Як додати користувачів у QuickBooks 2018 Pro та Premier

Ви не обмежені використанням лише одного пароля для контролю доступу до вашого файлу даних QuickBooks. Ви можете встановити кілька паролів для файлу даних QuickBooks. У цьому справді гарно те, що ви можете вказати QuickBooks дозволяти певним користувачам і паролям виконувати лише певні дії. Це звучить складно, але насправді це не так. Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер, наприклад, може мати пароль, який дозволяє йому лише записувати рахунки в системі.

Щоб налаштувати додаткових користувачів у QuickBooks Pro та QuickBooks Premier, виконайте такі дії:

Виберіть команду Компанія → Налаштувати користувачів і паролі → Налаштувати користувачів.
QuickBooks відображає діалогове вікно списку користувачів (не показано), яке визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks і які наразі ввійшли в систему.

Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку Додати користувача.
QuickBooks відображає перше діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ.

Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.
Дайте кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача, ввівши коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у полі Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль як у текстове поле «Пароль», так і в текстове поле «Підтвердити пароль».

Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ для нового користувача.
Коли QuickBooks відобразить друге діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ, укажіть, чи хочете ви обмежити доступ і права користувача. Якщо ви хочете обмежити доступ і права ( права — це лише те, що може робити користувач), виберіть перемикач «Вибрані області QuickBooks». Якщо ви хочете, щоб користувач міг робити будь-що, виберіть перемикач Усі області QuickBooks. Якщо ви вкажете, що новий користувач повинен мати доступ до всіх областей QuickBooks, ви закінчили налаштування пароля користувача, і ви можете пропустити решту кроків.

Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім опишіть доступ до інформації та завдань про продажі та дебіторську заборгованість.
Коли ви завершите крок 4, QuickBooks відобразить третє діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу» — перше з серії діалогових вікон, які проведуть вас через інтерв’ю, задаючи детальні запитання про те, який доступ повинен мати кожен користувач до певної області. . Що стосується діяльності з продажу, наприклад, QuickBooks запитує про доступ до трансакцій (наприклад, рахунків-фактур, кредитних авізо та інформації про дебіторську заборгованість). Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Без доступу». Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний доступ. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, виберіть перемикач Вибірковий доступ, а потім виберіть одну з допоміжних кнопок: Створити лише транзакції, Створити та надрукувати транзакції або Створити транзакції та створити звіти.

Натисніть «Далі», а потім опишіть права на покупки та кредиторську заборгованість.
Коли ви завершите крок 5, натиснувши кнопку «Далі», QuickBooks відобразить четверте діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу», яке дозволяє вказати, який доступ має цей новий користувач до областей покупок і рахунків до оплат. Ви можете вибрати перемикач «Без доступу». Ви можете вибрати перемикач Повний доступ. Або ви можете вибрати середину, вибравши перемикач Вибірковий доступ та одну з допоміжних кнопок. Ті самі правила встановлення прав і доступу, які застосовуються до області покупок і кредиторської заборгованості, застосовуються до області продажів і дебіторської заборгованості.

Натисніть «Далі», а потім опишіть права користувача та доступ, що залишилися.
Коли ви натискаєте кнопку «Далі», яка відображається внизу кожної версії діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», QuickBooks відображає кілька інших версій діалогового вікна, яке використовує, щоб запитувати про права користувача та доступ. Після того, як ви опишете, які права є відповідними для користувача в області покупок і кредиторської заборгованості, наприклад, QuickBooks запитує про область чеків і кредитних карток. Потім запитує про зону інвентаризації. Далі він запитує про нарахування заробітної плати, а потім запитання про загальну, чутливу бухгалтерську діяльність. Нарешті, QuickBooks запитує про доступ до можливостей фінансової звітності. Ви обмежуєте права в кожній із цих інших областей так само, як це робите для областей продажів і дебіторської заборгованості, а також для областей покупок і кредиторської заборгованості. тому Я не збираюся описувати, як ви знову і знову вибираєте кнопку параметра «Без доступу», кнопку параметра «Повний доступ» або кнопку «Вибірковий доступ». Просто будьте уважні, коли ви переглядаєте екрани, обмежуючи права користувача. Ви хочете, щоб користувачі мали права, необхідні для виконання своєї роботи, але ви не хочете надавати їм більше прав, ніж їм потрібно.

Укажіть, чи може користувач змінювати або видаляти транзакції.
Після того, як ви пройшли приблизно півдюжини версій діалогових вікон «Налаштування пароля користувача» та «Доступ», які запитують про певні сфери обліку, QuickBooks відобразить сторінку «Зміна або видалення транзакцій» діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу». Сторінка «Зміна або видалення трансакцій» дає змогу вказати, чи може користувач змінювати транзакції, записані до дати закриття. Загалом, ви хочете обмежити можливість користувача змінювати або видаляти транзакції.

Натисніть «Далі», а потім перегляньте свої рішення щодо прав.
Коли ви натискаєте кнопку «Далі», QuickBooks відображає остаточну версію діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», в якому вказуються права користувача, які ви призначили або дозволили. Ви можете використовувати це діалогове вікно, щоб переглянути права, якими хтось має. Якщо ви розумієте, що ви неправильно призначили права, натисніть кнопку Назад, щоб повернутися через діалогове вікно до того, де ви зробили помилку. Змініть призначення прав і натисніть кнопку «Далі», щоб повернутися до останнього вікна діалогового вікна «Налаштувати пароль користувача та доступ».

Коли ви закінчите з перевіркою прав користувача та доступу, натисніть Готово.
З цього моменту новий користувач зможе використовувати QuickBooks; його або її права обмежені тим, що ви вказали.