Як виставити рахунок клієнту в QuickBooks 2019

Щоб виставити рахунок клієнту з QuickBooks 2019, скористайтеся вікном Створення рахунків-фактур, щоб ідентифікувати клієнта та вказати суму, яку він має. Щоб відкрити вікно Створення рахунків-фактур, виберіть команду Клієнти → Створити рахунки. Коли ви це зробите, QuickBooks відображає вікно створення рахунків-фактур, як показано на малюнку. Ви можете використовувати кілька типів шаблонів рахунків QuickBooks.

Однак зауважте, що вікно створення рахунків-фактур, яке ви бачите, може виглядати не зовсім так, як показано. Ви також можете налаштувати форму рахунка-фактури, щоб вона ідеально відповідала вимогам вашого бізнесу. Конкретні дії, які ви виконуєте, можуть дещо відрізнятися, якщо ви працюєте з іншим шаблоном форми рахунка-фактури QuickBooks.

1Щоб відобразити вікно Створення рахунків-фактур, виберіть команду Клієнти→Створити рахунки.

Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить вікно створення рахунків-фактур. Однак зауважте, що вікно створення рахунків-фактур, яке ви бачите, може виглядати не зовсім так, як показано. Ви можете використовувати більше ніж один тип форми рахунка-фактури. Ви також можете налаштувати форму рахунка-фактури, щоб вона ідеально відповідала вимогам вашого бізнесу.

2 Визначте замовника і, якщо це необхідно, роботу.

Для цього виберіть клієнта або комбінацію замовника та завдання зі спадного списку Клієнт:Вакансія. Не турбуйтеся про цю «робочу» справу, якщо ви не знайомі з нею.

Ви повинні визначити конкретного клієнта, якому виставляєте рахунок, вибравши його зі списку Клієнт:Вакансії. Якщо клієнт є новим клієнтом, якому ви ще не виставили рахунок або не описали його в списку клієнтів, введіть коротке ім’я клієнта — наприклад, абревіатуру назви компанії — у списку Клієнт:Вакансії.

Потім QuickBooks вказує, що клієнта ще не існує в списку клієнтів, і запитує, чи хочете ви додати клієнта; вкажіть, що ви робите. Коли з’явиться запит, надайте інформацію про клієнта, яку запитує QuickBooks.

Ви також можете класифікувати рахунок-фактуру як відповідний до певної категорії за допомогою спадного списку Клас. На цьому етапі не турбуйтеся про використання відстеження класу.

3 Підтвердьте або надайте нову інформацію заголовка рахунка-фактури.

Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, QuickBooks заповнює поля «Дата», «Рахунок-фактура», «Одержувач» і, можливо, «Доставити». Можливо, вам не потрібно змінювати цю інформацію. Вам слід переглянути інформацію, показану в цих полях, щоб переконатися, що вона правильна.

Наприклад, ви зазвичай не виставляєте комусь рахунок-фактуру, якщо ви вже не відправили товар або не надали послугу. Тому вам, ймовірно, слід підтвердити, що дата рахунку-фактури слідує за датою відвантаження продукту або датою надання послуги. Ви також можете підтвердити, наприклад, що адреса Доставка правильна.

4 Надайте або підтвердьте інформацію в полі рахунка-фактури.

Рахунки-фактури містять інформацію про поля, в якій записуються такі елементи, як номери замовлень, умови оплати, дата відправлення та спосіб доставки. Ви повинні переконатися, що все, що QuickBooks відображає в цих текстових полях, правильне.

Наприклад, якщо клієнт надав вам номер замовлення на покупку, введіть цей номер замовлення в поле Номер замовлення. Переконайтеся, що умови оплати, зазначені в полі «Умови», правильні. Переконайтеся, що дата, зазначена в полі Відправлення, правильна.

Не всі ці поля потрібно заповнювати для кожного рахунка-фактури, але ви хочете надати будь-яку інформацію, яка полегшить клієнту оплату рахунка-фактури, прив’язати рахунок-фактуру до його чи її записів про закупівлі та з’ясувати, як і коли товар буде відправляється.

5 Опишіть продані товари.

Як виглядає область стовпців вашого рахунку-фактури, насправді залежить від того, продаєте ви продукти чи послуги. На малюнку показана область стовпців для продуктів. Область стовпців для служби виглядає простіше, оскільки ви не надаєте багато інформації при описі елементів служби.

В області стовпців ви хочете описати кожен елемент — кожен продукт чи послугу — для яких виставляється рахунок-фактура. Для цього ви використовуєте один рядок для кожного елемента. Перший елемент, за який потрібно виставити рахунок, переходить у перший рядок області стовпців.

Для кожного товару ви вводите замовлену кількість, код товару та ціну або тариф. QuickBooks отримує опис елемента зі списку елементів і розміщує ці дані в стовпці Опис. QuickBooks також обчислює суму, що виставляється за товар, помножуючи кількість на ціну або курс.

Однак ви можете редагувати поля Опис і Сума. Якщо ви відредагуєте поле «Сума», QuickBooks перерахує поле «Ціна кожного», розділивши суму на кількість.

Щоб ввести додаткові позиції в рахунок-фактуру, введіть додаткові рядки. Кожна позиція, за яку потрібно виставити рахунок — кожна позиція, яка має відображатися як окрема плата в рахунку-фактурі — відображається у вигляді рядка в області стовпців. Якщо ви хочете виставити рахунок клієнту за певний продукт, для цього продукту використовується один рядок в області стовпців рахунка-фактури.

