Як вибрати тип бюджетування в QuickBooks 2011

Перш ніж створювати та використовувати бюджет у QuickBooks, ви захочете розглянути три дуже корисні та поширені тактики бюджетування: бюджет на найвищому рівні, бюджет на нульовій основі та порівняльний аналіз. Жодна з цих трьох тактик не є складною, а QuickBooks робить її ще простішою. Напевно, ви вже знаєте і розумієте принаймні дві з них. Однак ви повинні враховувати всі ці тактики, коли ви створюєте офіційні та неформальні бюджети для свого бізнесу.

Топ-лайн бюджетування

Найпростіший бюджетний метод. Він бере дані минулого року чи минулого місяця та використовує їх для цьогорічного бюджету. Звичайно, якщо інфляція відбулася, бюджет верхнього ряду може збільшити показники минулого року або минулого місяця, використовуючи коефіцієнт інфляції. Або, навпаки, якщо бізнес трохи скоротився або впав у важкі часи, показники попереднього року або місяця можуть зменшитися на деяку суму.

Топ-лайн бюджет має принаймні пару аргументів на свою користь.

• Складання бюджету на найвищому рівні легко. Це щось велике в його користь. Інші методи складання бюджету часто дають набагато більше роботи.

• Топ-лайн бюджет базується на реальності. Цифри за минулий рік чи минулий місяць є реальними. Цей факт є унікальною перевагою для топ-лайн бюджету, якої інші тактики бюджетування не пропонують.

Проте, бюджетування на вищому рівні має добре відому слабкість: воно має тенденцію увічнити попередні рішення щодо поганого бюджетування.

Бюджет на основі нуля

Бюджет на нульовій основі є протилежністю бюджету верхньої лінії. Працює знизу вгору. Бюджет на основі нуля починається з індивідуальних рахунків доходів, витрат, активів, зобов’язань і власного капіталу. Він перевіряє конкретний обліковий запис, а потім намагається застосувати здоровий глузд і логіку, щоб визначити хорошу суму бюджету поштових витрат.

Перевага бюджету на основі нуля полягає в тому, що воно має тенденцію фіксувати погано прораховані раніше бюджетні суми. Це також змушує людей, які отримують вигоду або використовують певну бюджетну суму, відповідати за цю суму. Наприклад, якщо якийсь менеджер витратив 50 000 доларів США на витрати на відрядження минулого року, бюджетування з нульовою лінією змушує менеджера довести, використовуючи здоровий глузд і просту арифметику, що 50 000 доларів США на відрядження є розумними для цього року.

Бенчмаркінг

Порівняльний аналіз порівнює ваші фактичні або попередньо заплановані цифри з такою ж кількістю компаній такого ж розміру у вашій галузі. Якщо ви знаєте, на що витрачають гроші інші фірми чи інші приватні підприємці, ця інформація, ймовірно, допоможе вам скласти бюджет, що ви повинні або можете витратити. Проблема, звичайно, полягає в отриманні такої порівнянної інформації.

На щастя, отримати порівнянну інформацію легше, ніж більшість людей усвідомлює. Зазвичай ви можете отримати інформацію про фінансову статистику порівнянних фірм у вашій місцевій бібліотеці або через галузеві асоціації.

З’єднавши все це разом

Просто для запису, ви не повинні використовувати лише один підхід для формування бюджету. Ви можете використовувати основне бюджетування для деяких своїх номерів, а ви можете використовувати бюджет на основі нуля для інших номерів. А для дійсно важливих чи ключових показників у вашому бюджеті ви можете витратити час і зусилля, щоб порівняти свої показники з показниками компаній такого ж розміру у вашій галузі. Таким чином, добре складання бюджету поєднує ці три тактики бюджетування, щоб створити бюджет, який має сенс і дозволить вам спланувати свої фінанси на рік.