Що робить конденсація файлів компанії QuickBooks?

Процес ущільнення файлів QuickBooks виконує дві речі. Команда QuickBooks Condense створює постійну копію файлу даних QuickBooks. (Ця копія називається архівною копією файлу.) Процес ущільнення файлу також зменшує файл даних, підсумовуючи багато старих закритих, детальних транзакцій, які використовують записи журналу-монстра.

Архівна копія файлу компанія складає знімок файлу компанії , як вона існувала в певний момент часу. Якщо у когось пізніше виникне запитання — можливо, у вашого бухгалтера, федерального або державного аудитора — ви можете використати архівну копію файлу даних, щоб показати, як виглядав файл компанії в певний момент часу.

Ось що зазвичай QuickBooks робить під час процесу:

• Зберігає архівну копію файлів вашої компанії: Коли ви згортаєте корпоративний файл QuickBooks, QuickBooks зберігає архівну копію цього файлу.
• Видаляє закриті транзакції: як частина процесу згущення QuickBooks дає вам можливість видалити старі закриті транзакції з поточної робочої версії файлу компанії QuickBooks. Пам’ятайте, що при архівуванні створюється архівна копія корпоративного файлу QuickBooks. Однак у вас все ще є робоча версія корпоративного файлу QuickBooks, і саме ця поточна робоча версія файлу компанії QuickBooks очищається або згортається шляхом видалення старих закритих транзакцій.

Закриті транзакції – це транзакції, які QuickBooks більше не потрібно детально відстежувати. Старий рахунок-фактура клієнта — після його оплати — є закритою транзакцією. Старий чек, виписаний якомусь постачальнику — після того, як він очищений банк — є закритою трансакцією.

• Підсумує закриті транзакції: оскільки старі закриті транзакції видаляються з файлу даних QuickBooks, ущільнення зазвичай створює підсумкові щомісячні записи в журналі для старих закритих транзакцій і розміщує ці підсумкові транзакції в поточній робочій версії файлу даних QuickBooks. Ці зведені щомісячні записи дають змогу продовжувати складати щомісячні фінансові звіти. Незважаючи на те, що архівування видаляє всі старі закриті транзакції, скажімо, за січень 2020 року, ви все одно можете складати фінансові звіти за січень 2020 року в 2021 році. Щоб складати щомісячні фінансові звіти за січень 2020 року, QuickBooks використовує підсумкові щомісячні записи в журналі.
• Очищає аудиторський слід: QuickBooks зберігає аудиторський слід, який показує, хто вводив які транзакції. Один майже прихований ефект очищення файлів даних QuickBooks стосується аудиторського сліду. Якщо ви очистите корпоративний файл і вкажете, що файл компанії має бути стиснутий, QuickBooks очищає аудиторський слід до дати «вилучені закриті транзакції до або раніше». Іншими словами, протягом періоду часу, протягом якого QuickBooks видаляє старі закриті транзакції, він також видаляє аудиторський слід цих транзакцій.

Процес згущення файлу зазвичай означає створення копії файлу даних QuickBooks, який ви кудись прибираєте, а потім створення зменшеної версії робочого файлу компанії. Однак команда, яку ви використовуєте для ущільнення корпоративного файлу QuickBooks, також дозволяє створювати майже порожні файли компанії. Більшості людей ніколи не потрібно використовувати цю опцію. Я можу згадати лише одну категорію користувачів QuickBooks, які можуть захотіти створити майже порожні файли компанії: CPA та консультанти (які хочуть повторно використовувати файл компанії для іншого підрозділу або клієнта) можуть захотіти використовувати цю команду для створення файлів даних компанії у яких уже створено багато списків. Я не вдаюся в подальші деталі створення майже порожнього файлу компанії за допомогою команди архівування, але ви повинні знати, що він там є.

Основи очищення

Коли ви розумієте, що таке архівування, процес досить простий. Щоб стиснути корпоративний файл QuickBooks, виконайте такі дії:

1. Виберіть Файл→ Утиліти→ Стиснути дані.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Condense Data.

Діалогове вікно «Згорнути файл вашої компанії».

2. Виберіть перемикач «Видалити транзакції, які ви вибрали з файлу компанії», а потім натисніть «Далі».

Відкриється діалогове вікно Condense Data.

3. Виберіть перемикач «Транзакції до певної дати».

