Як записати запис у журналі QuickBooks

QuickBooks полегшує вам — бухгалтеру — записувати записи в журналі. Якщо ви працювали з QuickBooks, можливо, знаєте, що більшість записів у журналі, які записуються у файл даних QuickBooks, записуються автоматично.

Щоб записати запис у журналі, виберіть Компанія→ Зробити загальні записи в журналі. QuickBooks відображає вікно Зробити загальні записи в журналі, як показано тут.

Вікно Зробити загальні записи в журналі.

Ви, мабуть, самі можете зрозуміти, як використовувати вікно Зробити загальні записи в журналі. Ви вводите загальну дату запису в журналі в полі «Дата». Ви використовуєте поле Номер запису, щоб пронумерувати записи в журналі або призначити їм якийсь значущий код. Після того, як ви надасте цю основну інформацію, ви використовуєте стовпці вікна «Зробити загальні записи в журналі», щоб записати запис у журналі.

Вам не потрібно, щоб хтось повідомляв вам, що номер або ім’я рахунку в головній книзі вказано в стовпці Рахунок, сума дебету — у стовпці Дебет, а сума кредиту — у стовпці Кредит. Однак вам може бути корисно нагадати, що ви можете використовувати стовпець Memo для введення опису дебету або кредиту; ви можете використовувати стовпець «Ім’я» для ідентифікації клієнта, постачальника, співробітника або іншого імені, пов’язаного з кредитом або дебетом; ви можете використовувати стовпець «Платежі», щоб вказати, що дебет або кредит слід вказати як суму, яку потрібно виставити зазначеному клієнту; і ви можете використовувати стовпець Клас (якщо ви ввімкнули відстеження класу), щоб класифікувати дебет або кредит.

Ніколи не вказуйте ім’я в першому рядку журналу. Якщо ви це зробите, це ім’я буде пов’язано з кожним рядком цієї записи в журналі під час перегляду звітів у QuickBooks, навіть якщо назва стосується лише першого рядка. Якщо ви хочете пов’язати імена з рядками журналу, один із способів зробити це чітко – залишити перший рядок запису журналу порожнім, щоб випадкові записи не були пов’язані зі звітами.