Як використовувати QuickBooks 2010 для виставлення рахунку клієнту за час

QuickBooks 2010 надає два методи для відстеження часу, який ви плануєте виставити за рахунок-фактуру як одиницю. Щоб відстежувати свій платний час, ви можете використовувати щотижневий табель робочого часу, або ви можете зарахувати чи записувати окремі дії. Жоден метод відстеження часу не є складним.

Використання тижневого табеля робочого часу для виставлення рахунків Quicken

Щоб використовувати метод щотижневого табеля, виконайте такі дії:

Виберіть Клієнти→Введіть час→Використовувати щотижневий розклад.

QuickBooks відображає вікно Тижневого розкладу.

Введіть співробітника, постачальника чи іншу особу, яка виконує послугу, у текстовому полі Ім’я.

Ви повинні мати можливість вибрати ім’я цієї особи зі спадного списку Ім’я. Якщо ви не можете знайти його в цьому списку, введіть ім’я людини в поле, а потім, коли буде запропоновано, скажіть QuickBooks, який список (співробітника, постачальника чи інші імена) слід додати.

Після того, як ви додали ім’я особи, яка виконує роботу, скористайтеся стовпцями вікна Щотижневого розкладу, щоб описати, за що ви виставляєте рахунок.

Введіть клієнта або роботу, для якої виконано роботу, код послуги, короткий опис або примітку, елемент заробітної плати (якщо ви використовуєте QuickBooks для нарахування заробітної плати), клас (якщо ви відстежуєте класи), а потім годин, витрачених на день.

Ви можете ввести скільки завгодно рядків у вікно Щотижневого розкладу. Кожен рядок відображається окремо в рахунку-фактурі. Інформація про примітки з’являється в області опису рахунка-фактури. З цієї причини ви хочете використовувати відповідні та описові примітки.

Оплачувані окремі дії QuickBook

Якщо ви хочете записувати діяльність з обслуговування, як вона відбувається, виконайте такі дії:

Виберіть Клієнти→Введіть час→Час/Введіть одну дію.

QuickBooks відображає вікно «Час/введіть одну дію».

Переконайтеся, що прапорець Оплачуваний у верхньому правому куті вікна встановлено.

Вибравши поле Оплачуваний, ви повідомляєте QuickBooks, що він повинен зберігати цей запис оплачуваної діяльності для подальшого включення в рахунок-фактуру.

Запишіть дату діяльності в текстове поле Дата.

Використовуйте текстове поле Ім’я, щоб ідентифікувати особу, яка виконує послугу.

У текстовому полі Customer:Job вкажіть клієнта або роботу, для якої виконується послуга.

Виберіть відповідну позицію послуги зі спадного списку Елемент послуги та відповідну позицію нарахування заробітної плати зі спадного списку Елемент заробітної плати.

(Необов’язково) Якщо ви відстежуєте заняття, то ви також можете використовувати спадний список «Клас», щоб класифікувати діяльність.

Запишіть короткий відповідний опис послуги в текстовому полі «Примітки».

Цей опис відображається в рахунку-фактурі, тому уважно ставтеся до того, що ви пишете.

Запишіть час, витрачений на послугу.

Ви можете вручну записати час, використовуючи текстове поле Тривалість, щоб ввести час. Або ви можете дозволити QuickBooks записувати час, який ви витратили на заняття, натиснувши кнопку «Пуск» у розділі «Тривалість», коли ви починаєте дію, і натиснувши кнопку «Зупинити», коли ви зупиняєте заняття. Якщо ви хочете призупинити таймер (наприклад, під час телефонного дзвінка), натисніть кнопку Пауза.

Після того, як ви опишете дію, яку ви виконуєте, у вікні «Час/введіть одну дію», натисніть кнопку «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб зберегти інформацію про діяльність.

Включно з оплатою за рахунок-фактуру через QuickBooks

Щоб додати до рахунку-фактури час та вартість, що підлягають оплаті, створіть стандартний рахунок-фактуру. Після того, як ви ідентифікуєте клієнта, для якого ви ввели час або витрати, QuickBooks відобразить вікно повідомлення із запитом, чи бажаєте ви виставити рахунок за будь-який час або витрати. Якщо натиснути Так, QuickBooks відобразить діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті.

На вкладці «Час» діалогового вікна «Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті», показано кожен із разів, який ви записали для клієнта:

• Щоб додати певний час до рахунку-фактури: клацніть стовпець Використовувати для кожного разу.

• Щоб вибрати всі часи: Натисніть кнопку Вибрати все.

Після того, як ви зробите свій вибір, натисніть OK. Потім QuickBooks додає кожен із цих часів, що підлягають оплаті, як рядки до рахунку-фактури. На цьому малюнку показано, як інформація про час, що підлягає оплаті, відображається у вікні Створення рахунків-фактур.