Цей параметр (показаний тут) повідомляє QuickBooks, що ви хочете зробити дві речі: створити архівну копію файлу даних QuickBooks і зменшити робочий файл компанії, щоб він не був таким великим. QuickBooks зменшує розмір робочої версії файлу даних компанії, видаляючи старі закриті транзакції, якщо на кроці 2 ви вирішите видалити транзакції.

Діалогове вікно Condense Data

4. Вкажіть дату Видалити транзакції до.

Щоб вказати дату, до якої закриті операції мають бути видалені, введіть дату в поле дати. Якщо ви хочете стиснути файл, наприклад, видаливши транзакції до 31 грудня 2020 року, введіть 1/1/2021 у поле дати. Однак вам не потрібно відчувати компульсивність щодо видалення купи закритих транзакцій. Ви видаляєте закриті транзакції, лише якщо ваш корпоративний файл QuickBooks стає занадто великим. Ви можете легко працювати з корпоративним файлом QuickBooks розміром 25 МБ, 50 МБ або навіть 100 МБ (мегабайт).

Хоча, як правило, ви згущуєте файл QuickBooks, видаляючи старі закриті транзакції, команда Condense також створює файли без транзакцій і файли лише з певним діапазоном даних транзакцій. Щоб створити файл, який містить списки та параметри, але без транзакцій, виберіть перемикач Усі транзакції. До речі, ви можете використати параметр Усі транзакції, щоб створити майже порожній файл, який можна було б використовувати повторно (наприклад, для навчання). Щоб створити файл QuickBooks, який містить певний діапазон транзакцій, виберіть перемикач «Транзакції за межами діапазону дат», а потім введіть дати, які закінчують діапазон, у полях «До» та «Після».

5. Натисніть «Далі», коли завершите вказувати, які транзакції QuickBooks має видалити.

QuickBooks відображає діалогове вікно Condense Data.

Третє діалогове вікно Condense Data

6. Укажіть, як слід підсумовувати операції.

Якщо ви хочете підсумувати історичні транзакції, QuickBooks використовує третє діалогове вікно Condense Data, щоб запитати, як він повинен узагальнити історичні дані: з одним підсумковим записом у журналі, з місячними підсумковими записами в журналі або взагалі без підсумків. Виберіть перемикач, який відповідає потрібному підходу підсумовування. (Зазвичай ви вибираєте другий варіант — щоб QuickBooks створював щомісячні підсумкові записи в журналі — щоб ви все ще могли створювати значущі порівняльні щомісячні звіти.)

7. Натисніть Далі, коли закінчите вказувати, як QuickBooks має підсумовувати транзакції.

QuickBooks відображає четверте діалогове вікно Condense Data, як показано.

Четверте діалогове вікно Condense Data

8. Укажіть, як слід ущільнювати операції інвентаризації, і натисніть Далі.

Якщо ваш файл QuickBooks містить операції з інвентаризацією, QuickBooks рекомендує видалити старі операції з інвентаризацією. Коли QuickBooks відобразить четверте діалогове вікно згущення даних, ви можете вказати QuickBooks зробити саме це, вибравши перемикач Підсумувати операції з запасами (рекомендовано). (Якщо ви не хочете видаляти старі транзакції, виберіть перемикач Зберегти відомості про трансакцію інвентаризації.)

Натиснувши кнопку «Далі», ви перейдете до п’ятого діалогового вікна «Згущення даних» (не показано), яке запитує, які транзакції слід вважати закритими.

9. Укажіть, які транзакції потрібно видалити, і натисніть Далі.

QuickBooks просить надати трохи більше інформації про те, що саме є закритою або старою транзакцією, яку слід видалити. Ви встановлюєте прапорці, щоб вказати, чи потрібно видаляти транзакції до дати видалення, навіть якщо вони не очищені, позначені як «Для друку», позначені як «Відправити» тощо.

Натиснувши кнопку «Далі», ви перейдете до шостого діалогового вікна «Згущення даних».

Шосте діалогове вікно Condense Data

10. Укажіть будь-яке очищення списку, яке має відбутися, і натисніть Далі.

