Стратегії очищення та архівування для QuickBooks

Вирішити, коли і як ви хочете очистити або заархівувати свій корпоративний файл QuickBooks, здебільшого залежить від здорового глузду. Перше подумайте про те, чи потрібно взагалі стиснути файл компанії.

Якщо QuickBooks все ще працює з розумною швидкістю, якщо ви не зійшли з розуму через багато невикористаних елементів у списках, або якщо файл даних не став жахливо великим (більше 100 МБ або близько того), вам може не знадобитися конденсувати. У багатьох випадках ви не досягнете користі від очищення. І якщо не прибирати, ви все одно матимете повні, детальні фінансові записи під рукою.

Виконання операції очищення не обов’язково зменшує розмір файлу даних QuickBooks. Тому, якщо вам дійсно потрібен менший файл даних, спочатку слід запустити операцію очищення, а потім зберегти та відновити портативний файл даних QuickBooks.

Ось ще одна ідея здорового глузду щодо очищення та архівування файлів компанії QuickBooks: Вам слід створити архівну копію файлу даних QuickBooks. Фактично, створіть архівну копію файлу даних QuickBooks наприкінці року, після того, як ви або ваш CPA внесете будь-які остаточні зміни в рік.

Це чудова ідея створити архівну копію файлу даних QuickBooks, який використовується для підготовки вашої податкової декларації та будь-яких фінансових звітів, тому що ви завжди можете пізніше пояснити деякі цифри в декларації або фінансовому звіті, переглянувши архівну копію файлу даних. .

Однією з проблем використання QuickBooks є те, що люди можуть навмисно або ненавмисно змінити старі транзакції. Це означає, що хтось може, на жаль, змінити транзакції у файлі даних QuickBooks за попередній рік. Коли ця зміна станеться, хтось, хто пізніше перегляне файл даних QuickBooks, може не пояснити номер у податковій декларації або фінансовому звіті.

Наприклад, якщо хтось повертається назад і змінює транзакцію в попередньому році, і ця транзакція використовується для обчислення загального доходу за рік, ви більше не зможете використовувати дані QuickBooks для пояснення цифр у вашій податковій декларації та фінансових звітах загалом. прибуток.

На щастя, маючи архівну копію файлу даних QuickBooks — файлу даних QuickBooks, який надав номери у вашій податковій декларації та фінансовій звітності — ви завжди можете побачити, які транзакції QuickBooks підтримують певний номер податкової декларації або номер фінансової звітності.

Якщо ви все ще спантеличені цим пунктом — і це трохи складно — запитайте про проблему у свого податкового консультанта або CPA. Він може пояснити вам небезпеку зміни даних QuickBooks, які використовувалися для підготовки звіту або фінансового звіту після того, як цей звіт був підготовлений, або після того, як ці фінансові звіти були опубліковані та розповсюджені.