Як додати постачальника до списку постачальників QuickBooks 2011

Список постачальників QuickBooks 2011 відстежує ваших постачальників, зберігаючи важливу та корисну інформацію, як-от адреса постачальника, контактна особа, номери телефонів тощо. Якщо вам часто доводиться купувати матеріали у зовнішніх постачальників, дозволити QuickBooks зберігати їх інформацію може заощадити ваш час і клопоти.

Щоб додати постачальника до списку постачальників, виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники→ Центр постачальників.

QuickBooks відображає вікно Vendor Center.

Натисніть кнопку «Новий постачальник».

QuickBooks відображає вікно «Новий постачальник».

Введіть ім’я постачальника в поле Ім’я постачальника.

Ви використовуєте це ім’я для позначення постачальника в QuickBooks. З цієї причини абревіатура підійде. Ви просто хочете чогось легкого для введення і запам’ятовування.

Заповніть стільки основної інформації про постачальника, скільки вам потрібно:

• Якщо ви платите своєму постачальнику у валюті, відмінній від вашої звичайної національної валюти, виберіть цю валюту зі спадного списку Валюта.

• Зазвичай ви повинні ігнорувати поля Початковий баланс і Стан. Пізніше ви введете цю інформацію в журнал.

  Хоча звичайне правило полягає в тому, що ви не хочете встановлювати початковий баланс для постачальника, це правило має важливий виняток. Ви реєструєте залишок кредиторської заборгованості на дату конвертації, встановлюючи початковий баланс для кожного постачальника на дату конвертації. Сума цих початкових залишків – це те, що QuickBooks використовує для визначення загальної суми кредиторської заборгованості на дату конвертації.

• Надайте інформацію про адресу постачальника.

Перейдіть на вкладку «Додаткова інформація» та введіть необхідну додаткову інформацію.

Якщо ви клацнете вкладку Додаткова інформація, QuickBooks відобразить кілька інших полів, які можна використовувати для збору та зберігання додаткової інформації. З цих коробок, мабуть, найважливішим є ідентифікаційний номер податкової. Цей номер знадобиться вам пізніше, якщо вам доведеться надіслати постачальнику форму 1099, щоб звітувати про платежі.

Хороша рекомендація, якщо ви вперше платите постачальнику, — отримати його ідентифікаційний номер податків. Якщо хтось не дасть вам свій податковий номер, це, ймовірно, ознака чогось не так.

Якщо ви клацнете вкладку Попереднє заповнення облікового запису (третя вкладка, доступна в діалоговому вікні «Новий постачальник»), QuickBooks відобразить поля, які можна використовувати для переліку облікових записів, які ви хочете, щоб QuickBooks автоматично заповнював для вас, коли ви записуєте чек якомусь постачальнику або коли ви записуєте рахунок від якогось постачальника. Наприклад, якщо чек орендодавцю завжди оплачує витрати на оренду та комунальні послуги, ви можете вказати QuickBooks «попередньо заповнювати» ці два облікові записи щоразу, коли ви вказуєте, що виписуєте чек або записуєте рахунок від орендодавця.