Як виставити рахунок клієнту за допомогою QuickBooks 2011

Щоб виставити рахунок клієнту в Quickbooks 2011, скористайтеся вікном «Створити рахунки-фактури», щоб ідентифікувати клієнта та вказати суму, яку він заборгував. Щоб відобразити вікно «Створення рахунків-фактур», виберіть «Клієнти»→ «Створити рахунки-фактури». Ви можете використовувати більше ніж один тип форми рахунка-фактури. Ви також можете налаштувати форму рахунка-фактури, щоб вона ідеально відповідала вимогам вашого бізнесу.

Після того, як ви відобразите вікно Створення рахунків-фактур, виконайте такі дії, щоб виставити рахунок клієнту:

Визначте замовника і, якщо це необхідно, роботу.

Виберіть клієнта або комбінацію замовника та завдання зі спадного списку Клієнт:Вакансія. Ви повинні визначити конкретного клієнта, вибравши його з цього списку.

Підтвердьте або надайте нову інформацію заголовка рахунка-фактури.

Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, QuickBooks заповнює поля «Дата», «Рахунок-фактура», «Кому рахунок» і, можливо, «Доставити». Можливо, вам не потрібно змінювати цю інформацію.

Надайте або підтвердьте інформацію в полі Рахунок-фактура.

Рахунки-фактури містять інформацію про поля, в якій записуються такі елементи, як номери замовлень, умови оплати, дата відправлення та спосіб доставки.

Опишіть продані товари.

Як виглядає область стовпців вашого рахунку-фактури, насправді залежить від того, продаєте ви продукти чи послуги. Область стовпців для служби виглядає простіше, оскільки ви не надаєте багато інформації при описі елементів служби. В області стовпців потрібно описати кожну позицію, за яку виставляється рахунок-фактура.

Щоб ввести додаткові позиції в рахунок-фактуру, введіть додаткові рядки. Якщо ви хочете стягнути з клієнта плату за фрахт, один рядок області рахунка-фактури описує цю плату за фрахт. Якщо ви хочете виставити рахунок клієнту за податок з продажів, знову ж таки, один рядок або рядок області стовпців показує, що податок з продажів стягується.

Використовуйте поле «Повідомлення клієнта» у нижній частині вікна «Створення рахунків-фактур», щоб надіслати повідомлення клієнта, яке з’явиться внизу рахунка-фактури.

Якщо ви створили спеціальний шаблон форми рахунка-фактури, який містить іншу інформацію нижнього колонтитула, ці поля нижнього колонтитула також з’являться внизу вікна Створення рахунків-фактур. Ви можете використовувати їх для збору та передачі додаткової інформації нижнього колонтитула.

(Необов’язково) Перевірте правопис.

Якщо натиснути кнопку «Орфографія», яка з’явиться вздовж верхнього краю вікна «Створення рахунків-фактур», QuickBooks перевірить написання слів, які ви використали в рахунку-фактурі.

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» (якщо ви закінчили) або кнопку «Зберегти та створити» (якщо вам потрібно створити інший рахунок-фактуру), щоб зберегти рахунок-фактуру.

Натисніть кнопку Відправити, щоб відкрити вікно QuickBooks Shipping Manager, яке дозволяє автоматизувати деякі кроки доставки посилок за допомогою Federal Express або UPS.