Як виставити рахунок за час у QuickBooks 2021

У більшості випадків позиції рядка, які відображаються в рахунках-фактурах QuickBooks, є позиціями, які ви описуєте в списку позицій, а потім кількісно вказуєте безпосередньо в рахунку-фактурі. Однак у деяких сервісних підприємствах ви можете продати багато одиниць одного і того ж товару. Адвокат може продавати години або частково юридичні консультації, і цей час може бути всім, що вона продає. CPA може продавати години консультаційної, бухгалтерської або податкової роботи.

За таких обставин ви не хочете, щоб рахунок-фактура надсилався клієнту з одним рядком, у якому написано, наприклад, «Юридичні послуги, 100 годин, 20 000 доларів США» — якщо ви не хочете залишатися в бізнесі. Натомість вам потрібен рахунок-фактура, в якому детально описано кожне із завдань, які виконував юрист: планування нерухомості за 1,5 години, розгляд договору за 4 години, підготовка нової оренди нерухомості за 2 години тощо. Щоб забезпечити такий рівень деталізації — деталі, які насправді знаходяться під елементом — ви використовуєте функцію відстеження часу QuickBooks.

QuickBooks надає два методи для відстеження витраченого часу, який буде виставлено в рахунку-фактурі як елемент. Ви можете використовувати щотижневий табель робочого часу, або ви можете розрахувати чи записувати окремі дії. Я коротко опишу, як працюють обидва методи відстеження часу; ні те, ні інше не складно. Професійні постачальники послуг (бухгалтери, адвокати, консультанти, архітектори тощо), які виставляють рахунок на основі витраченого часу, повинні розглянути можливість використання однієї з цих функцій, щоб переконатися, що вони ведуть точний облік часу, витраченого на роботу для клієнта або замовника.

Як користуватися тижневим табелем робочого часу

Щоб використовувати метод щотижневого табелю робочого часу, виберіть Клієнти→Введіть час→Використовувати тижневий табель. QuickBooks відображає вікно щотижневого розкладу. Щоб використовувати вікно Щотижневий розклад, спершу використовуйте поле Ім’я, щоб визначити співробітника, постачальника чи іншу особу, яка виконує послугу.

Ви повинні мати можливість вибрати ім’я цієї особи зі спадного списку Ім’я. Якщо ви не можете вибрати ім’я людини зі спадного списку Ім’я, введіть його в поле; потім, коли з’явиться запит, скажіть QuickBooks, до якого списку (співробітника, постачальника чи інших імен) слід додати ім’я. Після того, як ви додали ім’я особи, яка виконала роботу, скористайтеся стовпцями вікна Щотижневого табелю обліку робочого часу, щоб описати замовника або роботу, для якої виконувалась робота, код послуги, короткий опис або примітку, пункт заробітної плати ( якщо ви використовуєте QuickBooks для нарахування заробітної плати), клас (якщо ви відстежуєте заняття), а потім кількість годин, витрачених на день.

Ви можете ввести скільки завгодно рядків у вікні Щотижневого розкладу. Кожен рядок з’являється окремо в рахунку-фактурі. Інформація про примітки з’являється в області опису рахунка-фактури. З цієї причини ви хочете використовувати відповідні та описові примітки.

Вікно Тижневого розкладу

Визначення часу окремих видів діяльності

Якщо ви бажаєте записувати діяльність з обслуговування по мірі їх виникнення, виберіть Клієнти→Введіть час→Час/Введіть одну дію. QuickBooks відображає діалогове вікно «Час/введення однієї дії», як показано.

Діалогове вікно Time/Enter Single Activity

Щоб записати час або записати одну дію, запишіть дату активності в полі «Дата». Використовуйте поле Ім’я, щоб ідентифікувати особу, яка надала послугу. У полі Клієнт:Вакансія вкажіть клієнта або роботу, для якої була виконана послуга. Виберіть відповідний елемент послуги зі спадного списку Елемент послуги та (якщо ви відстежуєте працівника) відповідний пункт розрахунку заробітної плати зі спадного списку Елемент заробітної плати. Якщо ви відстежуєте заняття, то ви також можете використовувати спадний список «Клас», щоб класифікувати діяльність. Використовуйте поле Примітки, щоб записати короткий відповідний опис послуги. Цей опис з’являється в рахунку-фактурі, тому уважно ставтеся до того, що пишете.

