Як використовувати вікно налаштування бюджетів QuickBooks

Після того як ви підготуєте бюджет, вам потрібно записати його в QuickBooks . Щоб створити новий бюджет у QuickBooks, виконайте такі дії:

1. Виберіть Компанія→Планування та бюджет→Налаштувати бюджети.

QuickBooks відкриває діалогове вікно Створення нового бюджету, показане на наступному малюнку, яке ви використовуєте для створення нового бюджету. (У закладі, ви б про це не здогадалися.)

Примітка. Якщо ви раніше встановлювали бюджет, QuickBooks відображає вікно «Налаштувати бюджети», а не діалогове вікно «Створити новий бюджет». Якщо QuickBooks відображає вікно «Налаштування бюджетів», вам потрібно натиснути кнопку «Створити новий бюджет», щоб відкрити діалогове вікно «Створити новий бюджет».

Діалогове вікно Створення нового бюджету

2. Виберіть період фінансового року.

Визначте фінансовий рік, на який ви плануєте бюджет. Для цього введіть фінансовий рік у надане текстове поле. Наприклад, якщо ви складаєте бюджет на 2021 фінансовий рік, скористайтеся кнопками, щоб змінити рік на 2021 рік.

3. Виберіть, чи створити бюджет прибутків і збитків чи балансовий бюджет.

Щоб створити бюджет прибутків і збитків, виберіть перемикач «Прибутки та збитки», натисніть «Далі» і перейдіть до кроку 4. Щоб створити бюджет балансу, виберіть перемикач «Баланс», натисніть «Готово» і перейдіть до кроку 5.

Зауважте, що ви використовуєте інший підхід до бюджетів прибутків і збитків і бюджетів балансу. Для бюджетів прибутків і збитків ви плануєте суму доходів або витрат, очікуваних для облікового запису на місяць. Для бюджетів балансу ви плануєте кінцевий залишок рахунку: кінцевий залишок рахунку, очікуваний для активу, зобов’язання або власного капіталу на кінець місяця.

4. У діалоговому вікні Додаткові критерії бюджету прибутків і збитків (див. наступний малюнок) вкажіть додаткові критерії бюджету прибутків і збитків і натисніть Далі.

Якщо ви вирішили створити бюджет прибутків і збитків на кроці 3, виберіть перемикач «Клієнт: Вакансія», щоб додатково розширити бюджет, включивши в нього деталі роботи; виберіть перемикач «Клас», щоб включити заняття у свій бюджет; або просто виберіть перемикач Без додаткових критеріїв.

Примітка. Щоб скласти бюджет за класами, спершу потрібно ввімкнути відстеження класу.

Вибір додаткових критеріїв бюджету прибутків і збитків

5. У діалоговому вікні «Створення нового бюджету» (див. наступний малюнок) виберіть, чи створити бюджет з нуля чи з попередніх даних.

Щоб створити бюджет з нуля та почати з чистого аркуша, виберіть перемикач Створити бюджет з нуля. Щоб створити бюджет на основі фактичних даних минулого року, виберіть перемикач «Створити бюджет з фактичних даних попереднього року».

Вибір створення бюджету з нуля

6. Після завершення натисніть Готово.

QuickBooks відображає вікно Налаштувати бюджети.

Вікно Налаштувати бюджети

Як працювати з наявним бюджетом

Щоб відредагувати наявний бюджет у QuickBooks, виконайте такі дії:

1. Виберіть Компанія→Планування та бюджет→Налаштувати бюджети.

QuickBooks відображає вікно Налаштувати бюджети. Ви використовуєте це вікно для запису суми, яку ви очікуєте для кожного доходу та витрат для кожного місяця протягом року, у якому ви складаєте бюджет.

2. Виберіть бюджет або створіть новий.

Виберіть бюджет, з яким ви хочете працювати, зі спадного списку Бюджет у верхній частині вікна. Щоб створити новий бюджет (ви можете мати скільки завгодно бюджетів), натисніть кнопку Створити новий бюджет. Щоб отримати допомогу щодо створення нового бюджету, перегляньте попередній розділ.

3. (Необов'язково) Виберіть клієнта.

Зазвичай ви бюджетуєте за рахунками. Якщо ви хочете скласти більш детальний бюджет, також оцінюючи суми для клієнтів, робочих місць або класів, ви можете використовувати розкривний список Поточний клієнт: Робота, щоб визначити конкретних клієнтів, від яких ви очікуєте дохід або для яких витрачаєте витрати.

Примітка. Вікно спадного списку «Клієнт: вакансія» не з’являється, якщо під час створення бюджету, з яким зараз працюєте, ви не вказали, що хочете скласти бюджет за клієнтом.

4. Запишіть бюджетні суми за кожен місяць фінансового року.

Введіть суми, які потрібно запланувати для кожного облікового запису, у відповідні стовпці місяця. Знову ж таки, пам’ятайте, що рахунки доходів і витрат закладаються в бюджет як сума, очікувана на місяць. Суми активів, зобов’язань та власного капіталу закладаються в бюджет як кінцевий залишок рахунку, очікуваний на місяць.

Щоб скопіювати бюджетну суму на один місяць у текстові поля для наступних місяців, натисніть кнопку Копіювати через.

5. (Необов’язково) Налаштуйте кількість рядків.

Якщо ви виявите, що річна загальна сума для облікового запису не така, як ви хотіли б, ви можете повернутися назад і змінити суми для кожного місяця, щоб вони дорівнювали правильному підсумку, або ви можете натиснути кнопку Налаштувати суми рядка . При натисканні цієї кнопки відкриється діалогове вікно «Коригувати кількість рядків», показане на наступному малюнку. Використовуйте спадний список «Почати з», щоб вибрати місяць, з якого потрібно розпочати (перший місяць або поточний вибраний). Потім виберіть, чи хочете ви збільшити чи зменшити суми, передбачені бюджетом, і на скільки (ввівши суму в доларах або відсоток). Натисніть OK, коли закінчите; QuickBooks закриває діалогове вікно.

Діалогове вікно Налаштувати кількість рядків

6. Повторіть у міру необхідності.

Повторіть кроки з 3 по 5 для кожного з рахунків, для яких потрібно записати бюджетні суми.

Так, я знаю, це велика робота. Щоб ви знали, у великих компаніях із сотнями чи тисячами співробітників двоє-троє людей витрачають більшу частину або навіть весь рік, працюючи з бюджетними даними.