Як боротися зі скороченням запасів

Хронічний головний біль, з яким доводиться стикатися багатьом власникам і менеджерам бізнесу, — це скорочення запасів. QuickBooks 2012 може допомогти вам вирішити цю проблему. Дуже ймовірно, іноді з найневинніших причин, що ваші записи про запаси завищують кількість предметів.

Коли це станеться, ви повинні відкоригувати свої записи. По суті, ви хочете зменшити як доларову вартість вашого інвентарю, так і кількість ваших предметів інвентарю.

Нижче наведено запис у журналі, який QuickBooks робить для запису цієї події. Ця запис у журналі дебетує відповідний рахунок витрат — у записі журналу 9 рахунок витрат — це витрати на скорочення — на суму 100 доларів США. Запис у журналі також має зарахувати рахунок інвентаризації на суму 100 доларів США.

Запис журналу 9: Реєстрація скорочення запасів

У QuickBooks ви насправді не записуєте офіційну запис у журналі, як показано тут. Ви використовуєте те, що називається робочою таблицею фізичного підрахунку, щоб налаштувати кількість предметів у вашому інвентарі до того, яким вони є насправді. Коли ви робите це коригування, QuickBooks автоматично кредитує залишок рахунку запасів і коригує кількість. QuickBooks також вимагає, щоб ви надали рахунок витрат, який він повинен дебетувати для усадки.

У старі часи підприємства порівнювали свої бухгалтерські записи з фізичними підрахунками товарно-матеріальних цінностей лише раз на рік. Насправді, щорічна інвентаризація була болісним ритуалом, через який проходили багато дистриб’юторів та роздрібних продавців.

Сьогодні більшість компаній виявили, що набагато краще проводити інвентаризацію протягом року. Цей підхід, який називається циклічним підрахунком, означає, що ви, ймовірно, кілька разів на рік порівнюєте свої бухгалтерські записи з фізичними підрахунками для ваших найцінніших речей.

Для предметів середньої цінності ви, ймовірно, порівнюєте облікові записи запасів із фізичними підрахунками один-два рази на рік. Використовуючи найменш цінні предмети запасів, ви, ймовірно, лише нерегулярно порівнюєте записи про запаси з фізичними підрахунками, і ви можете погодитися з певною неточністю.

Наприклад, замість того, щоб рахувати гвинти в якомусь контейнері, ви можете зважити контейнер, а потім оцінити кількість гвинтів. У будь-якому випадку вам потрібна якась система, яка дозволить вам порівняти ваші бухгалтерські записи з вашими фізичними підрахунками. Зменшення запасів і застарілість запасів представляють реальні витрати на ведення бізнесу, які ніяким іншим чином не будуть зафіксовані у ваших бухгалтерських записах.