Шпаргалка QuickBooks 2008 для LuckyTemplates

Ваші бізнес-активи можуть включати вашу здатність працювати з бухгалтерським програмним забезпеченням QuickBooks. Ця зручна шпаргалка допоможе вам розвинути свої бухгалтерські ноу-хау — від керування файлами даних до підготовки нарахування заробітної плати, складання списку товарів і відстеження замовлень на закупівлю за допомогою QuickBooks 2008.

Як встановити дату закриття та пароль у QuickBooks

QuickBooks не вимагає від вас і навіть не дозволяє вам «закривати» місяці та роки, як це робили старі системи ручного обліку. (Коли ви «закривали» старий звітний період, ви фактично обнуляли рахунки доходів і витрат і перераховували чисту суму на рахунки власного капіталу.)

Однак QuickBooks дозволяє використовувати дату закриття та пароль. Дата закриття не дозволяє комусь здійснювати транзакції раніше зазначеної дати. Наприклад, якщо ви встановлюєте пароль на закриття, хтось повинен надати цей пароль перед введенням транзакції або зміною дати транзакції, датою до дати закриття. Якщо ви не встановите пароль для закриття, хтось намагається ввести або змінити транзакцію, дату перед датою закриття, отримує попередження, але він чи вона все одно може створити або змінити запис.

Щоб встановити дату закриття, виберіть «Редагувати»→ «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерський облік», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім введіть дату закриття (ймовірно, кінець останнього завершеного року) у полі «Дата, через яку книги закриті». Щоб використати пароль закриття, натисніть кнопку «Встановити пароль» і скористайтеся діалоговим вікном, яке відображається в QuickBooks, щоб створити пароль закриття.

Підготовка до нарахування заробітної плати за допомогою QuickBooks 2008

Якщо ви хочете скористатися одним із варіантів послуги QuickBooks Payroll, тому що хочете заощадити гроші, ви не боїтеся невеликої паперової роботи, або, можливо, вам потрібна додаткова гнучкість, яка забезпечується під час самостійного виконання, вам потрібно зареєструватися на відповідний смак послуги.

Щоб налаштувати послугу нарахування заробітної плати, приготуйтеся зайти в Інтернет. Виконайте такі дії:

У QuickBooks виберіть Співробітники→ Заробітна плата→ Замовити службу нарахування заробітної плати.

QuickBooks підключається до Інтернету та відображає першу сторінку багатосторінкової веб-форми, яка дає змогу підписати й налаштувати службу QuickBooks Payroll.

Дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Примітка. Налаштування служби QuickBooks Payroll вимагає, щоб у вас була точна інформація про заробітну плату за останній рік для всіх ваших співробітників, а також інформація про державну ставку утримання. Ви захочете зібрати всю цю інформацію, перш ніж почати. Процес встановлення заробітної плати — за умови, що у вас є інформація під рукою і що у вас є лише кілька працівників — не займе більше півгодини.

Заплануйте свою зарплату.

Після того, як ви зареєструєтеся (і опосередковано налаштуєте) службу QuickBooks Payroll, вам потрібно запланувати свої майбутні дії з нарахування заробітної плати. Для цього виберіть команду Співробітники →Додати або редагувати розклади заробітної плати.

Коли QuickBooks відобразить вікно Список розкладів заробітної плати, натисніть кнопку Розклад заробітної плати, а потім — Створити. Коли QuickBooks запитає, опишіть платню, яку плануєте. Наприклад, якщо ви налаштовуєте щотижневу платіжну таблицю, назвіть її приблизно на зразок розрахунку заробітної плати за п’ятницю. Крім того, опишіть частоту як щотижня, два тижні, півмісяця тощо.

Опишіть своїх співробітників.

Вам потрібно описати кожного зі своїх співробітників, а також визначити, до якого графіка заробітної плати вони належать. Виберіть «Співробітники»→ «Центр працівників». Натисніть кнопку «Новий співробітник». Потім скористайтеся вкладками вікна, яке відображає QuickBooks, щоб указати ім’я співробітника, адресу, номер соціального страхування тощо. Зауважте, що ви використовуєте вкладку Розрахунок заробітної плати та компенсації, щоб вказати заробітну плату працівника та призначити працівника до запланованої заробітної плати.

Деактивація елементів списку в QuickBooks 2008

Однією з чудових функцій QuickBooks є те, що вона дає змогу спростити свої списки, приховуючи елементи, які більше не активні, у тому числі ті, які ви очікуєте знову стати активними пізніше. Якщо у вас є сезонні працівники, ви можете приховати їх зі свого списку співробітників у пори року, коли вони не працюють. Або якщо ви продаєте пам’ятні брелоки лише кожні п’ять років, ви можете запобігти тому, щоб вони не захаращували ваш список речей у неробочі роки. Ви також можете деактивувати клієнтів і постачальників з їхніх відповідних списків.

Щоб деактивувати щось зі списку, все, що вам потрібно зробити, це відкрити список і двічі клацнути елемент. Коли QuickBooks відкриє елемент, співробітника, клієнта або постачальника, якого потрібно деактивувати, установіть прапорець «Елемент неактивний». (Назва прапорця змінюється залежно від того, що ви намагаєтеся деактивувати.) Потім натисніть OK. QuickBooks приховує цього учасника з вашого списку. Наступного разу, коли ви відобразите список, з’явиться поле Включити неактивне.

Щоб переглянути та відредагувати приховані члени свого списку, просто клацніть поле «Включити неактивні». Будь-які неактивні учасники відображаються зі значками X поруч із ними. Якщо ви хочете повторно активувати учасника, все, що вам потрібно зробити, це натиснути піктограму X, і учасник буде повторно активований.

QuickBooks відстежує замовлення на покупку

Ви можете створювати замовлення QuickBooks, навіть якщо ви замовляєте товари по телефону або через всесвітню павутину — тобто коли ви не запитуєте товари в письмовій формі. Заповнення замовлень на покупку дає змогу визначити, які товари ви замовили та коли вони прийдуть. Все, що вам потрібно зробити, це запитати у QuickBooks: «Що замовлено та коли воно все одно буде?» Вам ніколи більше не доведеться ламати голову, щоб згадати, чи замовили ви ці дрібниці та духи.

А коли рахунок надійде, його вже буде вказано у формі замовлення на замовлення. Виписавши всі товари на замовлення, вам не потрібно заповнювати вкладку Предмети на чеку, коли ви оплачуєте рахунок. Або, якщо ви оплачуєте рахунки методом рахунків до сплати, вам не потрібно заповнювати вкладку «Позиції» у вікні «Ввести рахунки». Коли предмети прибудуть, все, що вам потрібно зробити, це повідомити про це QuickBooks; предмети негайно додаються до вашого списку інвентарю.

Використовуйте замовлення на замовлення для товарів, які ви замовляєте, тобто для предметів, які ви отримаєте та оплатите в майбутньому. Якщо ви купуєте товари в прилавку або отримуєте товари, які ви не замовляли, вам, очевидно, не потрібен замовлення на замовлення. Те, що вам потрібно зробити, — це просто оплатити рахунок і перерахувати речі, які ви щойно придбали.