Як виписувати чеки з QuickBooks 2021

Ви можете записувати чеки в QuickBooks 2021 двома способами: з вікна Write Checks і з реєстру. Якщо ви спали на задньому ряду класу, ось коротка версія інструкції щодо написання чеків.

Ви можете записувати транзакції з дебетовою карткою та банкоматом так само, як записуєте чеки, які виписуєте.

Як писати чеки з вікна Write Checks

Ви можете записувати рукописні чеки та інші чеки, які потрібно роздрукувати за допомогою QuickBooks, описуючи чеки у вікні Write Checks.

Щоб написати чек у вікні Write Checks, виконайте такі дії:

1. Виберіть Банківські операції→ Виписати чеки.

Ви також можете натиснути піктограму «Написати чеки», розташовану в розділі «Банківські операції» на головному екрані. QuickBooks відображає вікно Write Checks, як показано.

Вікно Write Checks

2. Натисніть спадне меню Банківський рахунок у верхній частині вікна та виберіть рахунок, з якого потрібно виписати цей чек.

Цей крок дуже важливий, і ви завжди повинні пам’ятати про виконання перед виписуванням чека, якщо у вас є кілька банківських рахунків.

3. Введіть номер чека або позначте чек для друку.

Установіть прапорець Друкувати пізніше, якщо ви плануєте друкувати чек за допомогою QuickBooks за допомогою принтера та попередньо роздрукованих форм чеків, які ви придбали. Якщо ви реєструєте чек, виписаний вручну, введіть номер чека, який ви використовували для чека, у текстовому полі №.

4. Заповнити чек.

Якщо ви раніше виписували чек цій особі або стороні, функція автозаповнення заповнює ім’я одержувача в рядку Pay to the Order Of після того, як ви почнете вводити ім’я. Те, як QuickBooks керує цим подвигом, може здатися схожим на магію, але насправді це не так важко. QuickBooks просто порівнює те, що ви ввели до цього моменту, з іменами у ваших списках клієнтів, співробітників та інших. Як тільки QuickBooks зможе зіставити літери, які ви ввели, з іменем в одному з цих списків, він захопить назву.

Якщо ви раніше не виписували чек цій особі чи стороні, QuickBooks попросить вас додати ім’я одержувача платежу. Зробити це.

Введіть суму чека поруч із знаком долара, а потім натисніть Tab. QuickBooks записує суму для вас у рядку доларів. Він також записує адресу, якщо вона була заповнена в головному файлі одержувача платежу.

5. За потреби заповніть вкладки Витрати та Предмети.

6. Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити», щоб завершити написання чека.

Ось вам це. Ваш чек виписаний та внесений до реєстру, готовий до друку та відправлення поштою.

Як виписувати чеки з реєстру

Люди, які звикли до Quicken, двоюрідного брата QuickBooks, можуть захотіти використовувати вікно реєстру для написання чеків. (Напевно, користувачам швидше подобається метафора реєстрації.)

Щоб виписати чек з реєстру, виконайте такі дії:

1. Відкрийте реєстр.

Виберіть «Банкінг»→ «Використовувати реєстрацію» або клацніть піктограму «Реєстрація» в області «Банкінг» на головному екрані. Якщо у вас є кілька банківських рахунків, QuickBooks відображає діалогове вікно «Використовувати реєстр», щоб ви могли вибрати відповідний рахунок.

У спадному меню виберіть поточний рахунок, на який потрібно виписати чек, а потім натисніть кнопку OK. Ви бачите вікно реєстрації (показано). Курсор знаходиться в кінці реєстру, готовий для введення інформації про чек. (QuickBooks автоматично заповнює сьогоднішню дату.)

Вікно реєстру

QuickBooks використовує назву облікового запису в заголовку вікна. Тому цифра відноситься до Великого Нацбанку . Big National — це назва фіктивного банківського рахунку, який я відкрив.

2. Заповніть інформацію для свого чека.