Використовуйте шосте діалогове вікно Condense Data, щоб повідомити QuickBooks, що на додаток до видалення старих закритих транзакцій воно має очистити деякі списки. Ви можете встановити прапорці, які повідомляють QuickBooks видаляти невикористані облікові записи, невикористаних клієнтів, невикористаних постачальників тощо. Очищаючи свій список шляхом видалення невикористаних елементів списку, ви не тільки зменшуєте розмір корпоративного файлу, але й полегшуєте людям роботу зі списком.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», QuickBooks відображає сьоме діалогове вікно Condense Data, як показано тут. Діалогове вікно повідомляє, що процес архівування починається з того, що QuickBooks робить копію файлу даних, і що операція згущення може зайняти кілька хвилин або навіть кілька годин для завершення.

Сьоме, і останнє, діалогове вікно Condense Data

11. Натисніть Почати ущільнення.

QuickBooks починає процес ущільнення файлу даних.

12. Коли з'явиться запит, створіть резервну копію файлу даних.

На початку процесу згущення QuickBooks запропонує вам створити резервну копію файлу компанії QuickBooks. Резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks як частина операції згущення працює так само, як і резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks в будь-який інший час. Якщо у вас виникли запитання щодо того, як створити резервну копію корпоративного файлу QuickBooks, перегляньте розділ «Основи резервного копіювання» раніше в цьому розділі.

Після створення резервної копії файлу компанії QuickBooks QuickBooks зберігає архівну копію файлу компанії, а потім очищає робочу версію файлу компанії відповідно до ваших інструкцій. Знову ж таки, як було зазначено на попередніх кроках, процес очищення може зайняти лише кілька хвилин або кілька годин, якщо ваш файл дуже великий.

Деякі стратегії очищення та архівування

Вирішити, коли і як ви хочете очистити або заархівувати свій корпоративний файл QuickBooks, здебільшого залежить від здорового глузду. Перше подумайте про те, чи потрібно взагалі стиснути файл компанії. Якщо QuickBooks все ще працює з розумною швидкістю, якщо ви не зійшли з розуму через багато невикористаних елементів у списках, або якщо файл даних не став жахливо великим (більше 100 МБ або близько того), вам може не знадобитися конденсувати. У багатьох випадках ви не досягнете користі від очищення. І якщо ви не приберете, ви все одно матимете повні, детальні фінансові записи під рукою.

Мій технічний редактор хоче, щоб я вказав на щось тут: він зазначає, що виконання операції очищення не обов’язково зменшує розмір файлу даних QuickBooks настільки, наскільки це можливо. Він каже , що , таким чином, що якщо ви дійсно повинні мати менший розмір файлу даних, ви повинні спочатку виконати операцію очищення , а потім зберегти і відновити портативний QuickBooks файл даних.

Ось ще одна ідея здорового глузду щодо очищення та архівування файлів компанії QuickBooks: Вам слід створити архівну копію файлу даних QuickBooks. Насправді, я рекомендую вам створити архівну копію файлу даних QuickBooks наприкінці року, після того, як ви або ваш CPA внесете будь-які остаточні зміни за рік. Це чудова ідея створити архівну копію файлу даних QuickBooks, який використовується для підготовки вашої податкової декларації та будь-яких фінансових звітів, тому що ви завжди можете пізніше пояснити деяку кількість у податковій декларації або фінансовому звіті, переглянувши архівну копію даних. файл.

Однією з проблем використання QuickBooks є те, що люди можуть навмисно або ненавмисно змінити старі транзакції. На жаль, це означає, що хтось може змінити транзакції у файлі даних QuickBooks за попередній рік. Коли ця зміна станеться, хтось, хто пізніше перегляне файл даних QuickBooks, може не мати змоги пояснити число в податковій декларації або фінансовому звіті. Якщо хтось повертається, щоб змінити операцію за попередній рік, і ця трансакція використовується для обчислення загального доходу за рік, ви більше не зможете використовувати дані QuickBooks для пояснення цифр у вашій податковій декларації та фінансових звітах про загальний дохід. Це має сенс, правда?

На щастя, маючи архівну копію файлу даних QuickBooks — файлу даних QuickBooks, який надав номери у вашій податковій декларації та фінансовій звітності — ви завжди можете побачити, які транзакції QuickBooks підтримують певний номер податкової декларації або номер фінансової звітності. Якщо ви до цих пір плутають про цю точці - і це трохи складніше - зверніться до податкового консультанта або ваш CPA про проблему. Він чи вона може пояснити вам небезпеку змін у даних QuickBooks, які були використані для підготовки звіту чи фінансового звіту після того, як цей звіт був підготовлений, або після того, як ці фінансові звіти були опубліковані та розповсюджені.