Що станеться, якщо стиснути файл компанії QuickBooks

Процес ущільнення файлів QuickBooks виконує дві речі: Команда QuickBooks Condense створює постійну копію файлу даних QuickBooks (називається архівною копією файлу); процес ущільнення файлів зменшує файл даних, підсумовуючи багато старих закритих, детальних транзакцій, які використовують великі записи журналу-монстра.

Оскільки це ущільнення та архівування може бути дещо заплутаним, ось короткий підсумок того, що саме відбувається, коли ви ущільнюєте корпоративний файл QuickBooks. Ось що зазвичай QuickBooks робить під час процесу:

• Зберігає архівну копію файлів вашої компанії: Коли ви згортаєте корпоративний файл QuickBooks, QuickBooks зберігає архівну копію цього файлу.

• Видаляє старі закриті транзакції: як частина процесу ущільнення QuickBooks дає вам можливість видалити старі закриті транзакції з поточної робочої версії файлу компанії QuickBooks. Пам’ятайте, що при архівуванні створюється архівна копія корпоративного файлу QuickBooks.

  Однак у вас все ще є робоча версія корпоративного файлу QuickBooks, і саме ця поточна робоча версія файлу компанії QuickBooks очищається або згортається шляхом видалення старих закритих транзакцій.

  Закриті транзакції – це транзакції, які QuickBooks більше не потрібно детально відстежувати. Наприклад, старий рахунок-фактура клієнта — після його оплати — є закритою транзакцією. Старий чек, виписаний якомусь постачальнику — після того, як він очищений банк — є закритою трансакцією.

• Підсумує старі закриті транзакції: оскільки старі закриті транзакції видаляються з файлу даних QuickBooks, ущільнення зазвичай створює підсумкові щомісячні записи в журналі для старих закритих транзакцій і розміщує ці підсумкові транзакції в поточній робочій версії файлу даних QuickBooks.

  Ці зведені щомісячні записи дають змогу продовжувати складати щомісячні фінансові звіти. Наприклад, навіть якщо архівування видаляє всі старі закриті операції, наприклад, за січень 2011 року, ви все одно можете створити фінансові звіти за січень 2011 року в 2014 році. Для створення щомісячних фінансових звітів за січень 2011 року QuickBooks використовує підсумкові щомісячні записи в журналі.

• Очищає аудиторський слід: QuickBooks зберігає аудиторський слід, який показує, хто які транзакції вводив. Один майже прихований ефект очищення файлів даних QuickBooks стосується аудиторського сліду. Якщо ви очистите корпоративний файл і вкажете, що файл компанії має бути стиснутий, QuickBooks очищає аудиторський слід до дати «вилучені закриті транзакції до або раніше».

  Іншими словами, протягом періоду часу, протягом якого QuickBooks видаляє старі закриті транзакції, він також видаляє аудиторський слід цих транзакцій.

Процес згортання файлу зазвичай означає створення копії файлу даних QuickBooks, який ви зберігаєте та прибираєте кудись, а потім створюєте зменшену версію робочого файлу компанії. Однак команда, яку ви використовуєте для ущільнення корпоративного файлу QuickBooks, також дозволяє створювати майже порожні файли компанії.

Більшості людей ніколи не потрібно використовувати цю опцію. Лише одна категорія користувачів QuickBooks, які можуть захотіти створити майже порожні файли компанії: CPA та консультанти (які хочуть повторно використовувати файл компанії для іншого бізнес-підрозділу або клієнта) можуть захотіти використовувати цю команду для створення файлів даних компанії, які містять багато списки вже створені.