Зверніть увагу, що записи, які ви робите в цьому регістрі, є тими самими, що й у вікні Write Checks. Якщо вам зручніше вводити чеки у цьому вікні, ви можете натиснути кнопку «Редагувати транзакцію», яка знаходиться на стрічці у верхній частині вікна реєстру, щоб побачити вікно «Написати чеки» у всій його красі та написати там чек. Насправді, якщо ви хочете ввести витрати або детально визначити те, за що ви платите за допомогою чека, вам потрібно натиснути кнопку «Редагувати транзакцію» та перейти у вікно «Написати чеки».

В іншому випадку просто переходьте від поля до поля та вводьте інформацію в реєстр. Ще раз скористайтеся спадними меню, щоб ввести імена одержувача платежу та облікового запису. Якщо ви введете ім’я одержувача платежу або облікового запису, яке QuickBooks не розпізнає, програма попросить вас надати додаткову інформацію.

Ось якесь підступне запитання: що, якщо чек, який ви виписуєте, сплачує більше ніж одну категорію витрат? Припустимо, що ви платите орендодавцю і за оренду, і за частку комунальних послуг. Ви обмежені одним рахунком витрат? Чи стикаєтеся ви з матір'ю всіх бухгалтерських дилем: вибір між двома правильними рахунками? Ну ні, не хочеш. Ви можете просто натиснути кнопку Splits. QuickBooks відображає область розділення, яку можна використовувати, щоб розділити чек на кілька облікових записів. Наприклад, чек на 1500 доларів, який сплачує 1200 доларів за оренду та 300 доларів за комунальні послуги, можна розділити на два окремі рядки: один, який записує витрати на оренду в 1200 доларів, а другий – 300 доларів США за комунальні послуги.

3. Завершивши заповнення чекової інформації, натисніть кнопку Запис.

Ви також можете натиснути кнопку Відновити, якщо вирішите повернутися, щоб почати знову. Натискання кнопки «Відновити» видаляє те, що ви щойно ввели.

Якщо ви пишете чеки вручну, а не друкуєте їх за допомогою QuickBooks, переконайтеся, що номери чеків у реєстрі збігаються з номерами чеків у вашій чековій книжці. Можливо, вам доведеться зайти в реєстр QuickBooks і змінити номери в стовпці «Номер». Коли надходить виписка з банківського рахунку, узгодити виписку з банку та чекову книжку буде набагато легше, якщо ви правильно введете номери чеків.

Як змінити чек, який ви виписали

Що робити, якщо вам потрібно змінити чек після того, як ви його вже ввели? Можливо, ви зробили жахливу помилку, наприклад записали чек на 52,50 доларів США як 25,20 доларів. Ви можете це виправити? Звичайно. Просто зайдіть в реєстр і знайдіть чек, який хочете змінити. Перейдіть до поля Оплата або Депозит і внесіть зміни.

Якщо вам потрібно внести більш масштабні зміни (наприклад, якщо чек є розділеною трансакцією), помістіть курсор там, де знаходиться чек, і натисніть Редагувати трансакцію. QuickBooks відображає вікно Write Checks з оригінальним чеком у ньому. Внесіть зміни. (Не забудьте також внести зміни на вкладках Предмети та Витрати, якщо необхідно.)

Коли закінчите, натисніть Зберегти та закрити. Ви повертаєтеся до реєстру, де бачите зміни в чеку.

Якщо у вас відображено вікно «Написати перевірки», ви також можете використовувати кнопки «Далі» та «Попередній», щоб переглянути свої перевірки та внести будь-які зміни.

Запакуйте більше чеків до реєстру

Зазвичай QuickBooks відображає два рядки інформації про кожен введений чек. Він також відображає два рядки інформації про кожен тип транзакції, яку ви вводите. Якщо ви хочете запакувати більше чеків у видиму частину реєстру, установіть прапорець 1-рядок внизу вікна реєстру. Якщо встановити цей прапорець, QuickBooks використовує однорядковий формат для відображення всієї інформації в реєстрі, крім поля Memo.

Вікно реєстру в 1-рядковому дисплеї

Порівняйте два попередні малюнки, щоб побачити, як виглядає 1-рядковий дисплей. Реєстри можуть стати дуже довгими, а 1-рядковий дисплей корисний, коли ви переглядаєте довгий реєстр для чека або транзакції.