Як записати свої рахунки через вікно введення рахунків у QuickBooks 2017

Коли надходить рахунок, перше, що потрібно зробити, це записати його в QuickBooks 2017. Ви можете записати рахунки у вікні «Ввести рахунки» або в реєстрі «Кредиторська заборгованість». Якщо ви плануєте відстежувати рахунки за витратами та позиціями, вам потрібно скористатися вікном «Ввести рахунки».

Щоб записати рахунок через вікно Введення рахунків, виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники → Ввести рахунки. Або натисніть піктограму Ввести рахунки в області Постачальники на домашній сторінці. Ви, безсумнівно, помічаєте, що верхня половина цього вікна дуже схожа на чек, і це тому, що велика частина інформації, яку ви тут розміщуєте, потрапляє на чеку, який ви пишете для оплати рахунку. (Якщо ви бачите слово Кредит у верхній частині форми, а не Рахунок, виберіть кнопку параметра Рахунок у верхньому лівому куті. Ви також можете використовувати цей екран для введення кредитних авізо від постачальників.)

Виберіть ім’я постачальника, якому ви платите. Якщо ви хочете оплатити цей рахунок постачальнику, який уже є в списку постачальників, натисніть стрілку вниз у кінці рядка Постачальник і виберіть постачальника. (Потім QuickBooks автоматично заповнює вікно «Введіть рахунки» такою кількістю інформації, яку може запам’ятати.) Якщо цей постачальник новий, QuickBooks попросить вас швидко додати або налаштувати деяку інформацію про постачальника: адресу, кредитний ліміт, умови оплати та так далі. Ви надаєте цю інформацію у вікні «Новий постачальник».
Якщо у вас є одне або кілька незаповнених замовлень на покупку від вибраного постачальника, QuickBooks запитає, чи бажаєте ви отримувати замовлення на покупку. Натисніть Так, якщо ви робите, або Ні, якщо ні. Якщо ви вирішите отримувати за замовленням на покупку, QuickBooks відображає діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку. У ньому перелічено відкриті замовлення на закупівлю, які ви записали.
Коли ви вибираєте одне або кілька замовлень на покупку для отримання, QuickBooks заповнює за вас елементи та суми з цих замовлень, які ви можете змінити за потреби. Коли ви закінчите з діалоговим вікном «Відкрити замовлення на закупівлю», натисніть «ОК», щоб повернутися до вікна «Введення рахунків».

Щоб створити замовлення на покупку, яке є записом товарів, які ви замовляєте у постачальників, виберіть Постачальники → Створити замовлення на покупку. Коли QuickBooks відобразить вікно Створення замовлень на покупку, опишіть своє замовлення. Ви друкуєте та редагуєте замовлення на покупку, до речі, так само, як і рахунки-фактури та кредитові авізо.

Виберіть умови оплати з описом терміну сплати рахунка. У рядку «Умови» відкрийте спадний список і виберіть умови оплати (якщо інформації ще не було, коли ви налаштували постачальника).

(Необов’язково) Введіть контрольний номер постачальника. Якщо ви введете контрольний номер постачальника для рахунку — ймовірно, це лише номер рахунка-фактури або номер вашого рахунку — контрольний номер друкується на ваучері, що є частиною роздрукованого чека.

(Необов’язково) Введіть нотатку, щоб описати рахунок. Ви можете ввести примітку в текстовому полі Пам’ятка. Примітка, яку ви вводите, з’являється в регістрі A/P.

Перемістіть курсор вниз до стовпця «Рахунок» на вкладці «Витрати» та введіть назву рахунку витрат. Велика ймовірність, що ви захочете ввести назву рахунка витрат, який уже є в плані рахунків. Якщо це так, натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список усіх ваших облікових записів. Можливо, вам доведеться прокрутити список вниз, щоб перейти до рахунків витрат. (Швидкий спосіб переміститися вниз по списку – почати вводити назву облікового запису; ви йдете прямо вниз по списку.) Клацніть обліковий запис, який представляє цей рахунок. (Швидше за все, це Припаси чи щось подібне.)
Якщо вам потрібно створити нову категорію рахунку витрат для цього рахунку, виберіть Додати новий у верхній частині списку. Ви побачите діалогове вікно Новий обліковий запис. Заповніть інформацію та натисніть OK.
Що робити, якщо гроші, які ви сплачуєте через цей рахунок, можна розділити між двома, трьома або чотирма рахунками витрат? Просто натисніть під обліковим записом, який ви щойно ввели. З’явиться стрілка вниз. Клацніть його, щоб ввести інший рахунок витрат, і ще один, і ще інший, якщо вам потрібно.

