Як додати частину інвентарю до списку предметів у QuickBooks 2012

Частини запасів — це ті елементи, які відображаються в рахунках-фактурах і замовленнях на купівлю і представляють фізичні товари, які ви купуєте, зберігаєте та продаєте. QuickBooks 2012 може допомогти вам відстежувати запаси частин. Наприклад, якщо ви роздрібний продавець, усі речі, які стоять на полицях вашого магазину, представляють собою інвентар. Якщо ви виробник, сировина, яку ви купуєте, а потім використовуєте для збирання продукції, є запасом.

Щоб налаштувати частину інвентарю, відкрийте вікно «Новий елемент». Коли QuickBooks відобразить вікно, виберіть Частина інвентарю зі спадного списку Тип. Потім QuickBooks відображає версію частини інвентарю у вікні «Новий предмет».

Використовуйте поле Ім’я/Номер елемента, щоб надати описовий, але короткий код або назву для елемента. Якщо елемент є підпунктом якогось іншого батьківського елемента, установіть прапорець Підпункт О, а потім визначте батьківський елемент за допомогою текстового поля Підпункт О.

Поле «Інформація про закупівлю» та «Інформація про продаж» дозволяють визначити інформацію, яка відображається в замовленнях на покупку та рахунках-фактурах. Наприклад, поле «Опис трансакцій купівлі» в області «Інформація про закупівлю» дозволяє надати текст, який QuickBooks пише в замовленнях на покупку.

Ви також можете вгадати вартість покупки за допомогою текстового поля Вартість. Укажіть рахунок вартості проданих товарів, який має бути списаний, коли цей товар продається, за допомогою спадного списку Рахунок COGS та визначте бажаного постачальника для покупок цього товару за допомогою поля Переважний постачальник.

Поле «Інформація про продаж» містить інформацію, необхідну QuickBooks для правильного включення товару в рахунок-фактуру. У полі «Опис операцій з продажу» надається простір, який можна використовувати для надання опису, який QuickBooks має використовувати для цього елемента у вашому рахунку-фактурі.

У полі Sales Price дає змогу вказати ціну товару. Якщо ви платите податок з продажів, ви бачите (і повинні використовувати!) розкривний список Податкового кодексу, щоб указати, чи є об’єкт оподатковуваним чи неоподатковуваним для цілей податку з продажів. Нарешті, у спадному списку «Рахунок доходу» можна вказати, на який рахунок доходу слід зарахувати при продажу цього товару.

Якщо ви не можете побачити три спадні списки «Обліковий запис» у версії «Частина запасів» у вікні «Новий предмет», пам’ятайте, що коли ви продаєте предмет, ви відстежуєте дохід, зараховуючи рахунок доходу та вартість товарів, проданих списання рахунка Вартість проданої продукції.

Використовуйте поля Інформація про запаси, щоб описати, як QuickBooks має обробляти відстеження запасів для товару.

Наприклад, скористайтеся спадним списком Обліковий запис активів, щоб указати, який обліковий запис QuickBooks має використовувати для відстеження інвестицій у доларах у цей елемент. Як правило, ви використовуєте обліковий запис Inventory Asset. Проте, можливо, ви можете використовувати інший обліковий запис активів.

Використовуйте поле Reorder Point, щоб визначити рівень запасів, на якому ви хочете, щоб QuickBooks попереджав вас про повторне замовлення товару. Якщо у вас є запаси для цього предмета, введіть кількість, яку ви маєте, і вартість, яка є у вас під рукою, використовуючи поля На руках і Загальна вартість. Ви також вказуєте дату, на яку ваша інформація про кількість та вартість є правильною, використовуючи поле Станом на.

Ви дійсно не повинні вводити залишки запасів для елемента інвентарю, коли ви встановлюєте його в списку позицій. Ви повинні вводити або змінювати кількість і значення запасів під час купівлі запасів (записано у вікні «Створення замовлень на закупівлю» або у вікні «Написання чеків») і під час продажу запасів (зазвичай записується у вікні «Створення рахунків-фактур» або у вікні «Квитанції»).

Якщо під час використання вікна «Нова позиція» ви вводите кількість, відмінну від нуля, або загальне значення, відмінне від нуля, вам також потрібно зробити запис у журналі для запису другої половини операції. Якщо цей бізнес «другої половини» звучить складно: ви не повинні вводити інформацію про кількість чи вартість у цьому вікні.

Якщо ви розумієте цю «другу половину», вам краще знати, ніж вводити інформацію про кількість або вартість у вікні «Новий предмет»!

Ви можете натиснути кнопку Правопис, щоб перевірити написання слів і фраз, які ви ввели у вікні «Новий елемент». Ви також можете натиснути кнопку «Далі», щоб зберегти інформацію, яку ви ввели для елемента, і знову відобразити вікно «Новий елемент», щоб ви могли додати інший елемент.