Створіть бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks

QuickBooks 2012 полегшує бухгалтерам роботу з файлами даних клієнтів. Ваш клієнт створює для бухгалтера копію файлу даних QuickBooks, використовуючи свою версію QuickBooks і справжній файл даних, а потім створює файл, який клієнт надсилає вам (наприклад, поштою чи електронною поштою), або за допомогою Intuit, виробник QuickBooks, надсилає вам.

Ось що потрібно зробити вашому клієнту, якщо він подбає про надсилання вам файлу:

Виберіть команду Файл→Копія бухгалтера→Діяльність клієнта→Зберегти файл.

QuickBooks спочатку відображає повідомлення із запитом клієнта, чи хоче він того

• An бухгалтера копія файлу

• Портативний або резервна копія файлу

Ви також можете створити копію бухгалтера, вибравши «Файл»→ «Створити копію», а потім натиснувши кнопку «Копія бухгалтера».

Портативний файл є реальною, живою копії файлу QuickBooks даних , який був злегка хрустів за розміром , так що легше пересуватися (наприклад, по електронній пошті файл як вкладення). Резервний файл резервної копії, другий примірник QuickBooks файл створюється (зазвичай) , тому у вас є копія файлу даних QuickBooks у разі що - то погане трапляється з початковим QuickBooks файлу даних.

Виберіть «Копія бухгалтера», а потім натисніть «Далі», щоб продовжити.

Вкажіть дату поділу.

Коли клієнт натискає кнопку «Далі», щоб продовжити створення копії бухгалтера, QuickBooks запитує у нього дату поділу. Операції, які припали до цієї дати, можна редагувати лише всередині бухгалтерської копії. Операції, які випадають після цих даних, можна редагувати як у копії бухгалтера, так і в копії клієнта.

Натисніть Далі, щоб продовжити.

З’являється ще одне повідомлення, яке повідомляє клієнту, що QuickBooks має закрити всі вікна, щоб створити копію бухгалтера. QuickBooks також може вказати клієнту вставити диск.

Натисніть кнопку OK і вставте диск (якщо необхідно).

QuickBooks відображає діалогове вікно Зберегти копію бухгалтера.

Назвіть примірник бухгалтера.

Використовуйте поле Ім’я файлу діалогового вікна «Зберегти копію бухгалтера», щоб назвати копію бухгалтера файлу даних QuickBooks. У разі потреби клієнт може також скористатися спадним списком «Зберегти в», щоб вказати, де повинна зберігатися копія бухгалтерського файлу даних QuickBooks.

Клієнт повинен запам’ятати, де зберігається копія файлу бухгалтера. Цей файл надається бухгалтеру — електронною поштою, равликом або зберігається на диску — для того, щоб бухгалтер міг ним користуватися.

Створіть файл.

Після того, як клієнт назвав бухгалтерську копію файлу даних і вказав, якщо необхідно, де потрібно зберегти копію бухгалтера, клієнт натискає кнопку Зберегти. Потім QuickBooks зберігає бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks.

Цей файл даних потім клієнт передає бухгалтеру . Іншими словами, клієнту потрібно надіслати файл поштою або електронною поштою.

Ваш постачальник послуг електронної пошти може обмежити розмір вкладень (включаючи файли QuickBooks), які ви можете надсилати електронною поштою. Якщо вас не влаштовує розмір, ви можете завантажити файл QuickBooks на веб-сайт Intuit, вибравши Файл→ Копія бухгалтера→ Діяльність клієнта→ Надіслати бухгалтеру. Потім Intuit надсилає вашому бухгалтеру повідомлення з посиланням, яке можна натиснути, за яким вона може отримати файл.

Бухгалтерські копії використовують три типи файлів. Файл передачі бухгалтера (з розширенням .qbx) — це те, що створює клієнт і передає бухгалтеру. Фактична копія бухгалтера (з розширенням файлу .qba) – це те, з чим працює бухгалтер після того, як він або вона відкриє файл передачі бухгалтера. І, нарешті, є файл експорту бухгалтера (з розширенням .qby).