Як використовувати QuickBooks 2015 Express Setup

QuickBooks 2015 забезпечує дуже швидкий процес налаштування в порівнянні з іншими програмами для бухгалтерського обліку і навіть з попередніми версіями програмного забезпечення QuickBooks. По суті, ви заповните кілька полів і натиснете кілька кнопок, і, вуаля, ви виявите, що в основному налаштували QuickBooks.

1 Виберіть використання експрес-налаштувань.

Коли відобразиться перше діалогове вікно налаштування QuickBooks, натисніть кнопку Експрес-старт. QuickBooks відображає діалогове вікно Розкажіть нам про свій бізнес.

2 Вкажіть назву компанії.

Вказане вами ім’я входить у звіти QuickBooks і відображається в рахунках-фактурах, які ви надсилаєте клієнтам. Відповідно, ви хочете використовувати свою «справжню» назву компанії. І якщо ваша компанія зареєстрована або створена як товариство з обмеженою відповідальністю (LLC), ви хочете використовувати правильний суфікс або абревіатуру у своєму імені.

3 Визначте свою галузь.

Коли ви вводите щось у поле «Галузь», QuickBooks перетворює поле на спадний список із зазначенням галузей, які він розпізнає. Ви можете вибрати галузь із цього списку.

Будьте уважні й обережні щодо галузі, яку ви вказуєте. QuickBooks створює для вас початковий план рахунків на основі галузі.

4 Визначте податкову декларацію, яку ви подаєте, та ідентифікаційний номер платника податків.

Використовуйте поле Тип компанії, щоб указати податкову декларацію, яку подає ваша компанія. Ви можете клацнути в цьому полі, а потім вибрати зі списку, який надає QuickBooks.

Список варіантів податкової декларації QuickBooks включає лише два варіанти для ТОВ: ТОВ з одним членом, які подають свої податки за допомогою податкової декларації власника ТОВ 1040, і ТОВ з кількома учасниками, які подають свої податки як партнерство, використовуючи податкову декларацію 1065.

Однак ТОВ також може подавати податки як корпорація S або звичайна корпорація C. Виберіть відповідний варіант.

Використовуйте поле Ідентифікаційний номер податку, щоб надати ідентифікаційний номер платника податків своєї компанії. Якщо ви фізична особа-підприємець без працівників, ваш ідентифікаційний податковий номер може бути вашим номером соціального страхування. У всіх інших випадках ідентифікаційним номером платника податків є ідентифікаційний номер роботодавця.

5 Укажіть, чи працюють у компанії люди.

Зауважимо, що ФОП не є найманим працівником у власному бізнесі. Крім того, партнери, оплачувані за виконану роботу в бізнесі, також не є працівниками. Партнери, наприклад, не отримують заробітну плату — їм платять щось, що називається гарантованими виплатами.

6 Натисніть кнопку Продовжити. На наступній сторінці введіть контактну інформацію своєї компанії.

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Введіть контактну інформацію вашої компанії», переконайтеся, що правильна назва компанії відображається в полі «Юридична назва». Потім заповніть решту адреси та контактної інформації.

Якщо ви коли-небудь вирішите змінити деяку частину інформації, яку ви ввели на попередній сторінці діалогового вікна налаштування QuickBooks, ви можете просто натиснути кнопку Назад, щоб створити резервну копію.

7Створіть файл даних QuickBooks.

Після того, як ви надасте контактну інформацію компанії, яку запитує QuickBooks, натисніть кнопку Створити файл компанії. QuickBooks створює файл даних, який використовуватиме для зберігання вашої фінансової інформації. Коли QuickBooks закінчить створення вашого файлу, він відобразить у вас файл компанії! діалогове вікно.

8 Визначте своїх клієнтів, постачальників і співробітників.

За допомогою файлу у вас є компанія! у діалоговому вікні натисніть кнопку Додати людей, з якими ви ведете бізнес. QuickBooks відображає інше діалогове вікно, яке запитує: «Можливо, чи зберігаються імена та адреси контактів в електронному вигляді в іншому місці, як-от Microsoft Outlook чи Google Gmail?»

Якщо у вас є ім’я контакту та інформація про адресу, збережена в іншому місці, яке QuickBooks отримає: Натисніть відповідну кнопку та дотримуйтесь інструкцій на екрані.

В іншому випадку: натисніть кнопку «Вставити з Excel» або «Ввести вручну», а потім «Продовжити».

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Додати людей, з якими ви ведете бізнес, використовуйте рядки відображеного робочого аркуша, щоб описати своїх клієнтів, постачальників і співробітників. Щоб ввести контакт у наступний порожній рядок

Виберіть опцію Клієнт, Постачальник або Співробітник (за потреби).

Опишіть контакт, використовуючи передбачені поля . Кожен контакт переходить у свій ряд.

Двічі натисніть кнопку «Продовжити», коли завершите ідентифікацію своїх контактів, щоб повернутися до файлу «У вас є компанія! діалогове вікно.

У першому стовпці Ім’я, який використовується для клієнтів і постачальників, введіть скорочене ім’я або псевдонім для контакту. Ви будете використовувати те, що ви вказали в стовпці Ім’я в QuickBooks, щоб посилатися на контакт, тож ви хочете використовувати щось коротке та солодке.

Якщо ви додаєте будь-яких клієнтів або постачальників, QuickBooks запитує про відкриті залишки. Вам не потрібно турбуватися про це на цьому етапі процесу налаштування QuickBooks.

9 Визначте предмети, які ви продаєте.

За допомогою файлу у вас є компанія! у діалоговому вікні натисніть кнопку Додати продукти та послуги, які ви продаєте. QuickBooks відображає інше діалогове вікно, яке запитує, який тип речей ви хочете описати: послуги, речі, які ви відстежуєте в інвентарі, речі, які є запасами, але які ви не відстежуєте, тощо. Натисніть відповідну кнопку.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Додати продукти та послуги, які ви продаєте, використовуйте рядки відображеного робочого аркуша, щоб описати продукт або послугу. Для будь-якого товару ви завжди вводите назву, опис і ціну. Однак для деяких елементів можна вказати набагато більш детальну інформацію, ніж лише цю скелетну інформацію. Натисніть кнопку Продовжити, коли завершите визначення своїх продуктів і послуг.

10 Опишіть свої банківські рахунки.

За допомогою файлу у вас є компанія! у діалоговому вікні натисніть кнопку Додати свої банківські рахунки. Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Додати свої банківські рахунки», скористайтеся таблицею, щоб описати кожен банківський рахунок вашої компанії: його назву, номер рахунку, баланс на дату конвертації та фактичну дату конвертації. Натисніть кнопку Продовжити, коли завершите ідентифікацію своїх банківських рахунків.

11 Почніть працювати з QuickBooks.

За допомогою файлу у вас є компанія! відобразиться діалогове вікно, натисніть кнопку Почати роботу. QuickBooks відображає вікно програми QuickBooks. Ви закінчили.