За потреби перейдіть до стовпця «Сума» та змініть числа. Якщо ви розподіляєте цей рахунок між кількома рахунками, переконайтеся, що числа в стовпці «Сума» додають до загальної суми рахунку.

(Необов’язково) Введіть слова пояснення або мудрості в стовпець Пам’ятка.

(Необов’язково) Призначте витрати клієнту: Робота. Якщо ви плануєте отримувати відшкодування цих витрат, або якщо ви просто хочете відстежувати свої витрати за роботою, введіть клієнта, який збирається відшкодувати вам витрати. За потреби введіть суму для кожного рахунку. Ви можете використовувати стрілку вниз, щоб знайти клієнтів, а потім натиснути їх.

(Необов’язково) Призначте витрати класу. Ви також можете відстежувати витрати за класами, зробивши записи в стовпці «Клас». Зверніть увагу на звичайну стрілку вниз і клацніть її, щоб побачити список класів. (Ви не бачите стовпець «Клас», якщо ви не сказали QuickBooks, що хочете використовувати заняття.)
Якщо ви хочете, щоб QuickBooks відстежував витрати за класами, ви можете налаштувати його так. Щоб налаштувати QuickBooks для відстеження витрат, виберіть «Редагувати» → «Налаштування». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерія», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім установіть прапорець «Використовувати відстеження класу».
Якщо хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати витрати.

Використовуйте вкладку Предмети, щоб записати різні елементи, які представляє рахунок. Натисніть вкладку Предмети. Введіть предмети, які ви придбали, і ціни, які ви заплатили за них.

Якщо після часткового заповнення рахунку ви зрозуміли, що рахунок дійсно оплачує замовлення на покупку, натисніть кнопку Вибрати замовлення на замовлення, яка з’являється на головній стрічці вікна «Ввести рахунки».

У спадному списку Постачальник виберіть ім’я постачальника, який надіслав вам рахунок. У списку відкритих замовлень на закупівлю клацніть у стовпці ліворуч, щоб поставити галочку біля замовлення (або замовлень), за яке ви сплачуєте. Досить легко? Натисніть OK, коли закінчите; QuickBooks автоматично заповнює вкладку «Елементи».

Перейдіть до стовпця «Елемент» і введіть назву елемента. Зверніть увагу на стрілку вниз у цьому стовпці. Натисніть його, щоб побачити список елементів. Чи є товар, за який ви платите, у цьому списку? Якщо так, натисніть цей елемент. Якщо ні, виберіть «Додати новий» у верхній частині списку та заповніть вікно «Новий елемент».

Заповніть решту рядків елементів на вкладці Предмети. Тут можна ввести всі товари, які ви купуєте. Переконайтеся, що на вкладці Предмети точно відображаються предмети, які ви купуєте, їх вартість та кількість. Якщо ви хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати елементи.

Збережіть рахунок. Натисніть Зберегти та створити, щоб зберегти свій запис рахунка, а потім введіть інший рахунок. Або натисніть Зберегти та закрити, щоб записати свій рахунок, але не вводити інший рахунок.

Як і у випадку з вікнами, пов’язаними з клієнтами (наприклад, вікно Створення рахунків-фактур), QuickBooks відображає історичну інформацію про постачальника на правій бічній панелі. Ви можете перемикатися між Постачальником і Транзакціями, створювати швидкі звіти та швидко посилатися на попередні або непогашені рахунки, рахунки-фактури та інші примітки про клієнта, з яким ви працюєте.