Як експортувати зміни клієнта до копії бухгалтерів

Після того, як ви використовуєте бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks 2016 для виправлення транзакцій або для введення нових трансакцій, ви експортуєте зміни, щоб згодом їх можна було імпортувати до файлу даних клієнта.

Для цього виберіть команду Файл→Надіслати файл компанії→Копія бухгалтера→Переглянути/експортувати зміни для клієнта. QuickBooks спочатку відображає вікно зі списком змін, які ви внесли до копії бухгалтера (не показано). Зауважте, що ви можете роздрукувати цей список або створити з нього файл .pdf, натиснувши кнопку Друк або Зберегти як PDF.

Якщо натиснути кнопку «Створити файл змін для клієнта», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Зберегти експорт до бухгалтера» (не показано). Це діалогове вікно працює як стандартне діалогове вікно Windows для збереження файлу або документа. Ви використовуєте спадний список «Зберегти в», щоб визначити розташування файлу змін. Потім використовуйте поле Ім’я файлу, щоб дати файлу унікальне ім’я. Коли ви натискаєте кнопку «Зберегти», QuickBooks зберігає внесені вами зміни у файл. Пізніше ви імпортуєте цей файл або попросите клієнта імпортувати цей файл у файл даних QuickBooks.

Якщо натиснути кнопку Надіслати зміни клієнту, QuickBooks відобразить діалогове вікно Зберегти зміни бухгалтера (також не показано). Це діалогове вікно збирає інформацію, необхідну для надсилання клієнту електронного листа з інструкціями щодо імпорту змін бухгалтера та посилання, яке клієнт може використовувати для отримання фактичних змін бухгалтера. Однією з переваг цієї опції є те, що QuickBooks повідомляє бухгалтеру, коли клієнт приймає зміни.

Ви не зберігаєте копію файлу даних свого бухгалтера. Іншими словами, копія бухгалтера – це лише тимчасова копія файлу даних, який ви використовуєте для ідентифікації та створення набору змін, необхідних для оновлення або виправлення записів клієнта. Після внесення змін ви експортуєте зміни до файлу змін. Потім клієнт імпортує ці зміни. Якщо ви знову внесете зміни в найближчому майбутньому, ви попросите клієнта створити нову — абсолютно нову — копію бухгалтера.

Для того, щоб визначити , коли ви працюєте з копією бухгалтера, в QuickBooks відображає вступне вираження (бухгалтер ' s Copy) в верхній частині вікна програми QuickBooks. QuickBooks також ідентифікує звичайні файли даних QuickBooks, для яких були створені копії бухгалтера, додаючи фразу в дужках (Accountant ' s Copy Exists). Ця фраза з’являється лише в рядку заголовка вікна програми QuickBooks від моменту, коли клієнт створює копію бухгалтера, до моменту, коли клієнт імпортує зміни з копії бухгалтера.