Як виставити рахунок клієнту в QuickBooks 2012

Щоб виставити рахунок-фактуру клієнту в QuickBooks 2012, скористайтеся вікном «Створення рахунків-фактур», щоб ідентифікувати клієнта та вказати суму, яку він заборгував. Ви можете використовувати більше ніж один тип форми рахунка-фактури або одну, яку ви налаштували.

1Щоб відобразити вікно Створення рахунків-фактур, виберіть команду Клієнти→Створити рахунки.

QuickBooks відображає вікно створення рахунків-фактур.

2 Визначте замовника і, якщо це необхідно, роботу.

Для цього виберіть клієнта або комбінацію замовника та завдання зі спадного списку Клієнт:Вакансія. Не турбуйтеся про цю «робочу» справу, якщо ви не знайомі з нею.

Однак ви повинні розуміти, як працюють клієнти. Ви повинні вказати конкретного клієнта, якому виставляєте рахунок. Ви можете зробити це, вибравши клієнта зі списку Клієнт:Вакансії. Якщо клієнт є новим клієнтом, якому ви ще не виставили рахунок або не описали його в списку клієнтів, введіть коротке ім’я клієнта — як-от абревіатуру назви компанії — у списку Клієнт:Вакансії.

Потім QuickBooks вказує, що клієнта ще не існує у списку клієнтів, і запитує, чи хочете ви додати клієнта; вкажіть, що ви робите. Коли з’явиться запит, надайте інформацію про клієнта, яку запитує QuickBooks.

3 Підтвердьте або надайте нову інформацію заголовка рахунка-фактури.

Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, QuickBooks заповнює поля «Дата», «Рахунок-фактура», «Кому рахунок» і, можливо, «Доставити». Можливо, вам не потрібно змінювати цю інформацію. Вам слід переглянути інформацію, показану в цих полях, щоб переконатися, що вона правильна.

Наприклад, ви зазвичай не виставляєте комусь рахунок, якщо ви вже не відправили продукт або послугу вже надано. Тому вам, ймовірно, слід підтвердити, що дата рахунку-фактури слідує за датою відвантаження продукту або датою надання послуги. Ви також можете підтвердити, наприклад, що адреса Доставка правильна.

4 Надайте або підтвердьте інформацію в полі Рахунок-фактура.

Рахунки-фактури містять інформацію про поля, в якій записуються такі елементи, як номери замовлень, умови оплати, дата відправлення та спосіб доставки. Ви повинні переконатися, що все, що QuickBooks відображає в цих полях, правильне. Наприклад, якщо клієнт надав вам номер замовлення на покупку, введіть цей номер замовлення в поле Номер замовлення.

Переконайтеся, що умови оплати, зазначені в полі «Умови», правильні. Переконайтеся, що дата, зазначена в полі Відправлення, правильна. Не всі ці поля потрібно заповнювати для кожного рахунка-фактури, але ви хочете надати будь-яку інформацію, яка полегшить клієнту оплату рахунка-фактури, прив’язати рахунок-фактуру до його чи її записів про закупівлі та з’ясувати, як і коли товар буде відправляється.

5 Опишіть продані товари.

Як виглядає область стовпців вашого рахунку-фактури, насправді залежить від того, продаєте ви продукти чи послуги. Область стовпців для служби виглядає простіше, оскільки ви не надаєте багато інформації при описі елементів служби. У області стовпців ви хочете описати кожен елемент — кожен продукт чи послугу — для яких виставляється рахунок-фактура.

Для цього ви використовуєте один рядок для кожного елемента. Перший елемент, за який потрібно виставити рахунок, переходить до рядка 1 області стовпців. Для кожного товару ви вводите замовлену кількість, код товару та ціну або тариф.

QuickBooks отримує опис елемента зі списку елементів і розміщує ці дані в стовпці Опис. QuickBooks також обчислює суму, що виставляється за товар, помножуючи кількість на ціну або курс. Однак ви можете редагувати поля Опис і Сума. Якщо ви відредагуєте поле «Сума», QuickBooks перерахує поле «Ціна кожного», розділивши суму на кількість.

6 Використовуйте поле «Повідомлення клієнта» у нижній частині вікна «Створення рахунків-фактур», щоб надіслати повідомлення клієнта, яке з’явиться внизу рахунка-фактури.

Якщо ви створили спеціальний шаблон форми рахунка-фактури, який містить іншу інформацію нижнього колонтитула, ці поля нижнього колонтитула також з’являться внизу вікна Створення рахунків-фактур. Ви можете використовувати їх для збору та передачі додаткової інформації нижнього колонтитула.

7Щоб зберегти рахунок-фактуру, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити».

Натисніть кнопку «Зберегти та закрити», якщо ви хочете зберегти рахунок-фактуру та закрити вікно «Створення рахунків-фактур». Ви використовуєте кнопку «Зберегти та створити», якщо хочете зберегти рахунок-фактуру, а потім ввести інший рахунок-фактуру у порожню версію вікна «Створення рахунків-фактур».