Як використовувати вікно звіту в QuickBooks 2011

Якщо вам зручно працювати з Microsoft Windows, робота з вікном звіту QuickBooks має бути легкою. У верхньому краю вікна QuickBooks відображає як кнопки, так і поля. Ви використовуєте ці кнопки та поля, щоб змінити відображення вікна звіту та керувати інформацією, що відображається у вікні звіту.

Робота з кнопками вікна звіту

Вікно звіту зазвичай містить вісім різних кнопок: Змінити звіт, Запам’ятати, Друк, Надіслати електронною поштою, Експортувати, Приховати заголовок, Згорнути та Оновити.

• Змінити звіт: кнопка «Змінити звіт» відображає діалогове вікно «Змінити звіт». Ви використовуєте цю командну кнопку, щоб налаштувати звіт.

• Запам’ятати: кнопка «Запам’ятати» відображає діалогове вікно «Запам’ятати звіт». Після того, як ви запам’ятали ці параметри, пізніше ви зможете створити той самий звіт, вибравши збережений звіт у підменю Звіти→Збережені звіти.

  

• Друк: коли ви натискаєте «Друк», QuickBooks відображає діалогове вікно «Друк звітів», у якому можна вибрати, як і де слід друкувати звіт.

  

  Натисніть кнопку «Попередній перегляд» у діалоговому вікні «Друк звітів», щоб відкрити вікно попереднього перегляду. У вікні попереднього перегляду показано, як виглядатимуть ваші надруковані сторінки звіту.

• Електронна пошта: командна кнопка Надіслати електронною поштою дозволяє надіслати копію звіту електронною поштою як вкладення. Коли ви натискаєте Електронна пошта, QuickBooks запускає вашу програму електронної пошти для вас.

• Експорт: якщо натиснути кнопку «Експорт», QuickBooks відобразить вкладку «Основне» діалогового вікна «Експорт звіту», що дає змогу скопіювати інформацію звіту у файл, який може легко відкрити програма електронних таблиць, наприклад Microsoft Excel.

  

  Якщо ви хочете скопіювати звіт до наявної електронної таблиці Excel, виберіть параметр Існуюча книга Excel.

• Приховати заголовок: ви натискаєте кнопку Сховати заголовок, щоб видалити інформацію заголовка, наприклад назву компанії. Якщо ви приховаєте заголовок, ви можете знову натиснути кнопку Сховати заголовок, щоб він знову з’явився.

• Згорнути: кнопка Згорнути згортає деталі звіту. QuickBooks не показує підрахунки у згорнутому звіті, лише облікові записи. Щоб розгорнути звіт, який ви раніше згорнули, натисніть кнопку Розгорнути.

• Оновити: кнопка «Оновити» повідомляє QuickBooks оновлювати інформацію звіту щодо змін у файлі даних QuickBooks. Спочатку це звучить божевільно, але насправді ви можете залишити вікна звітів відкритими. Це означає, що у вікні звіту може відображатися звіт про прибутки та збитки, наприклад, за тиждень тому. Натиснувши кнопку Оновити, QuickBooks знає, що має оновити звіт щодо останніх змін.

Використання вікон звітів

У вікні звіту є п’ять полів: Дати, Від, До, Стовпці та Сортувати за. Ці поля також дозволяють керувати інформацією, яка відображається у вікні звіту, і зовнішнім виглядом інформації.

• Поле «Дати», «Від» і «До» дають змогу вказати QuickBooks, який інтервал звітності потрібно відображати у звіті. Ви використовуєте ці поля, щоб повідомити QuickBooks, за який місяць, квартал, рік чи що завгодно, що ви хочете підготувати звіт.

• У спадному списку Стовпці відображається набір варіантів стовпців. Спочатку QuickBooks відображає один стовпець загальної суми для звіту. Однак якщо ви створюєте, наприклад, звіт, який підсумовує річні дані про доходи та витрати, ви можете використовувати спадний список «Стовпці», щоб повідомити QuickBooks, що ви хочете бачити щомісячні стовпці.

• Розкривний список «Сортувати за» дає змогу вибрати порядок упорядкування інформації у звіті.