Як додати постачальників до списку постачальників QuickBooks 2015

Додавання постачальників до списку постачальників QuickBooks 2015 працює так само, як і додавання клієнтів до списку клієнтів. Просто виконайте ці прості кроки, щоб виконати роботу:

Виберіть Постачальники→ Центр постачальників або клацніть піктограму Постачальники у верхній частині екрана.

QuickBooks відображає вікно Vendor Center. Поряд із переліком ваших постачальників у ньому перелічено будь-які органи податку з продажів, які ви визначили під час налаштування позицій податку з продажів.

Натисніть кнопку «Новий постачальник», а потім виберіть команду «Новий постачальник» у меню, що з’явиться.

QuickBooks відображає вкладку «Інформація про адресу» у вікні «Новий постачальник». Ви використовуєте це вікно, щоб описати постачальників і всі їхні маленькі особливості.

Якщо натиснути кнопку «Новий постачальник» і вибрати команду «Додати кількох постачальників», QuickBooks відобразить робочий аркуш, який можна використовувати для опису кількох постачальників одночасно.

Введіть назву постачальника.

Курсор уже знаходиться в текстовому полі «Назва постачальника». Все, що вам потрібно зробити, це ввести ім’я постачальника так, як ви хочете, щоб воно відображалося в списку постачальників. Якщо ви хочете перерахувати своїх постачальників за назвою компанії, введіть назву компанії. Щоб перерахувати їх за іменем або прізвищем торгового представника, введіть одне з цих імен.

Список буде відсортовано за алфавітом чи числом за інформацією, яку ви введете в це поле, а не за інформацією нижче.

(Необов’язково) Введіть ім’я свого контакту.

Заповніть текстові поля Повне ім’я, вказавши ім’я, по батькові та прізвище контактної особи клієнта. Ви також можете вказати назву для контактної особи.

(Необов’язково) Введіть телефон і адресу електронної пошти постачальника, а також номер факсу та адреси веб-сайтів, якщо є.

Ви можете змінити мітки, які використовуються для скриньок телефонних номерів, вибравши інший опис зі спадного списку. І зверніть увагу, що у вікні також є текстове поле «Інше 1», щоб ви могли записати інший біт дотичної інформації. Можливо, вага контакту.

Введіть адресу, на яку ви маєте надсилати чеки.

Щоб надати інформацію про адреси постачальника, можна використовувати текстові поля «Деталі адреси, з якої виставлено рахунок» та «Відправлено з». QuickBooks копіює назви компанії та контактів у перший рядок адреси, тому вам потрібно ввести лише адресу вулиці, місто, штат та поштовий індекс. Щоб перейти від кінця одного рядка до початку наступного, натисніть Enter.

(Необов’язково) Перевірте інформацію на вкладці Налаштування платежу за замовчуванням.

Натисніть вкладку Налаштування платежу, щоб перейти до набору полів, у яких можна записати номер рахунку постачальника, умови оплати постачальника, правильне ім’я для друку на чеку та кредитний ліміт.

Номер рахунку потрібен, якщо ви хочете використовувати функцію онлайн-платежів QuickBooks для оплати постачальнику. QuickBooks передає номер рахунку в поле нагадування платежного чека.

(Необов’язково) Перевірте параметри оподаткування за замовчуванням.

Ви можете натиснути вкладку «Налаштування податків», щоб перейти до набору полів, у яких можна записати ідентифікаційний податковий номер постачальника та вказати, чи повинен постачальник отримувати від вас інформаційну податкову декларацію 1099 наприкінці року.

(Необов’язково) Надайте облікові записи за замовчуванням для використання з постачальником.

Ви можете натиснути вкладку Налаштування облікового запису, щоб відобразити короткий список облікових записів, які QuickBooks використовуватиме для попереднього заповнення полів номера рахунку, коли ви вводите рахунок від постачальника.

(Необов’язково) Натисніть вкладку «Додаткова інформація» та вкажіть постачальника за категоріями.

Вкладка «Додаткова інформація» спочатку містить лише спадний список «Тип постачальника», який можна використовувати, щоб класифікувати постачальника як консультанта, постачальника послуг, постачальника або податкового агентства. Однак ви можете додати спеціальні поля на вкладку за допомогою кнопки Визначити поля.

Введіть 0 (нуль) у текстовому полі Початковий баланс.

Зазвичай ви не хочете вводити суму, яку ви заборгували постачальнику; ви робите це пізніше, коли ви оплачуєте свої рахунки. Однак, якщо ви використовуєте облік за методом нарахування для своїх витрат (це просто означає, що ваша система обліку зараховує рахунки як витрати, коли ви отримуєте рахунок, а не коли ви оплачуєте рахунок), вам потрібно повідомити QuickBooks, які суми ви заборгуєте постачальникам. на дату конвертації.

Ви можете зробити це найпростіше, ввівши початкові залишки для постачальників у поле Початковий баланс під час налаштування постачальника в списку постачальників.

Введіть дату перетворення в поле Станом на дату.

До речі, ви тут вказуєте дату, коли значення, відображене в текстовому полі Початковий баланс, є правильним.

QuickBooks містить вкладку попереднього заповнення облікового запису у вікні «Новий постачальник». Використовуйте цю вкладку, щоб указати набір рахунків витрат, які QuickBooks запропонуватиме щоразу, коли ви вкажете, що виписуєте чек, вводите рахунок або вводите плату за кредитну картку для постачальника.

Збережіть інформацію про постачальника, натиснувши OK.

Цей крок додає постачальника до списку та повертає вас у вікно Центру постачальників.

Щоб одночасно додати велику кількість постачальників до списку постачальників, відкрийте вікно «Центр постачальників», натисніть кнопку «Новий постачальник», а потім виберіть параметр «Додати кілька постачальників». QuickBooks відображає робочу таблицю «Додати/редагувати кілька записів списку», яка дає змогу збирати та редагувати ту саму інформацію, що й у звичайних вікнах постачальників.

Ви можете, якщо хочете, використовувати це вікно, щоб скопіювати та вставити інформацію про постачальника з книги Microsoft Excel.