Як балансувати на банківському рахунку в QuickBooks 2021

Збалансувати банківський рахунок у QuickBooks надзвичайно легко. Насправді, я зайду так далеко, щоб сказати, що якщо у вас є якісь проблеми, вони походять із . . . Ну, неакуратне ведення записів, яке передувало вашому використанню QuickBooks .

Досить цього балачки. Я почну з опису того, як ви звірите обліковий запис.

Надайте QuickBooks інформацію з виписки з банку

Під час звірки, як ви, напевно, знаєте, ви порівнюєте свої записи банківського рахунку з записами банку про той самий рахунок. Ви повинні бути в змозі пояснити будь-яку різницю між двома обліковими записами — зазвичай, вказуючи на написані вами чеки, які ще не очищені. (Іноді депозити потрапляють до тієї ж категорії; ви реєструєте депозит і надсилаєте його поштою, але банк ще не зарахував ваш рахунок.)

Отже, першим кроком є ​​надання інформації про банківський рахунок у QuickBooks. Ви отримуєте цю інформацію зі своєї щомісячної виписки. Надайте QuickBooks потрібні цифри, як показано нижче:

1. Виберіть «Банкінг→Узгодити» або клацніть піктограму «Узгодити» на головному екрані.

QuickBooks відображає діалогове вікно Почати звірку, як показано.

Якщо у вас є кілька банківських рахунків, можливо, доведеться вибрати рахунок, який потрібно звірити.

Діалогове вікно Почати звірку

2. Якщо вказаний банківський рахунок не є тим, який потрібно звірити, відкрийте спадне меню Рахунок і виберіть правильний рахунок.

3. Введіть дату банківської виписки в текстовому полі «Дата виписки».

Ви можете змінювати дату по одному дню за допомогою клавіш плюс (+) і мінус (–). Ви також можете натиснути кнопку «Календар» у правому кінці текстового поля «Дата виписки», щоб вибрати дату з календаря.

Перегляньте онлайн-шпаргалку для списку інших секретних прийомів редагування дати.

4. Перевірте початковий баланс банківської виписки.

QuickBooks відображає суму в розділі Початковий баланс на екрані.

5. Введіть кінцевий баланс із виписки з банку в текстовому полі Кінцевий баланс.

6. Введіть плату за обслуговування банку.

Якщо у виписці з банку зазначено плату за обслуговування, але ви ще не ввели її, перемістіть курсор до текстового поля Плата за послуги та введіть суму. (Наприклад, введіть 10 для плати за обслуговування в 10 доларів США.)

7. Введіть дату транзакції для транзакції з оплатою послуг.

QuickBooks додає один місяць до дати оплати за обслуговування з моменту останньої звірки. Якщо ця дата неправильна, введіть правильну.

8. Призначте плату за обслуговування банку на рахунок.

Введіть рахунок витрат, якому ви призначаєте плату за банківські послуги, у першому текстовому полі Рахунок — поруч із текстовим полем Дата. Активуйте спадне меню, клацнувши стрілку вниз, виділіть категорію за допомогою клавіш зі стрілками, а потім натисніть Enter. Б’юся об заклад, що ви фіксуєте ці витрати на рахунок банківських платежів, який QuickBooks встановлює за замовчуванням.

Якщо ви сказали QuickBooks, що також хочете відстежувати суми доходів і витрат за допомогою класів, QuickBooks додає текстові поля класу в діалогове вікно Почати звірку, щоб ви могли збирати цю інформацію.

9. Введіть процентний дохід на рахунку.

Якщо на рахунку нараховувалися відсотки за місяць, і ви ще не ввели цю цифру, введіть суму в текстовому полі «Зароблені відсотки».

10. Введіть дату операції для операції з процентним доходом.

Ви вже знаєте, як вводити дати. Я не буду втомлювати вас, пояснюючи це знову (але дивіться крок 3, якщо у вас виникнуть проблеми).

11. Призначте відсотки на рахунок.

У другому текстовому полі «Обліковий запис» введіть обліковий запис, якому слід призначити інтереси цього облікового запису. Б’юся об заклад, що ви реєструєте його в обліковому записі «Процентні доходи», який знаходиться в нижній частині спадного меню «Обліковий запис». Щоб вибрати категорію з меню Обліковий запис, активуйте меню, натиснувши стрілку вниз, виділіть категорію та натисніть Enter.

