Як ввести операції з кредитною карткою в QuickBooks 2015

Якщо ви виберете команду «Банкінг→Використати реєстрацію» та виберете рахунок кредитної картки, QuickBooks відобразить реєстр кредитних карток. Реєстр кредитних карток працює як звичайне вікно реєстру, яке ви використовуєте для поточного рахунку. Ви вводите операції в рядках реєстру. Коли ви реєструєте плату, QuickBooks оновлює баланс кредитної картки та кредитний ліміт, що залишився.

Запис плати за кредитну картку

Запис плати за кредитну картку подібний до запису чека або зняття з банківського рахунку. Для ілюстрації припустимо, що ви заплатили за буріто та маргариту на суму 50 доларів у своєму улюбленому мексиканському ресторані La Cantina. Ось як ви реєструєте цю плату:

Виберіть Банківські операції→Введіть платежі з кредитної картки.

З’явиться вікно Введення платежів кредитної картки.

У спадному списку Кредитна картка виберіть кредитну картку, з якої ви стягнули витрати.

Клацніть стрілку вниз поруч зі списком кредитних карток, а потім виберіть картку зі спадного списку.

У полі Purchased From запишіть назву компанії, яку ви оплатили кредитною карткою.

Перемістіть курсор до рядка Purchased From і натисніть стрілку вниз. Ви бачите список імен. Виберіть один зі списку.

Якщо ви ніколи раніше не обідали в цьому чудовому закладі, виберіть Додати новий. Потім додайте назву компанії.

Виберіть відповідну кнопку, щоб указати, чи є транзакція покупкою чи кредитом.

Виберіть кнопку «Придбати/стягнути», якщо ви хочете записати покупку (що ви робите більшість часу і що вам показує цей приклад). Виберіть кнопку «Відшкодування/Кредит», якщо ви хочете записати кредит на свій рахунок (наприклад, якщо ви щось повернули).

Введіть дату платежу в поле Дата.

Перемістіть курсор до рядка «Дата» та введіть дату, використовуючи формат ММ/ДД/РРРР. Наприклад, введіть 06302015 або 6/30/15 за 30 червня 2015 року. Якщо ви вводите цю плату через два-три дні після факту, введіть дату стягнення плати. Використання цієї дати полегшує узгодження ваших записів із записами компанії вашої кредитної картки, коли ви отримаєте щомісячну виписку.

Введіть суму платежу в поле Сума.

Наведіть курсор на рядок Сума та введіть загальну суму платежу. Примітка. Не вводьте знак долара, але введіть крапку, щоб позначити десятковий знак.

(Необов’язково) Введіть опис нагадування в текстовому полі нагадування.

Перемістіть курсор до текстового поля нагадування та введіть конкретну причину, по якій ви стягуєте плату. У цьому випадку ви можете ввести « Важлива бізнес-нарада» або щось подібне.

Це поле з описом нагадування є хорошим місцем, щоб задокументувати бізнес-мету стягнення плати, що є вимогою податкового законодавства, якщо ви реєструєте плату за кредитну картку для подорожей, харчування або розваг.

Заповніть вкладку Витрати.

Ви використовуєте вкладку Витрати для запису ділових витрат.

Перейдіть до стовпця «Обліковий запис» на вкладці «Витрати», натисніть стрілку вниз і виберіть зі списку рахунок «Витрати» (швидше за все, «Подорожі та харчування: Харчування», якщо це був бізнес-ланч). Якщо ви введете тут ім’я, яке QuickBooks ще не знає, вам буде запропоновано створити рахунок витрат.

QuickBooks автоматично заповнює стовпець Сума, коли ви вводите суму в поле Сума. Введіть щось у стовпці Memo і призначте ці витрати клієнту: вакансія та клас, якщо хочете. Вам потрібно ввімкнути відстеження класу, якщо ви хочете призначити витрати на клас.

Заповніть вкладку Предмети.

Оскільки ця плата нараховується за їжу в ресторані, ви не вказуєте вартість. Однак, якщо ви стягуєте такі запаси, як пиломатеріали, запаси паперу тощо, ви заповнюєте вкладку Предмети.

Якщо у вас є замовлення на покупку (PO) у файлі постачальника, якого ви ввели в рядку Purchased From, QuickBooks повідомляє вам про це. Натисніть кнопку «Вибрати замовлення на замовлення», щоб переглянути список ваших замовлень на покупку, які не виконали у постачальника.

Запишіть плату, натиснувши кнопку «Зберегти та створити» або кнопку «Зберегти та закрити».

Плата записується в реєстрі кредитних карток.

Зміна тарифів, які ви вже ввели

Можливо, ви реєструєте плату за кредитну картку, а потім розумієте, що записали її неправильно. Або, можливо, вам не слід було це записувати взагалі, тому що ви не заплатили за бізнес-ланч.

Вам потрібно зайти до реєстру кредитних карток і відредагувати чи видалити плату, виконавши такі дії:

Виберіть Списки→План рахунків.

Ви побачите вікно План рахунків.

Двічі клацніть обліковий запис кредитної картки, де стягнуто невірну плату.

Як за магією, на екрані з’являється реєстр кредитних карток.

Виберіть транзакцію кредитної картки, яку потрібно видалити або змінити.

Це легко. Просто перемістіть курсор на транзакцію.

Анулювати, видалити або відредагувати транзакцію:

• Щоб анулювати транзакцію з кредитної картки, виберіть «Редагувати»→ «Анулювати стягнення кредитної картки», а потім натисніть «ОК».

• Щоб видалити трансакцію, виберіть «Редагувати»→ «Видалити плату з кредитної картки». QuickBooks відображає вікно повідомлення, яке запитує, чи дійсно ви хочете видалити транзакцію. Натисніть OK.

• Щоб відредагувати транзакцію, натисніть кнопку «Редагувати транзакцію» у верхній частині вікна. Ви повертаєтеся до вікна Введення платежів кредитної картки. Внесіть там зміни, а потім натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити. Ви також можете внести зміни в реєстрі кредитних карток, а потім натиснути кнопку Запис, коли закінчите.