Функція згущення файлу QuickBooks 2012

Функція QuickBooks 2015 Condense виконує кілька речей. Спочатку він створює архівну копію файлу даних і обробляє цей файл даних, щоб він був меншим. Щоб дізнатися більше, перегляньте пояснення нижче:

• Команда QuickBooks Condense створює постійну копію файлу даних QuickBooks. (Це називається архівною копією файлу.) Архівна копія файлу компанії дорівнює знімку файлу компанії в тому вигляді, в якому він існує на певний момент часу.

  Якщо у когось пізніше виникне запитання — можливо, у вашого бухгалтера, федерального або державного аудитора — ви можете використати архівну копію файлу даних, щоб показати, як виглядав файл компанії в певний момент часу.

• Процес ущільнення файлів зменшує файл даних, підсумовуючи багато старих закритих, детальних транзакцій з використанням великих записів у журналі-монстрі.

Оскільки це ущільнення та архівування може бути дещо заплутаним, ось короткий підсумок того, що саме відбувається, коли ви ущільнюєте файл компанії QuickBooks. Ось що зазвичай QuickBooks робить під час процесу:

• Зберігає архівну копію файлів вашої компанії : Коли ви згортаєте корпоративний файл QuickBooks, QuickBooks зберігає архівну копію цього файлу.

• Видаляє старі закриті транзакції : як частина процесу Condense QuickBooks дає вам можливість видалити старі закриті транзакції з поточної робочої версії файлу компанії QuickBooks.

  Пам’ятайте, що при архівуванні створюється архівна копія корпоративного файлу QuickBooks. Однак у вас все ще є робоча версія файлу компанії QuickBooks. Саме ця поточна робоча версія файлу компанії QuickBooks очищається або згортається шляхом видалення старих закритих транзакцій.

  Закриті транзакції – це транзакції, які QuickBooks більше не потрібно детально відстежувати. Наприклад, старий рахунок-фактура клієнта — після його оплати — є закритою трансакцією. Старий чек, виписаний якомусь постачальнику — після того, як він очищений банк — є закритою трансакцією.

• Підсумує старі закриті транзакції : оскільки старі закриті транзакції видаляються з файлу даних QuickBooks, ущільнення зазвичай створює підсумкові щомісячні записи в журналі для старих закритих транзакцій і розміщує ці підсумкові транзакції в поточній робочій версії файлу даних QuickBooks.

  Ці зведені щомісячні записи дають змогу продовжувати складати щомісячні фінансові звіти. Наприклад, навіть якщо архівування видаляє всі старі закриті транзакції, наприклад, за січень 2010 року, ви все одно можете створювати щомісячні фінансові звіти за січень 2010 року в 2013 році. Для створення щомісячних фінансових звітів за січень 2010 року QuickBooks використовує підсумок щомісячні записи в журналі.

• Очищає аудиторський слід: один майже прихований ефект очищення файлів даних QuickBooks стосується аудиторського сліду. Якщо ви очистите файл компанії та вкажете, що файл компанії має бути згорнутий, QuickBooks очищає аудиторський слід до дати «видалено закриті транзакції до або раніше».

  Іншими словами, протягом періоду часу, протягом якого QuickBooks видаляє старі закриті транзакції, він також видаляє аудиторський слід цих транзакцій.

Процес згущення файлу зазвичай означає створення копії файлу даних QuickBooks, який ви зберігаєте та десь прибираєте, а також створення зменшеної версії робочого файлу компанії. Однак команда, яку ви використовуєте для ущільнення корпоративного файлу QuickBooks, також дозволяє створювати майже порожні файли компанії.

Більшості людей ніколи не знадобиться використовувати цю опцію. існує лише одна категорія користувачів QuickBooks, які можуть захотіти створити майже порожні файли компанії. CPA та консультанти (які хочуть повторно використовувати файл компанії для іншого бізнес-підрозділу або клієнта) можуть використовувати цю команду для створення файлів даних компанії, у яких уже налаштовано багато списків.