Як додати користувачів у QuickBooks Enterprise Solutions

Якщо QuickBooks використовуватиме більше ніж одна особа, потрібно налаштувати додаткових користувачів. Щоб додати користувачів у QuickBooks Enterprise Solutions, виконайте такі дії:

Виберіть команду Компанія→Користувачі→Налаштувати користувачів і ролі.

QuickBooks відображає діалогове вікно Користувач і ролі. Діалогове вікно «Користувачі та ролі» визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks, і ролі, які QuickBooks може виконувати під час використання QuickBooks. Список користувачів, який відображається на вкладці Список користувачів діалогового вікна, також визначає, хто в даний момент увійшов у систему.

Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку «Створити».

Коли ви натискаєте цю кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий користувач».

Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Вам потрібно дати кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте ім’я користувача. Для цього введіть коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у поле Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль як у текстове поле «Пароль», так і в текстове поле «Підтвердити пароль».

Визначте роль(и) користувача.

Використовуйте список «Доступні ролі», щоб вибрати ролі (або обов’язки), які виконує користувач. Потім додайте вибрану роль до списку призначених ролей користувача, натиснувши кнопку Додати. Щоб видалити роль у користувача, виберіть роль у списку «Призначені ролі» і натисніть «Видалити».

Поле опису внизу діалогового вікна «Новий користувач» описує роль більш детально, включаючи тип користувача QuickBooks, якому зазвичай може бути призначена вибрана роль.

(Необов’язково) Змініть ролі за потреби.

Ви можете точно налаштувати ролі, які призначаєте (за допомогою QuickBooks). Для цього виберіть вкладку «Ролі» діалогового вікна «Користувачі та ролі», клацніть роль, яку потрібно змінити, а потім натисніть кнопку «Редагувати».

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Редагувати роль», виберіть облікову діяльність або область у списку «Область та дії», а потім за допомогою кнопок «Рівень доступу до області» вкажіть, що може робити користувач із обраною роллю. Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Немає».

Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, ви вибираєте кнопку Частково, а потім встановлюєте або знімаєте (за потреби) прапорці «Створити», «Змінити», «Видалити», «Друк» і «Переглянути баланс». Натисніть OK, щоб зберегти будь-які зміни в ролях і повернутися до діалогового вікна Користувачі та ролі.

Ви можете побачити, який доступ має будь-яка роль спочатку, вибравши один із записів у списку Область та діяльність. QuickBooks використовує кнопки та поля «Рівень доступу до області», щоб показати поточні налаштування ролі.

За загальним правилом, коли справа доходить до контролю бухгалтерського обліку, потрібно надати мінімальний обсяг доступу. Якщо комусь не потрібен доступ до файлу даних QuickBooks для повсякденних обов’язків, вам слід вибрати кнопку Немає.

Якщо комусь потрібен невеликий доступ — наприклад, для підготовки кошторису роботи чи рахунків-фактур — ви надаєте лише цей доступ і нічого більше.

Чим більше можливостей ви надаєте співробітникам, субпідрядникам чи бухгалтерам, щоб вони працювали у вашій бухгалтерській системі, тим більший ризик того, що хтось може ненавмисно або навмисно внести помилки в систему. Крім того, чим більше прав і доступу ви надаєте, тим легше вам буде, щоб хтось у вас вкрав.

(Необов’язково) Перевірте свої дозволи користувача.

Після того, як ви налаштуєте користувача, ви повинні (просто бути обережними) переглянути дозволи, які ви надали користувачеві. Для цього перейдіть на вкладку Список користувачів діалогового вікна Користувачі та ролі, виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Дозволи перегляду.

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Дозволи перегляду», виберіть користувача, а потім натисніть кнопку «Показати», щоб побачити вікно «Дозволи перегляду», яке відображає дуже детальний список того, що користувач може робити, а що не може.

(Необов’язково) Перегляньте зміни ролі.

Якщо ви вносите зміни в дозволи ролі, ви, ймовірно, також захочете переглянути ці зміни. Для цього перейдіть на вкладку Список ролей у діалоговому вікні «Користувачі та ролі», виберіть роль, а потім натисніть кнопку «Дозволи перегляду». QuickBooks відображає іншу версію діалогового вікна «Дозволи перегляду», в якому перелічено ролі, які ви і QuickBooks налаштували.

Виберіть роль, яку потрібно переглянути, а потім натисніть кнопку «Дозволи перегляду». QuickBooks відображає іншу версію вікна дозволів перегляду з детальним списком того, що може і що не може робити хтось із цією роллю.

Після завершення перегляду дозволів користувача та ролі натисніть кнопку Закрити, щоб закрити всі відкриті вікна, а потім натисніть кнопку Скасувати або Закрити, щоб закрити всі відкриті діалогові вікна.

З цього моменту новий користувач може використовувати QuickBooks; однак його або її права обмежені тим, що ви вказали.

Бухгалтери часто хочуть побачити права, які мають певні користувачі. Це особливо вірно, якщо ви перевіряєтеся вашою CPA в рамках щорічного закриття. (Наприклад, вас можуть перевіряти, якщо банк хоче перевіряти фінансові звіти.)

Вікно дозволів перегляду QuickBooks – це зручний спосіб переглянути ці дані в Інтернеті, і якщо ви хочете надрукувати копію інформації про дозволи, все, що вам потрібно зробити, це натиснути кнопку «Друк» у вікні.