Як записати відшкодування в QuickBooks Online

Буває. Прикро, але буває. Іноді вам потрібно повернути гроші, які ви отримали від клієнта, і записати це в QuickBooks Online.

Якщо клієнт повертає вам товар, надайте кредитне авізо. Крім того, якщо вам потрібно повернути гроші клієнту — можливо, тому, що товар надійшов зіпсованим, і клієнт не хоче їх замовляти повторно — видайте квитанцію про повернення коштів.

Запис кредитного авізо

Якщо клієнт повертає раніше придбані товари або якщо ви і ваш клієнт погоджуєтесь, що заборгованість клієнта або майбутній залишок має бути зменшена, запишіть кредитне авізо в QBO.

За замовчуванням QBO автоматично застосовує кредитові авізо до непогашених або майбутніх рахунків-фактур. Якщо ви хочете змінити цю поведінку, відкрийте діалогове вікно Обліковий запис і налаштування (виберіть меню Gear → Обліковий запис і налаштування) і натисніть Додатково зліва. Прокрутіть униз до розділу «Автоматизація» праворуч і натисніть опцію «Автоматично застосовувати кредити».

Ви вводите транзакцію кредитового авізо майже так само, як і рахунок-фактуру; щоб відобразити вікно Кредитне авізо, ви можете натиснути кнопку меню «Створити» та вибрати Кредитове авізо або на сторінці «Транзакції з продажу» натиснути кнопку «Нова транзакція» та вибрати «Кредитове авізо».

Введення кредитного авізо.

Виберіть клієнта, заповніть продукти або послуги, для яких ви оформляєте кредитне авізо, заповніть нижню частину вікна Кредитове авізо відповідною інформацією та збережіть транзакцію. Це вікно транзакції дуже схоже на вікно транзакції рахунка-фактури.

Ви можете ввести кредитне авізо для клієнта, навіть якщо цей клієнт наразі не має непогашених рахунків-фактур; коли ви вводите наступний рахунок-фактуру клієнта, QBO застосує кредитове авізо до рахунка-фактури.

Коли ви вводите кредитове авізо для клієнта, який має непогашені рахунки-фактури, QBO застосовує кредитове авізо до непогашеного рахунка-фактури; якщо ви переглянете список трансакцій з продажу для цього конкретного рахунка-фактури, ви помітите, що його статус частково, що означає, що рахунок-фактура оплачено частково.

Видача повернення коштів клієнту

Використовуйте транзакцію QBO Refund Receipt, якщо вам потрібно повернути гроші клієнту замість того, щоб зменшувати заборгованість або майбутній залишок. У цьому прикладі клієнту буде видано чек на відшкодування, який зніме суму відшкодування з банківського рахунку та зменшить рахунок прибутку. Клієнт не повернув жодного товару.

Щоб врахувати відшкодування, які ви надаєте, коли клієнт не повертає товар, спочатку створіть обліковий запис, який називається щось на зразок Повернення та надбавки, і призначте цьому обліковому запису категорію типу доходу та детальний тип наданих знижок/повернень. Потім налаштуйте службу в списку продуктів і послуг і назвіть її так, як відшкодування клієнту або навіть повернення та надбавки. Не вибирайте для послуги Чи оподатковується. Призначте послугу обліковому запису «Повернення та надбавки» і не призначайте ціну/ставку за замовчуванням.

Заповнення вікна «Квитанція про повернення коштів» дуже схоже на заповнення вікна «Рахунок-фактура». Щоб відкрити вікно Квитанції про відшкодування, натисніть кнопку Створити — знак плюс (+) — і виберіть Квитанцію про повернення в стовпці Клієнти. Виберіть клієнта, і QBO заповнить пов’язану інформацію про клієнта.

Видача чека на повернення коштів.

Виберіть спосіб оплати та рахунок; якщо ви виберете банківський рахунок, QBO відображає поточний баланс банківського рахунку та наступний номер чека, пов’язаний з рахунком. Якщо потрібно, установіть прапорець «Друкувати пізніше».

У прикладі клієнт не повертає жодних товарів, тому було вибрано послугу «Повернення та надбавки». Якщо ваш клієнт повертає товари, виберіть товар у стовпці Продукт/Послуга, який клієнт повертає в обмін на відшкодування, і не вибирайте послугу Відшкодування та надбавки.

Ви можете прокрутити вниз до нижньої частини вікна транзакції «Квитанція про повернення» та заповнити всю ту саму інформацію, яка доступна в нижній частині рахунку-фактури.