Якщо ви хочете стягнути з клієнта плату за фрахт, один рядок області рахунка-фактури описує цю плату за фрахт. Якщо ви хочете виставити рахунок клієнту за податок з продажів, знову ж таки, один рядок або рядок області стовпців показує, що податок з продажів стягується.

Знижки представляють складні позиції, які потрібно включити в рахунок-фактуру. Припустимо, що ви хочете надати якомусь клієнту 10-відсоткову знижку. Для цього ви включаєте рядок зі знижкою в рахунок-фактуру. Але хоча QuickBooks включає знижку до свого списку позицій, відсоток знижки можна застосувати лише до попередньої позиції в рахунку-фактурі. З цієї причини QuickBooks також надає позицію проміжного підсумку. Ви використовуєте позицію проміжного підсумку, щоб підсумувати всі попередні позиції, зазначені в рахунку-фактурі. Наприклад, шляхом проміжного підсумку всіх позицій продуктів, зазначених у рахунку-фактурі, компанія може надати клієнту 10-відсоткову знижку на ці продукти.

Вам потрібно включити символ відсотка, щоб повідомити QuickBooks розрахувати знижку, що дорівнює відсотку від проміжної суми. Якщо ви пропустите символ відсотка, QuickBooks припускає, що вам потрібна доларова знижка, а не відсоткова знижка. Наприклад, на малюнку, якщо пропустити символ відсотка, 10-відсоткова знижка перетвориться на знижку в 10 доларів.

6 Використовуйте поле «Повідомлення клієнта» у нижній частині вікна «Створення рахунків-фактур», щоб надіслати повідомлення клієнта, яке з’явиться внизу рахунка-фактури.

Якщо ви створили спеціальний шаблон форми рахунка-фактури, який містить іншу інформацію нижнього колонтитула, ці поля нижнього колонтитула також з’являться внизу вікна Створення рахунків-фактур. Ви можете використовувати їх для збору та передачі додаткової інформації нижнього колонтитула.

7 (Необов’язково) Перевірте правопис.

Якщо натиснути кнопку «Орфографія», яка з’явиться вздовж верхнього краю вкладки «Форматування» вікна «Створення рахунків-фактур», QuickBooks перевірить написання слів, які ви використовуєте в рахунку-фактурі. Якщо QuickBooks не знаходить орфографічних помилок, він відображає повідомлення про те, що перевірка орфографії завершена. Якщо QuickBooks виявить орфографічну помилку — скорочення коду продукту часто викликають орфографічні помилки в QuickBooks — відобразиться діалогове вікно Перевірити орфографію у формі.

Ви можете використовувати поле Change To , щоб виправити орфографічну помилку - якщо він на справді є орфографічною помилкою. Ви можете вибрати одну із запропонованих замін у списку Пропозиції, клацнувши пропозицію, а потім натиснувши кнопку Замінити. Ви можете замінити всі випадки орфографічної помилки, натиснувши кнопку Замінити все. Якщо слово, яке QuickBooks написано з помилкою, насправді написано правильно, ви можете натиснути кнопку Ігнорувати, щоб повідомити QuickBooks ігнорувати це слово, або кнопку Ігнорувати все, щоб повідомити QuickBooks ігнорувати всі входження цього слова у форму рахунка-фактури.

Якщо ви використовуєте терміни, які завжди з’являються як слова з помилкою, принаймні в QuickBooks, ви можете натиснути кнопку «Додати», яка з’явиться у діалоговому вікні «Перевірка орфографії у формі». Натискання кнопки «Додати» повідомляє QuickBooks, щоб додати слово до свого орфографічного словника. Після того, як ви додасте слово до орфографічного словника QuickBooks, QuickBooks не побачить слово як орфографічну помилку.

Також зверніть увагу, що ви можете натиснути кнопку «Параметри», щоб відкрити діалогове вікно «Параметри правопису». Діалогове вікно Параметри правопису містить прапорці, за допомогою яких можна вмикати або вимкнути певні типи логіки перевірки орфографії. Ви можете встановити прапорець, щоб наказати QuickBooks завжди перевіряти правопис форм, наприклад, перед друком, збереженням або надсиланням форми. Діалогове вікно також містить прапорці, які наказують QuickBooks ігнорувати певні типи слів, наприклад ті, що використовують цифри, ті, які всі пишуться у верхньому регістрі, і ті, які мають змішаний регістр.

8Щоб зберегти рахунок-фактуру, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити».

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити», якщо ви хочете зберегти рахунок-фактуру та закрити вікно «Створення рахунків-фактур». Натисніть кнопку «Зберегти та створити», якщо ви хочете зберегти рахунок-фактуру, а потім введіть інший рахунок-фактуру у порожній версії вікна «Створення рахунків-фактур».

Натисніть вкладку Надіслати/Відправити, а потім кнопку FedEx або UPS, щоб запустити вікно QuickBooks Shipping Manager, яке дає змогу автоматизувати деякі кроки доставки посилок за допомогою Federal Express або United Parcel Service (UPS). Коли ви вперше запускаєте диспетчер доставки, вам потрібно буде трохи налаштувати.

Щоб переглянути вже створені рахунки-фактури, натисніть кнопки Попередній і Далі. Або натисніть кнопку Знайти та скористайтеся діалоговим вікном Знайти рахунки-фактури, щоб описати рахунок-фактуру, який потрібно знайти.