахунок, щоб визначити інший банківський рахунок, залучений до трансакції.

Ви можете ввести ім’я облікового запису в поле «Обліковий запис» або відкрити розкривний список «Обліковий запис» і вибрати потрібний обліковий запис.

8 (Необов'язково) Надайте опис пам'ятки.

Якщо хочете, використовуйте поле Memo, щоб надати короткий опис транзакції платежу, депозиту або переказу.

9 (Необов'язково) Розділіть транзакцію.

Якщо трансакцію потрібно призначити кільком рахункам, натисніть кнопку Розділити. Потім QuickBooks відображає область Розбиття у вікні реєстру. Область Splits дозволяє розділити транзакцію між кількома рахунками. Наприклад, чек, який оплачує витрати на канцелярські приладдя та ремонт комп’ютерів, можна розділити між цими двома рахунками витрат.

Аналогічно, депозитну операцію, яка представляє як дохід від продукту, так і дохід від послуг, можна розділити між цими двома рахунками. Після завершення роботи з областю Розділи натисніть її кнопку Закрити.

Ви можете видалити деталі розділення, натиснувши кнопку Очистити. Ви також можете повідомити QuickBooks перерахувати суму платежу або депозиту, використовуючи дані розділених транзакцій, просто натиснувши кнопку Перерахунок.

Область Splits також дозволяє робити те, що неможливо у звичайному реєстрі: Ви можете використовувати область Splits для запису інформації про клієнтів і роботу, відомостей про класи та інформації про рахунки. Для цього використовуйте стовпці Клієнт:Робота, Оплачувані та Клас.

10Щоб записати операцію в реєстр, натисніть кнопку Запис.

QuickBooks перераховує залишок рахунку та коригує кінцевий баланс для нової транзакції.