12. Натисніть кнопку Продовжити.

QuickBooks відображає вікно Reconcile, як показано.

Вікно узгодження

Позначте очищені чеки та депозити

У вікні Reconcile ви повідомляєте QuickBooks, які депозити та чеки були очищені в банку. (Цю інформацію див. у виписці з банку.) Виконайте такі дії:

1. Визначте перший депозит, який було очищено.

Ви знаєте, як це зробити, я впевнений. Просто перегляньте виписку з банку, щоб знайти перший депозит у списку.

2. Позначте перший очищений депозит як очищений.

Прокрутіть трансакції, перелічені в розділі «Депозити та інші кредити» у вікні «Узгодження», знайдіть депозит і клацніть його. Крім того, ви можете виділити депозит за допомогою клавіш Tab або стрілок, а потім натиснувши пробіл. QuickBooks ставить галочку навпроти депозиту, щоб позначити його як очищений, і оновлює очищений баланс виписки.

Якщо у вас є велика кількість депозитів, які потрібно очистити, і ви можете швидко їх визначити, натисніть кнопку Позначити все, а потім просто зніміть позначки з транзакцій, яких немає у виписці з банку. Щоб зняти позначку трансакції, натисніть її. Прапорець зникає.

3. Записуйте всі очищені, але відсутні депозити.

Якщо ви не можете знайти депозит у вікні звірки, ви ще не внесли його в реєстр. Я можу тільки здогадуватися, чому ви його не ввели. Можливо, ви просто забули. Закрийте або деактивуйте вікно узгодження, натиснувши кнопку Вийти. Тепер відкрийте реєстр і введіть депозит у реєстр звичайним способом. Щоб повернутися до вікна узгодження, відкрийте його знову або активуйте. Або, якщо хочете, виберіть «Банківські операції»→ «Здійснити депозити» та відкрийте екран депозиту прямо у верхній частині вікна «Узгодження». Запишіть депозит, а потім натисніть кнопку Зберегти та закрити. Коли ви знову відкриєте вікно Узгодження, депозит з’явиться в області Депозити та інші кредити.

4. Повторіть кроки 1–3 для всіх депозитів, зазначених у виписці з банку.

Переконайтеся, що дати збігаються і що суми депозитів правильні. Якщо вони ні, поверніться до трансакцій, щоб виправити їх. Щоб перейти до транзакції, натисніть кнопку «Перейти». Ви бачите вікно Виписування чеків або Здійснення депозитів, у якому спочатку була записана транзакція. Внесіть там виправлення, а потім натисніть Зберегти та закрити. Ви повертаєтеся до вікна узгодження.

5. Визначте перший чек, який скасовано.

Без поту, правда? Просто знайдіть перший чек або зняття коштів, зазначені у виписці з банку.

QuickBooks дає змогу сортувати трансакції, перелічені у вікні Узгодження, натискаючи заголовки стовпців у розділі Чеки та платежі та в розділі Депозити та інші кредити. Ви можете трохи поекспериментувати з цією зручною функцією. Сортування та пересортування трансакцій — особливо на банківських рахунках із великим обсягом транзакцій — часто полегшує роботу зі звірки банківського рахунку.

6. Позначте перший очищений чек як очищений.

Прокрутіть трансакції, перелічені в розділі Чеки та платежі вікна Узгодження; знайти перший чек; а потім клацніть його. Ви також можете виділити його, натиснувши Tab та клавішу зі стрілкою. Потім натисніть пробіл. QuickBooks вставляє галочку, щоб позначити цю транзакцію як очищену, і оновлює очищений баланс виписки.

7. Запишіть будь-які відсутні, але очищені чеки.

Якщо ви не можете знайти чек або зняття коштів у QuickBooks, вгадайте що? Ви ще не внесли його в реєстр. Закрийте або деактивуйте вікно узгодження, натиснувши його кнопку «Вийти» або активувавши інше вікно. Потім відобразіть реєстр і введіть чек або зняття. Щоб повернутися до вікна узгодження, знову відкрийте або активуйте його. Або ви можете вибрати Banking→Write Checks, створити чек у верхній частині вікна Reconcile, а потім натиснути кнопку Save & Close, щоб повернутися до екрана Reconcile і продовжити з того місця, де ви зупинилися.

