Як записати товарний чек у QuickBooks 2014

Щоб виставити рахунок клієнту в QuickBooks, ви створюєте рахунок-фактуру. Щоб зафіксувати той факт, що ви продали клієнту якийсь товар — імовірно, тому, що клієнт одночасно купує та оплачує товар чи послугу — ви не виставляєте клієнту рахунок. Скоріше, ви створюєте товарний чек. Товарний чек дуже-дуже схожий на рахунок-фактуру.

Однак він не включає інформацію про доставку (оскільки це не має значення), і дозволяє записати суму, яку платить клієнт.

Щоб записати товарний чек, коли це необхідно, виберіть команду Клієнти→Ввести торгові чеки, а потім виконайте такі дії:

У вікні «Введіть квитанції про продаж» використовуйте поле «Клієнт:Завдання», щоб описати клієнта або, за бажанням, клієнта та роботу.

Використовуйте спадний список «Клас», щоб визначити клас, якщо ви виконуєте відстеження класу.

Ви можете налаштувати товарний чек так само, як і форму рахунка-фактури.

Надайте інформацію в заголовку чека.

Квитанція про продаж, як і рахунок-фактура, містить деяку інформацію заголовка. Зокрема, товарний чек містить дату товарного чека та номер продажу. Квитанція також містить поле Продано кому, яке показує ім’я та адресу клієнта. Ви повинні підтвердити, що ця інформація правильна — і це має бути, якщо ви вчасно реєструєте квитанції про продаж і маєте оновлений список клієнтів.

Використовуйте стовпець Item, щоб описати предмети, які ви продаєте.

Стовпець Товар у товарному чеку працює точно так само, як і стовпець Позиція в рахунку-фактурі. Тому, замість того, щоб повторюватися, поверніться до попереднього обговорення роботи цієї колонки.

(Необов’язково) Якщо потрібно, введіть повідомлення клієнта в області нижнього колонтитула вікна «Введіть квитанції».

Якщо ви додали іншу інформацію нижнього колонтитула до вікна «Введіть квитанції» — оскільки ви налаштували шаблон форми квитанції — ви також можете додати цю інформацію.

Опишіть, куди йдуть доходи від продажу.

У нижньому лівому куті вікна «Введіть квитанції про продаж» може відображатися спадний список «Депозит». Використовуйте цей спадний список, щоб указати, що робити з грошима, які ви отримуєте від цього продажу.

Якщо ви відразу внесете суму на банківський рахунок, виберіть рахунок, на який потрібно внести чек. Якщо ви хочете поєднати цю квитанцію з купою інших квитанцій — можливо, ви збираєтеся внести квитанції за день разом в одну одноразову суму — виберіть Групувати з іншими недепонованими коштами.

Якщо ви не бачите спадного списку «Депозит на», можливо, ви вказали (можливо, навіть випадково) під час налаштування, що хочете, щоб QuickBooks припускав, що кошти внесено на рахунок не внесених коштів. Це, ймовірно, працює чудово.

Якщо ви хочете вказати обліковий запис, куди надходить виручка від продажу, коли ви реєструєте товарний чек, виберіть команду «Редагувати→Параметри», клацніть піктограму «Платежі», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім зніміть прапорець «Використовувати нездійснені кошти як депозит за умовчанням на рахунок».

(Необов’язково) Щоб роздрукувати копію квитанції, натисніть кнопку Друк.

Роздрукувавши квитанцію, ви можете передати її клієнту.

Кнопки «Попередній», «Далі», «Знайти», «Правопис», «Показати/приховати історію» та «Час/вартість» у вікні «Ввести квитанції» працюють ідентично тим самим кнопкам у вікні «Створення рахунків-фактур».

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або «Зберегти та створити», щоб зберегти товарний чек.

Ці кнопки працюють у вікні «Ввести квитанції» так само, як і у вікні «Створення рахунків-фактур».

І у вікні Створити рахунки-фактури, і у вікні Введення товарних чеків є прапорець Друкувати пізніше на панелі інструментів на вкладці Головне. Якщо встановити цей прапорець, QuickBooks додасть рахунок-фактуру або товарний чек до свого списку нероздрукованих рахунків-фактур або товарних чеків.

Ви можете роздрукувати рахунки-фактури та товарні чеки, які відображаються по обидва боки цих списків, вибравши команду Файл→Друк форм, а потім вибравши команду Рахунки-фактури або Квитанцію. Також є прапорець Надіслати електронною поштою пізніше, який ви можете встановити, якщо хочете надіслати квитанцію електронною поштою пізніше.