Як використовувати інструмент QuickBooks Online Client Collaborator Tool

QuickBooks Online і QuickBooks Online Accountant містять інструмент, який називається Client Collaborator, який ви можете використовувати для спілкування зі своїм клієнтом щодо існуючих транзакцій. Client Collaborator – це двосторонній інструмент; ви або ваш клієнт можете надіслати повідомлення, а одержувач може відповісти. Подумайте про Client Collaborator як про спосіб надіслати текстове повідомлення за допомогою QBOA або QBO.

Ви можете повідомити про певні типи транзакцій, але не про інші. Загалом, ви можете повідомляти про оприлюднення транзакцій, таких як рахунки-фактури, рахунки, платежі клієнтам, чеки постачальникам та операції з кредитними картками. Але ви не знайдете кнопку «Розмова», про яку йдеться у цьому розділі, у вікнах для готівкових операцій та операцій без оприбуткування, таких як квитанції про продаж, видаткові операції, витрати, що підлягають оплаті, відстрочені платежі, кредитні авізо, а також вікна, пов’язані з виплатою заробітної плати та нарахуванням заробітної плати.

Хоча ви або ваш клієнт можете ініціювати обмін повідомленнями, почніть з інтерфейсу QBOA і опублікуйте повідомлення клієнту. Виконайте такі дії:

Відкрийте компанію-клієнт.

Відкрийте транзакцію, на яку ви запитаєте.

У верхньому правому куті вікна транзакції натисніть кнопку Розмова.

Створення повідомлення клієнту.

QBOA відображає нижню частину повідомлення, яка містить розділ «Діяльності».

Під час створення нової транзакції розділ «Діяльності» не відображається; він з'являється лише для раніше створених транзакцій.

У розділі Діяльність клацніть спадний список, щоб вибрати одержувача повідомлення.

Введіть своє повідомлення.

Натисніть Опублікувати.

QBOA надсилає електронне повідомлення одержувачу, і опубліковане повідомлення з’являється внизу розділу «Діяльності» разом із датою та часом опублікування повідомлення.

Опубліковані повідомлення відображаються під розділом «Діяльність».

Коли одержувач відкриває електронний лист, з’являється повідомлення, подібне до показаного, що пояснює, що повідомлення, що стосується певної транзакції, було опубліковано в компанії QBO одержувача.

Повідомлення електронної пошти, створене інструментом Client Collaborator.

Щоб переглянути повідомлення та відповісти, одержувач може натиснути посилання в повідомленні; посилання спочатку відображає сторінку входу в QBO, щоб клієнт міг увійти в свою компанію. Якщо ваш клієнт ініціює розмову, з’явиться сторінка входу QBOA.

Щойно клієнт увійде в систему, у верхньому правому куті домашньої сторінки компанії QBO, поруч зі значком шестерні, з’явиться кнопка «Розмова». Кнопка «Розмова» містить цифру 1, яка вказує, що клієнт має одне повідомлення, і клієнт може натиснути кнопку «Розмова», щоб переглянути повідомлення.

Якщо повідомлення існують, кнопка «Розмова» відображає кількість повідомлень, які очікують.

Якщо клієнт потім клацне повідомлення, відкриється транзакція, з якої походить повідомлення. Потім клієнт може прокрутити повідомлення вниз і в області «Дії» відповісти на повідомлення, вибравши одержувача, ввівши повідомлення та опублікувавши його. Співробітник клієнта продовжує процес, надсилаючи повідомлення електронною поштою про повідомлення одержувачу, який натискає посилання в повідомленні, щоб відкрити компанію, прочитати й відповісти. Розмова повідомлень продовжує відображатися в нижній частині транзакції.