Як записати отримання предметів у QuickBooks 2012

Коли ви отримуєте товари від постачальника, ви можете записати квитанцію за допомогою QuickBooks 2012. Зазвичай ви робите це, коли хочете записати отримання товару ще до того, як ви отримаєте рахунок за товар.

Наприклад, у будь-якому бізнесі з інвентарем ви хочете точно знати, скільки запасів у вас є на складі чи в магазині. Вам не потрібно чекати, щоб коригувати свої записи про запаси для цих покупок, доки не отримаєте рахунок-фактуру від постачальника. У цьому випадку ви записуєте, коли отримуєте елементи.

Щоб записати надходження товарів, виконайте такі дії:

Виберіть команду Постачальники→Отримати предмети.

QuickBooks відображає вікно Створення квитанцій товару.

Виберіть постачальника, від якого ви отримуєте товари, зі спадного списку Постачальник.

Виберіть будь-які замовлення на замовлення, на які ви отримуєте товари.

Якщо для постачальника існують відкриті замовлення на закупівлю, QuickBooks відображає вікно повідомлення. У вікні повідомлення запитується, чи хочете ви отримувати товари за одним із відкритих замовлень на покупку. Якщо ви отримуєте елементи, які ви налаштували в замовленні на покупку, натисніть Так.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Відкрити замовлення на покупку» — у діалоговому вікні лише перелічено відкриті замовлення — виберіть той, у якому були замовлені елементи, які ви зараз отримуєте, а потім натисніть «ОК». QuickBooks заповнює вкладку «Предмети» у вікні «Створити товарні квитанції», використовуючи інформацію із замовлення на покупку.

Цей автоматичний введення інформації про замовлення має заощадити ваш час, якщо елементи, які ви отримуєте, збігаються з елементами замовлення.

Підтвердьте дату отримання.

Використовуйте поле «Дата», щоб підтвердити дату отримання. Як і в полі «Дата» в інших місцях QuickBooks, введіть дату у форматі мм/дд/рррр. Або ви можете натиснути кнопку «Календар», яка з’явиться праворуч від поля «Дата», і вибрати дату зі спливаючого календаря, який відображається в QuickBooks.

Використовуйте поле «Усього», щоб визначити загальну вартість отриманого замовлення, якщо воно доступне.

QuickBooks обчислює цю загальну суму для вас, додаючи вартість окремих елементів, тож ви можете почекати пізніше.

(Необов’язково) Використовуйте контрольний номер.

Ви можете скористатися Ref. Поле № для введення контрольного номера. Наприклад, ви можете посилатися на номер замовлення постачальника.

(Необов’язково) Надайте опис пам’ятки.

Опишіть отримані предмети.

Використовуйте вкладку Предмети, щоб визначити предмети, які ви отримали. Вкладка «Предмети» у вікні «Створити товарні квитанції» нагадує та працює як вкладка «Предмети» у вікні «Створення замовлення на покупку».

Опишіть будь-які пов’язані витрати.

Вкладка «Витрати» у вікні «Створити товарні квитанції» працює як вкладка «Витрати» у вікні «Написати чеки».

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або «Зберегти та створити», щоб зберегти елемент квитанції.

Якщо натиснути кнопку «Зберегти та закрити», QuickBooks збереже інформацію про квитанції товару та закриє вікно «Створити квитанції товару». Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks збереже інформацію про надходження товару та знову відобразить свіжу, чисту, очищену версію вікна «Створити квитанції товару». Потім ви можете використовувати вікно для опису надходжень деяких інших наборів товарів.