Як ввести замовлення на покупку в QuickBooks Online

Компанії, які замовляють багато речей у постачальників, часто використовують замовлення на покупку, щоб відстежувати предмети замовлення. Замовлення на покупку в QuickBooks Online (QBO) не впливають на жоден з ваших облікових записів; натомість вони просто допомагають відстежувати те, що ви замовляєте. А коли замовлення надійде, ви можете порівняти товари, які надходять у двері, з тими, які вказані в замовленні на покупку, щоб переконатися, що вони відповідають.

Якщо ви плануєте використовувати замовлення на покупку, процес замовлення зазвичай відбувається таким чином:

• Ви розміщуєте замовлення у постачальника та вводите замовлення на покупку в QBO, яке відповідає замовленню, яке ви зробили.

• Ви отримуєте замовлені товари, як правило, разом із рахунком за товари; потім ви порівнюєте отримані елементи із замовленням на покупку та вводите рахунок за ці елементи. Зауважте, що іноді ви отримуєте рахунок без предметів або предмети без рахунку.

• Ви оплачуєте рахунок продавця.

Ви вводите замовлення на покупку за допомогою вікна транзакції замовлення на покупку; Ви можете відкрити це вікно зі сторінки «Видаткові операції» або з меню «Створити» (знак «плюс»). Типове замовлення на покупку виглядає так, як показано тут, і ви помітите, що вікно дуже нагадує вікно перевірки.

Вікно Замовлення на покупку.

Коли ви заповнюєте вікно транзакції замовлення на покупку, QBO призначає статус «Відкритий» замовленню на покупку; статус з'являється трохи нижче імені постачальника у верхньому лівому куті вікна транзакції.

Коли ви отримуєте товар, рахунок постачальника або і те, і інше, ви реєструєте рахунок або чек, видаткову операцію або плату за кредитною карткою, показуючи, що ви заплатили (або що ви заборгували) постачальнику.

Коли ви вибираєте постачальника, який має відкриті замовлення на покупку для будь-якого з цих типів трансакцій, у правій частині вікна з’являється панель із доступними замовленнями на покупку. Ви додаєте замовлення на покупку до транзакції так само, як додали рахунок до трансакції Чек: натиснувши кнопку Додати. Тут відкрито трансакцію Чек і вибрано постачальника, який має відкриті замовлення на покупку.

Вікно Перевірка з вибраним постачальником, який має відкриті замовлення на покупку.

Коли ви натискаєте кнопку «Додати», щоб додати замовлення на купівлю до транзакції, QBO додає рядки замовлення на покупку до першого доступного рядка в розділі «Відомості про позицію» операції «Перевірити». QBO також вказує під іменем постачальника, що транзакція Чека має одну пов’язану транзакцію.

Перевірка транзакції після додавання до неї замовлення на покупку.

Якщо ви збережете транзакцію Перевірка, а потім знову відкриєте замовлення на купівлю, QBO змінив статус замовлень на покупку з відкритих на закритий, щоб ви випадково не додали замовлення на купівлю до іншої транзакції.

Якщо ви додаєте неправильне замовлення на купівлю до трансакції, ви можете видалити рядок замовлення на покупку в розділі «Відомості про товар», натиснувши піктограму кошика у правому краю рядка.

QBO не може додати до транзакції лише частину замовлення на покупку. Отже, якщо ви отримуєте лише частину замовлення на купівлю, додайте замовлення на купівлю до своєї трансакції, а потім запишіть платіж за частину замовлення, яку ви отримали, видаливши рядки з чека про товари, які ви не отримали. Щоб продовжити відстеження невиконаної частини замовлення на купівлю, ви можете вручну закрити оригінальне замовлення на купівлю та створити нове замовлення, яке містить залишки неоплачених позицій; коли ви створюєте друге замовлення на покупку — по суті, зворотне замовлення — спробуйте призначити йому номер, який допоможе вам відстежувати його по відношенню до початкового замовлення на покупку.

Ви можете використовувати власні номери замовлень на покупку, якщо виберете Gear→Налаштування компанії→Витрати. Потім клацніть олівець поруч із Замовленнями на покупку, щоб відредагувати налаштування замовлень на покупку, установіть прапорець «Номери користувацьких транзакцій», а потім натисніть «Зберегти».

Якщо вам потрібно визначити відкриті замовлення на закупівлю, скористайтеся звітом Список відкритих замовлень на закупівлю.