Як виписувати чеки в QuickBooks 2010

QuickBooks 2010 містить команду та вікно спеціально для запису та, можливо, друку чеків. Ви можете виписувати чеки в QuickBooks, записуючи інформацію про виведення коштів у відповідний рахунок.

1 Виберіть Банківські операції→ Виписати чеки.

QuickBooks відображає вікно Write Checks.

2У спадному списку Банківський рахунок виберіть рахунок.

Виберіть правильний рахунок, на який ви хочете виписати чек.

3У полі № вкажіть номер чека.

Якщо ви ще не знаєте номер чека, тому що не роздрукували чек, залиште поле № порожнім. Потім установіть прапорець «Підлягає друку», який з’являється приблизно посередині вікна «Написати чеки».

4У полі «Дата» запишіть дату написання або дату виписки чека.

Ви можете ввести дату перевірки у форматі мм/дд/рррр. Ви також можете вводити дати просто ммдд або м/дд, і QuickBooks перетворює їх у мм/дд/рррр.

Крім того, ви можете натиснути маленьку кнопку календаря, що з’явиться праворуч від поля «Дата», і вибрати день у спливаючому календарі, що з’явиться.

5У полі Pay to the Order Of вкажіть особу або компанію, якій ви оплачуєте чеком.

Якщо чек, який ви записуєте, є першим чеком, який ви коли-небудь виписували одержувачу, ви повинні ввести ім’я одержувача в поле. Якщо ви вже сплачували одержувачу платежу, натисніть кнопку зі стрілкою в правому кінці поля Оплатити за замовленням і виберіть одержувача зі спадного списку, що з’явиться.

6 Клацніть поле $ і введіть суму чека.

QuickBooks записує суму чека в рядку під полем Pay to the Order Of.

7 (Необов'язково) Введіть або відредагуйте адресу в блоці адреси.

Якщо хочете, ви можете використовувати адресний блок, щоб надати адресу одержувача платежу. QuickBooks записує ім’я одержувача платежу в першому рядку блоку адреси, коли ви заповнюєте поле Pay to the Order Of. Ви можете додати інші рядки до блоку адреси вручну. Однак зауважте, що якщо ви раніше вводили адресу для одержувача платежу (наприклад, коли ви востаннє записували чек одержувачу), QuickBooks повторно використовує цю адресу для наступних перевірок.

8 (Необов'язково) Надайте опис нагадування в полі Нагадування.

Наприклад, якщо ви збираєтеся роздрукувати чек, ви можете використовувати поле Пам’ятка, щоб ідентифікувати номер свого рахунку або номер рахунка-фактури, який сплачує чек.

9 (Необов'язково) Установіть прапорець Онлайн-оплата.

Якщо встановити цей прапорець, QuickBooks пізніше передає цю інформацію про чек у ваш банк разом із інструкціями щодо здійснення платежу.

10Якщо чек оплачує певні витрати або купує певний актив, натисніть вкладку Витрати, якщо вона ще не відображається.

Можливо, відкрилося вікно Write Checks з уже відображеною вкладкою Витрати.

11 Введіть відповідний рахунок у стовпці Рахунок і суму витрат або покупки в стовпці Сума.

Ця основна інформація пояснює, чому ви виписуєте чек і звідки надходять гроші.

12 (Необов'язково) У стовпці Пам'ятка надайте опис довідки для цього рядка відомостей про витрати.

Включіть деякі роз’яснення щодо покупки або витрат, якщо хочете.

13 (Необов’язково) Використовуйте стовпці Клієнт:Вакансія та Клас, щоб додатково описати та класифікувати рядок відомостей облікового запису.

Якщо ви класифікуєте витрати як витрати, понесені для певного клієнта або роботи, ви можете використовувати стовпець «Оплачуваний» (позначений значком), щоб указати, чи слід пізніше виставляти рахунок клієнту за цей елемент.

14 Клацніть вкладку «Елементи» у вікні Write Checks.

Ви використовуєте вкладку «Предмети», коли виписуєте чек на покупку предметів, показаних і описаних у вашому списку предметів.

15 Визначте предмет, який купуєте, ввівши код або назву предмета в стовпець Товар.

За бажанням відредагуйте опис елемента, показаний у стовпці Опис.

16У стовпцях «Кількість», «Вартість» і «Сума» опишіть кількість предметів і загальну вартість придбаних товарів.

Як і у вкладці «Витрати», QuickBooks дає вам можливість подальшої класифікації елемента за допомогою стовпців «Клієнт: Робота», «Рахунок» і «Клас».

17Якщо ви не хочете друкувати чек прямо зараз, натисніть кнопку Зберегти та закрити або Зберегти та створити.

Кнопка «Зберегти та закрити» зберігає чек, а також закриває вікно «Написати чеки». Натисніть кнопку «Зберегти та створити», щоб зберегти чек, а потім знову відобразіть вікно «Написати чеки», щоб ви могли записати ще один чек.

Якщо ви не хочете зберігати чек, натисніть кнопку Очистити.

18Якщо ви хочете надрукувати чеки пакетом, після того, як ви записали останній чек, який потрібно надрукувати, натисніть стрілку вниз праворуч від кнопки «Друк».

З’явиться меню «Друк».

Якщо ви хочете роздрукувати лише цей чек, натисніть кнопку Друк.

19 Виберіть команду «Пакетний друк».

Відкриється діалогове вікно Вибір чеків для друку.

20 Виберіть чеки, які потрібно надрукувати.

Натисніть, щоб вибрати їх.

21У текстовому полі «Номер першого чека» введіть номер форми першої перевірки, яку потрібно використовувати для друку, а потім натисніть «ОК».

QuickBooks відображає діалогове вікно Перевірки друку.

22У області «Стиль перевірок» виберіть перемикач для типу форм чеків, на яких ви друкуєте.

Якщо ви використовуєте стандартні чеки або чеки гаманця, вам також потрібно вказати кількість чеків.

23 Натисніть кнопку Друк.

Ви також можете роздрукувати форми чеків у пакеті, вибравши Файл→Друк форм→Чеки. QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір чеків для друку. Визначте, які чеки ви хочете надрукувати, натисніть OK і скористайтеся діалоговим вікном «Друк чеків», щоб завершити друк чеків.