Після опису або надання цієї загальної інформації про послугу у вас є два способи записати час, витрачений на послугу:

• Запис часу вручну. Ви можете вручну записати час, витрачений на діяльність, скориставшись полем Тривалість, щоб ввести час. Наприклад, якщо ви витратили 10 хвилин, введіть 0:10 у полі Тривалість. Якщо ви витратили 3 години 40 хвилин, введіть 3:40 у полі Тривалість.
• Нехай QuickBooks запише час. Ви також можете попросити QuickBooks записувати час, який ви витратили на заняття. Просто натисніть кнопку «Пуск» у полі «Тривалість», коли ви починаєте дію, і натисніть кнопку «Зупинити», коли зупиняєте дію. Якщо ви хочете призупинити таймер (наприклад, під час телефонного дзвінка), натисніть кнопку Пауза.

Після того, як ви скористаєтеся діалоговим вікном «Час/Введіть одну дію», щоб описати дію, яку ви виконуєте, натисніть кнопку «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб зберегти інформацію про діяльність.

Перевірте, чи встановлено прапорець Оплачуваний (у верхньому правому куті діалогового вікна). Вибравши поле Оплачуваний, ви повідомляєте QuickBooks, що він повинен зберігати цей запис оплачуваної діяльності для подальшого включення в рахунок-фактуру.

Ви можете використовувати кнопки «Назад» і «Далі», які з’являються у верхній частині діалогового вікна, щоб переглядати свої записи часу активності вперед і назад. Зауважте також, що кнопка Правопис доступна. Натисніть цю кнопку, щоб перевірити орфографію введеного вами опису нотаток — це гарна ідея, оскільки ця інформація з’явиться в рахунку-фактурі пізніше.

Як включити час розрахунку в рахунок-фактуру

Щоб додати до рахунку-фактури час та вартість, що підлягають оплаті, створіть рахунок-фактуру звичайним способом, як я описав раніше. Після того, як ви ідентифікуєте клієнта (якщо ви ввели час для клієнта), і якщо ви відстежували витрати для клієнта, QuickBooks відображає вікно повідомлення із запитом, чи бажаєте ви виставити рахунок за будь-який час або витрати. Якщо ви відповісте так, QuickBooks відобразить діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті, показано тут.

Діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті

На вкладці «Час» у цьому діалоговому вікні показано кожен із разів, який ви записали для клієнта. Щоб додати ці часи до рахунка-фактури, клацніть стовпець Використовувати для часу. (Стовпець «Використовувати» є крайнім лівим стовпцем, на якому відображається прапорець.) Або, якщо ви хочете вибрати всі рази, натисніть кнопку «Вибрати все». Потім натисніть OK. QuickBooks додає кожен із цих часів, що підлягають оплаті, до рахунку-фактури як окремі рядки. На цьому малюнку показано, як інформація про час, що підлягає оплаті, відображається у вікні Створення рахунків-фактур.

Вікно Створення рахунків-фактур, виставлення рахунків за час, що підлягає оплаті

Якщо ви не виберете прапорець «Друкувати вибрані час і витрати як одну позицію рахунка-фактури», QuickBooks розміщуватиме кожен запис, коли ви входите, в окремий рядок рахунка-фактури, як показано. Однак якщо встановити прапорець, QuickBooks дає змогу об’єднати окремі записи часу в одну позицію рахунку-фактури. (Якщо вам цікаво, ви можете трохи поекспериментувати з цією функцією.)

Ви можете натиснути вкладку «Предмети», «Витрати» або «Пробіг», щоб переглянути списки товарів, власних витрат або ділових миль, понесених від імені клієнта. Ви додаєте витрати до рахунку-фактури за такі речі так само, як додаєте витрати за час. Ви навіть можете застосувати націнку до своїх кишенькових витрат. До речі, якщо ви хочете повернутися до діалогового вікна «Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті», і ви переглядаєте вікно «Створення рахунків-фактур», натисніть кнопку «Додати час/витрати», яка з’являється у верхній частині вікна «Створення рахунків-фактур».