Як відстежувати пробіг автомобіля в QuickBooks 2020

QuickBooks постачає засіб для відстеження пробігу бізнес-автомобілів, який можна використовувати для відстеження та підрахунку пробігу. Як ви, напевно, вже знаєте, вам потрібно знати як загальну кількість миль, так і свої бізнес-милі, щоб точно вирахувати витрати на транспортні засоби у вашій податковій декларації. (Якщо ви не впевнені, як це працює, порадьтеся зі своїм податковим радником.)

Ідентифікація ваших транспортних засобів

Згідно із законом, ви зобов’язані відстежувати свій пробіг на автомобілі. QuickBooks 2020 , відповідно, надає список транспортних засобів. Щоб додати елементи до списку транспортних засобів, виконайте такі дії:

Виберіть Списки→ Списки профілів клієнтів і постачальників→ Список транспортних засобів.

Вікно Список транспортних засобів

QuickBooks відображає вікно Список транспортних засобів, як показано. Спочатку, оскільки ви ще не додали транспортних засобів, у списку немає активів.

Натисніть кнопку Транспортний засіб (нижній лівий кут) і виберіть «Новий» зі спадного меню, яке відображається в QuickBooks.

Вікно нового автомобіля

QuickBooks відображає вікно «Новий транспортний засіб».

Введіть назву транспортного засобу в текстове поле Транспортний засіб і введіть опис транспортного засобу в текстове поле Опис.

Визначте автомобіль за маркою і, можливо, роком випуску. Я припускаю, що якщо у вас є парк автомобілів або вантажівок, ви можете надати більше інформації, що ідентифікує вас.

Збережіть опис автомобіля, натиснувши ОК.

Запис пробігу автомобіля

Після того, як ви додасте свої службові транспортні засоби до списку транспортних засобів, ви фіксуєте кожну поїздку за допомогою вікна «Введіть пробіг транспортного засобу». Для цього виконайте такі дії:

Виберіть компанію → Введіть пробіг автомобіля.

Вікно Введіть пробіг автомобіля

QuickBooks відображає вікно Введіть пробіг автомобіля.

У спадному меню Транспортний засіб виберіть транспортний засіб, на якому ви здійснили поїздку.

Вкажіть дати початку та закінчення поїздки.

Введіть дату початку поїздки в поле «Дата початку подорожі», а дату закінчення поїздки — у поле «Дата завершення подорожі». Зауважте, що ви можете натиснути маленькі кнопки календаря в правому кінці цих двох текстових полів, щоб відобразити спливаюче вікно календаря QuickBooks.

Введіть початковий пробіг одометра в поле Початок одометра і кінцевий пробіг одометра в поле Кінець одометра.

Після введення двох показників пробігу QuickBooks обчислює загальну кількість миль.

(Необов’язково) Визначте клієнта та роботу.

Якщо милі за поїздку потрібно виставляти чи пов’язувати з певним клієнтом чи роботою, виберіть клієнта чи роботу зі спадного меню Клієнт:Вакансія.

(Необов’язково) Пов’яжіть милі подорожі з певною позицією рахунка-фактури.

Якщо ви виставляєте рахунки за милі проїзду для товару, виберіть позицію рахунка-фактури, яку потрібно використовувати, зі спадного меню «Позиція».

За потреби надайте додаткову інформацію.

Використовуйте текстове поле «Примітки», щоб збирати або зберігати будь-яку додаткову інформацію, необхідну для обліку пробігу автомобіля.

Збережіть інформацію про подорож, натиснувши кнопку Зберегти та закрити.

Використання звітів про транспортний засіб

Якщо натиснути кнопку «Звіти» у нижній частині вікна «Список транспортних засобів», QuickBooks відобразить спадне меню, у якому перераховано чотири звіти про пробіг транспортних засобів: «Зведений пробіг за транспортним засобом», «Пробіг за деталями транспортного засобу», «Пробіг за підсумками роботи» та «Пробіг за деталями роботи».

Ви можете отримати доступ до іншого меню команд, які створюють ці самі звіти, натиснувши кнопку Звіти про пробіг, яка з’являється у верхній частині вікна Введіть пробіг автомобіля.

Щоб створити конкретний звіт про пробіг автомобіля, виберіть один із звітів у будь-якому з цих меню.

Оновлення тарифів на пробіг транспортних засобів

Якщо натиснути кнопку «Тарифи пробігу» у верхній частині вікна «Введіть пробіг автомобіля», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Тарифи пробігу». У діалоговому вікні «Тарифи пробігу» перелічено ставки пробігу Служби внутрішніх доходів (IRS) та дати їх дії. Ви можете ввести нову ставку пробігу, клацнувши наступний відкритий рядок розкладу пробігу, а потім ввівши дату набуття чинності в стовпці Дата набуття чинності та стандартну ставку в стовпці Ставка. На веб-сайті IRS можна ознайомитися з поточним показником ділових кілометрів .

Діалогове вікно Ставки пробігу

Примітка: у 2019 році стандартна ставка пробігу становила 58 центів за милю, але IRS зазвичай оновлює цю цифру раз, а іноді й двічі на рік. Отже, під час розрахунків ви хочете перевірити поточну ставку. Іншими словами, не використовуйте один зі старих, застарілих стандартних тарифів пробігу. Будь ласка.