Як додати частину інвентарю до списку предметів у QuickBooks 2014

Частини запасів — це елементи рахунків-фактур і замовлень на купівлю, які представляють фізичні товари, які ви купуєте, зберігаєте та продаєте. Наприклад, якщо ви роздрібний продавець, усі речі, які стоять на полицях вашого магазину, представляють собою інвентар. Якщо ви виробник, сировина, яку ви купуєте, а потім використовуєте для збирання продукції, є запасом.

Щоб налаштувати частину інвентарю, відкрийте вікно «Новий елемент» і виберіть «Частина запасу» зі спадного списку «Тип». QuickBooks відображає версію частини інвентарю у вікні «Новий предмет».

Використовуйте поле Ім’я/Номер елемента, щоб надати описовий, але короткий код або назву для елемента. Якщо елемент є підпунктом якогось іншого батьківського елемента, установіть прапорець Підпункт О, а потім визначте батьківський елемент за допомогою текстового поля Підпункт О.

Поле «Інформація про закупівлю» та «Інформація про продаж» дозволяють визначити інформацію, яка відображається в замовленнях на покупку та рахунках-фактурах. Наприклад, поле Опис трансакцій купівлі в області Інформація про закупівлю дозволяє надати текст, який QuickBooks відображає в замовленнях на покупку.

Ви також можете вгадати вартість покупки за допомогою текстового поля Вартість. Укажіть вартість проданих товарів, яка має бути списана під час продажу цього товару, вибравши його зі спадного списку Рахунок COGS, і визначте бажаного постачальника для покупок цього товару, вибравши цього постачальника зі спадного списку Переважний постачальник. .

Поле інформації про продажі надає інформацію, необхідну QuickBooks для правильного включення товару до рахунку-фактури. Поле «Опис транзакцій з продажу» надає простір, який можна використовувати для надання опису, який QuickBooks має використовувати для цього елемента у вашому рахунку-фактурі.

У полі Sales Price дає змогу вказати ціну товару. Якщо ви оподатковуєтесь податком з продажів, ви бачите (і повинні використовувати!) спадний список Податкового кодексу, щоб указати, чи оподатковується даний товар чи не оподатковується для цілей податку з продажів. Нарешті, у спадному списку «Рахунок доходу» можна вказати, на який рахунок доходу слід зарахувати при продажу цього товару.

Якщо ви не можете побачити три спадні списки «Обліковий запис» у версії «Частина запасів» у вікні «Новий предмет», пам’ятайте, що коли ви продаєте предмет, ви відстежуєте дохід, зараховуючи рахунок доходу та вартість товарів, проданих списання вартості реалізованої продукції з рахунку.

Використовуйте поля Інформація про запаси, щоб описати, як QuickBooks має обробляти відстеження запасів для товару. Наприклад, скористайтеся спадним списком Обліковий запис активів, щоб указати, який обліковий запис QuickBooks має використовувати для відстеження інвестицій у доларах у цей елемент. Зазвичай ви використовуєте обліковий запис Inventory Asset; однак, можливо, ви можете використовувати інший рахунок активів.

Використовуйте поле Reorder Point, щоб визначити рівень запасів, на якому ви хочете, щоб QuickBooks попереджав вас про повторне замовлення товару. Якщо у вас є запаси для цього предмета, введіть кількість, яку ви маєте, і вартість, яку ви маєте під рукою, у полях Наявність та Загальна вартість. Ви також вказуєте дату, на яку ваша інформація про кількість та вартість є правильною, використовуючи поле Станом на.

Ви дійсно не повинні вводити залишки запасів для товару, коли ви налаштовуєте його в списку позицій. Ви повинні вводити або змінювати кількість і значення запасів під час купівлі запасів (записано у вікні Створення замовлень на закупівлю або вікні Написання чеків) і під час продажу запасів (зазвичай записується у вікні Створити рахунки-фактури або у вікні Квитанції).

Якщо ви введете кількість, відмінну від нуля, або загальне значення, відмінне від нуля, у вікні «Нова позиція», вам також потрібно зробити запис у журналі для запису другої половини операції. Якщо цей бізнес «другої половини» звучить складно: ви не повинні вводити інформацію про кількість чи вартість у цьому вікні.

Ви можете натиснути кнопку Правопис, щоб перевірити написання слів і фраз, які ви ввели у вікні «Новий елемент». Ви також можете натиснути кнопку «Далі», щоб зберегти інформацію, яку ви ввели для елемента, і знову відобразити вікно «Новий елемент», щоб ви могли додати інший елемент.