Як виставити рахунок клієнту за допомогою QuickBooks 2010

Щоб виставити рахунок-фактуру клієнту за допомогою QuickBooks 2010, вам потрібно ідентифікувати клієнта та вказати суму заборгованості клієнта у вікні «Створення рахунків-фактур».

1 Виберіть Клієнти→Створити рахунки-фактури.

QuickBooks відображає вікно створення рахунків-фактур. На цьому малюнку список відкритих вікон закритий, щоб надати більше місця для вікна Створення рахунків-фактур. Ви можете закрити свій список відкритих вікон, клацнувши його поле закриття (невелике поле, позначене знаком X, яке з’являється у верхньому правому куті списку). Щоб повторно відобразити список відкритих вікон після його закриття, виберіть «Перегляд»→ «Відкрити список вікон».

2 Виберіть клієнта або комбінацію клієнта та завдання зі спадного списку Customer:Job.

Якщо клієнт є новим клієнтом, для якого ви ще не виставили рахунок-фактуру або не описали його в списку клієнтів, введіть коротке ім’я клієнта в списку Customer:Job. Потім QuickBooks вказує, що клієнта ще не існує у списку клієнтів, і запитує, чи хочете ви додати клієнта; вкажіть, що ви робите. Коли з’явиться запит, надайте інформацію про клієнта, яку запитує QuickBooks.

3 (Необов'язково) Класифікуйте рахунок-фактуру як відповідний до певної категорії за допомогою спадного списку Клас.

Ви можете використовувати заняття, щоб краще керувати фінансами вашого бізнесу.

4 Підтвердьте або надайте нову інформацію заголовка рахунка-фактури.

Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, QuickBooks заповнює поля «Дата», «Рахунок-фактура», «Кому рахунок» і, можливо, «Доставити». Можливо, вам не потрібно змінювати цю інформацію. Вам слід переглянути інформацію, показану в цих полях, щоб переконатися, що вона правильна.

5 Надайте або підтвердьте інформацію в полі Рахунок-фактура.

Рахунки-фактури містять інформацію про поля, в якій записуються такі елементи, як номери замовлень, умови оплати, дата відправлення та спосіб доставки. Переконайтеся, що все, що QuickBooks відображає в цих полях, правильне.

6У області стовпців опишіть кожен елемент — кожен продукт чи послугу — для яких виставляється рахунок-фактура.

Використовуйте один рядок для кожного елемента. Перший елемент, за який потрібно виставити рахунок, переходить до рядка 1 області стовпців. Для кожного товару ви вводите замовлену кількість, код товару та ціну або тариф. QuickBooks отримує опис елемента зі списку елементів і розміщує ці дані в стовпці Опис.

QuickBooks також обчислює суму, що виставляється за товар, помножуючи кількість на ціну або курс. Однак ви можете редагувати поля Опис і Сума. Якщо ви відредагуєте поле «Сума», QuickBooks перерахує поле «Ціна кожного», розділивши суму на кількість.

7 Щоб ввести додаткові позиції в рахунок-фактуру, ввівши додаткові рядки.

Кожна позиція, за яку потрібно виставити рахунок — кожна позиція, яка має відображатися як окрема плата в рахунку-фактурі — відображається у вигляді рядка в області стовпців.

8У текстовому полі «Повідомлення клієнта» у нижній частині вікна «Створення рахунків-фактур» введіть повідомлення клієнта, яке з’явиться внизу рахунка-фактури.

Якщо ви створили спеціальний шаблон форми рахунка-фактури, який містить іншу інформацію нижнього колонтитула, ці поля нижнього колонтитула також з’являться внизу вікна Створення рахунків-фактур. Ви можете використовувати їх для збору та передачі додаткової інформації нижнього колонтитула.

9 (Необов’язково) Перевірте орфографію, натиснувши кнопку Правопис.

QuickBooks перевіряє написання слів, які ви використали в рахунку-фактурі. Якщо QuickBooks не знайде орфографічних помилок, з’явиться повідомлення про завершення перевірки орфографії. Якщо QuickBooks виявить орфографічну помилку (скорочення коду продукту часто призводять до орфографічних помилок у QuickBooks), QuickBooks відображає діалогове вікно Перевірити орфографію у формі.

10Щоб зберегти рахунок-фактуру, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити».

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити», якщо ви хочете зберегти рахунок-фактуру та закрити вікно «Створення рахунків-фактур». Ви використовуєте кнопку «Зберегти та створити», якщо хочете зберегти рахунок-фактуру, а потім ввести інший рахунок-фактуру у порожню версію вікна «Створення рахунків-фактур».