Як впоратися з тремтінням перед налаштуванням QuickBooks 2012

Після встановлення QuickBooks 2012 ви запускаєте екранний майстер, щоб налаштувати QuickBooks для бухгалтерського обліку вашої фірми. Розумно, цей екранний майстер називається QuickBooks Setup.

Підготовка до встановлення QuickBooks 2012

Під час виконання програми QuickBooks Setup ви надаєте QuickBooks досить багато інформації. З практичної точки зору, налаштування та очищення після встановлення вимагають, щоб у вас було наступне:

• Точна фінансова звітність на дату перетворення на QuickBooks

• Детальні записи вашої кредиторської заборгованості, дебіторської заборгованості, інвентарю та основних засобів

• Повний або майже повний список співробітників, клієнтів, постачальників і товарних запасів (якщо ви купуєте та продаєте запаси)

Ви хочете зібрати все це разом, перш ніж почати налаштування QuickBooks, тому що (залежно від того, як ви збираєтеся налаштувати QuickBooks), вас можуть запитати про це під час налаштування. Не намагайтеся снутися навколо, шукаючи певну частину даних під час налаштування; збирайте ці дані заздалегідь. Потім покладіть усі необхідні документи на свій стіл біля комп’ютера.

Ви збираєтеся прийняти кілька бухгалтерських рішень, проходячи через налаштування QuickBooks. Наприклад, вас можуть попросити вирішити, чи хочете ви використовувати систему кредиторської заборгованості. Ви можете використовувати налаштування, щоб повідомити QuickBooks, чи хочете ви надсилати клієнтам щомісячні виписки.

Вас також можуть запитати, чи хочете ви підготувати оцінки для клієнтів. Також вас можуть запитати, чи хочете ви використовувати заняття для подальшого відстеження своїх доходів і витрат.

Загалом, коли вам задають будь-яке з бухгалтерських питань, ви можете просто прийняти відповідь за замовчуванням. Однак, згідно із законодавством, ви зобов’язані бути послідовними в обліку для цілей оподаткування. Якщо ви хочете змінити свій бухгалтерський облік — технічно називається зміною методу обліку податковою службою — ви повинні запитати дозвіл на внесення змін у IRS.

Будьте попереджені: IRS наполягає, щоб ви були послідовними у своєму обліку. Якщо ви ставилися до певних статей доходу чи витрат певним чином, IRS каже: «Гей, чувак, ти повинен так ставитися до них, якщо не отримаєш від нас дозволу на зміни».

І остання примітка: ваша податкова декларація за минулий рік повинна бути під рукою, оскільки вона містить інформацію, необхідну для запуску QuickBooks Setup. Наприклад, минулорічна податкова декларація містить ідентифікаційний номер платника податків, юридичну назву компанії та метод обліку.

Що відбувається під час налаштування QuickBooks 2012

Проходячи через налаштування, ви працюєте з QuickBooks, щоб налаштувати параметри QuickBooks (які визначають, як працює QuickBooks і які функції спочатку доступні), а також налаштувати план рахунків і свої банківські рахунки.

План рахунків, щоб ви знали, визначає рахунки доходів, витрат, активів, зобов’язань та власного капіталу, які відображаються у ваших фінансових звітах.

Після завершення налаштування QuickBooks ви майже готові почати користуватися QuickBooks. Насправді, в крайньому випадку, ви могли б (після налаштування QuickBooks) кульгати разом із QuickBooks.

Важливе уточнення: ви можете подумати, що ви повинні бути готові до рок-н-ролу після інсталяції QuickBooks і виконання налаштування. Однак у вас є ще два завдання, які потрібно виконати після налаштування QuickBooks: визначити свій початковий пробний баланс і завершити завантаження основних файлів ключів.

Пробний баланс визначає ваші доходів і витрат цифри року до поточної дати; і ваші номери активів, зобов’язань та власного капіталу на дату конвертації. Основні файли зберігають інформацію, яку ви неодноразово використовуєте, про клієнтів, постачальників, співробітників та запаси. Наприклад, головний файл клієнта зберігає ім’я та адресу клієнта, номер телефону та контактну особу.