8. Повторіть кроки 5–7 для всіх виплат, зазначених у виписці з банку.

Ці кроки не займають багато часу. Звірка мого рахунку щомісяця займає близько двох хвилин. Я не жартую і не перебільшую. Під двома хвилинами я дійсно маю на увазі дві хвилини.

Якщо різниця дорівнює нулю

Після того, як ви позначите всі очищені чеки та депозити, різниця між очищеним балансом для рахунку та кінцевим балансом банківської виписки має дорівнювати нулю. Зауважте, що я сказав, що слід — не буде.Фонове вікно на малюнку вище — це вікно Reconcile, в якому все є невимушеним. Бачите, що в нижньому правому куті вікна Reconcile на малюнку вище немає різниці? Це означає, що ваш банківський рахунок і файл QuickBooks синхронізовані. Якщо різниця невелика, знайдіть невеликі відмінності між сумами чеків у реєстрі та фактично виписаними чеками у виписці з банку. Якщо ви виявите розбіжність з конкретним чеком, натисніть кнопку «Перейти», щоб перейти до чека та змінити суму. Натисніть «Зберегти та закрити», щоб повернутися до вікна «Узгодження».

Діалогове вікно Вибір звіту про звірку

Якщо різниця дорівнює нулю, ви закінчили. Натисніть кнопку Узгодити зараз. QuickBooks відображає вікно з вітальним повідомленням (див. малюнок вище), яке повідомляє, що звірка завершена. У нагороду за те, що ви були таким хорошим хлопчиком чи дівчинкою, у вікні повідомлення буде запитано, чи бажаєте ви надрукувати безкоштовний, сплачений за всі витрати, підсумковий або детальний звіт про звірку. Натисніть «Резюме» або «Докладно», а потім натисніть «ОК», якщо ви хочете надрукувати звіт; інакше просто натисніть Закрити.

Не можете вирішити, чи друкувати звіт звірки? Якщо ви не є бухгалтером або бухгалтером, який звіряє банківський рахунок для когось іншого — наприклад, вашого роботодавця чи клієнта — вам не потрібно друкувати звіт про звірку. Все, що робить друк, це підтверджує, що ви звірили рахунок. (Взагалі, цей доказ є причиною, чому вам слід роздрукувати звіт, якщо ви бухгалтер або бухгалтер. Людина, для якої ви звіряєте рахунок, знатиме, що ви виконали свою роботу, і матиме аркуш паперу, на який можна звернутися з будь-якими запитаннями.) Крім того, ви завжди можете повернутися та роздрукувати звіт пізніше, якщо це необхідно. Щоб отримати доступ до звітів про звірку, збережених QuickBooks, виберіть Звіти→ Банківські операції→ Попередня звірка.

Тепер кожен депозит, зняття та чек, які ви очистили, позначені галочкою у вашому реєстрі. Якщо ви мені не вірите, відкрийте реєстр і дізнайтеся.

Якщо різниця не дорівнює нулю

Якщо різниця не дорівнює нулю, у вас є проблема. Якщо натиснути кнопку «Узгодити зараз», QuickBooks покаже діалогове вікно «Узгодити коригування», наведене нижче. Це діалогове вікно повідомляє вам, наскільки незбалансований ваш обліковий запис, і запитує, чи бажаєте ви відкоригувати свій незбалансований рахунок.

Діалогове вікно Узгодження коригування

Натисніть кнопку «Повернутися до узгодження», якщо ви хочете повернутися до вікна узгодження та почати пошук відсутньої або неправильно введеної транзакції.

Якщо ви хочете примусово узгодити дві суми, натисніть OK. Змусити обидві суми узгодити – не дуже гарна ідея. Для цього QuickBooks додає очищену транзакцію, що дорівнює різниці.

Як правило, найкращим підходом є відкладення звірки (натиснувши кнопку Залишити звірку) і не вирішувати коригування балансу банківського рахунку, оскільки ви можете виявити та виправити проблему пізніше, коли у вас з’являться нові очі. Потім ви можете перезапустити звірку та завершити роботу. (Ви перезапускаєте звірку так само, як і створюєте.)