Як використовувати QuickBooks для управління бюджетом

Після того, як ви запишете свій бюджет у QuickBooks, ви можете порівняти свої фактичні фінансові результати з бюджетними сумами, вибравши команди з підменю «Бюджети та прогнози», яке відображається в QuickBooks. Коли ви вибираєте команду Звіти→Бюджети та прогнози, QuickBooks надає кілька звітів про бюджет, описаних у наведеному нижче списку:

• Огляд бюджету: у цьому звіті підсумовуються ваші бюджетні суми. Ви можете використовувати його, щоб переглянути та перевірити свій бюджет на помилки.

• Бюджет порівняно з фактичним: цей звіт дає змогу порівняти інформацію про фінансові результати з фактичною інформацією. Таким чином, звіт дає змогу порівняти ваші очікувані доходи та витрати з фактичними доходами та витратами.

• Ефективність бюджету прибутків і збитків: цей звіт дає змогу порівняти ваші фактичні доходи, витрати та прибутки з запланованими в бюджеті доходами, витратами та прибутками.

• Бюджет та фактичний графік: цей графік не є звітом. Це діаграма, яка показує бюджетну та фактичну інформацію.

• Огляд прогнозу. Цей звіт підсумовує прогноз QuickBooks. Прогноз в основному прогноз про ваших доходів в майбутньому і грошовий потік. Ви використовуєте прогнози, щоб планувати «що, якщо».

• Прогноз порівняно з фактичним: цей звіт порівнює прогноз із тим, що сталося насправді.

Те, як ви використовуєте інформацію звіту про бюджет, є ключовим, а також секретом отримання прибутку від ваших бюджетних зусиль. Завдяки добре сконструйованому, розумному бюджету, ви можете шукати розбіжності між вашим бюджетом і вашими реальними фінансовими результатами.

Ви хочете використовувати свій бюджет, щоб виявити ситуації, у яких, наприклад, стаття витрат занадто низька, стаття активів занадто висока або деяка цифра доходу відстає від того, що ви очікуєте. Розбіжності між очікуваними і фактичними результатами вказують на несподівані результати. Несподівані результати часто свідчать про проблеми. . . або можливості.

Подумайте про наведені нижче приклади дисперсії та про що вони можуть свідчити:

• Щомісячний дохід становить 40 000 доларів США замість 50 000 доларів США. Щомісячний дохід, який на 20 відсотків менше очікуваного, може свідчити про проблеми з вашим продуктом, проблеми з торговим персоналом або проблеми з клієнтами. У будь-якому випадку, якщо продажі становлять лише 80 відсотків того, що ви очікуєте, вам, ймовірно, потрібно негайно вжити коригуючих заходів.

• Залишки запасів становлять у середньому 50 000 доларів США на кінець місяця, а не 100 000 доларів США на кінець місяця. Нижчий, ніж очікувалося, баланс запасів може бути як хорошим, так і поганим. Кінцевий залишок запасів, який становить половину того, що ви очікуєте, може свідчити про те, що ви продаєте продукти набагато швидше, ніж очікували (і, отже, вам слід збільшити інвестиції в запаси та придбання запасів).

  Проте низькі інвестиції в запаси також можуть означати, що ви просто не отримуєте матеріали від своїх постачальників так швидко, як вони вам потрібні, і, як наслідок, ви ризикуєте втратити продажі через недостатній рівень запасів.

• Витрати на дослідження та розробки дорівнюють 50 000 доларів США на рік замість 25 000 доларів США на рік. Витрати на дослідження та розробки, які вдвічі перевищують очікувані, здаються поганими. Як може бути добре витрачати на витрати вдвічі більше, ніж ви очікуєте? Однак подвоєння витрат на дослідження та розробки може бути корисним, якщо ви несподівано інвестуєте в якийсь перспективний новий продукт, ідею чи технологію.

• Продажі певному класу клієнтів вищі на 50 відсотків. Припустимо, що ви використовували класи для відстеження продажів клієнтам всередині країни та за її межами. Якщо ви бачите, що зовсім несподівано продажі клієнтам за межами країни на 50 відсотків перевищують очікувані, це відхилення може свідчити про можливість продавати ще більше за межами країни.

  Можливо, доклавши більше зусиль і енергії, клієнти за межами країни можуть стати ще більшою частиною вашого бізнесу. Іноді розбіжності визначають можливості, які в іншому випадку ви б упустили.