Створення кошторису роботи за допомогою QuickBooks 2005

QuickBooks Pro і QuickBooks Premier мають функцію, яка дуже цікава для компаній, які виконують роботу або проекти для своїх клієнтів: підрядників, консультантів, інженерів, архітекторів тощо. QuickBooks Pro і QuickBooks Premier (на відміну від звичайної програми Basic QuickBooks) мають можливість виконувати прості проекти або витрати на роботу. Ця можливість означає, що ваш бізнес може створювати оцінки проектів або робіт, відстежувати витрати за проектами чи завданнями та виставляти рахунки-фактури за проектами чи завданнями.

У QuickBooks Pro розрахунки вартості робіт починаються з оцінки. Кошторис — це лише перелік приблизних витрат, які ви понесете за певну роботу, яку ви будете виконувати для певного клієнта.

Припускаючи, що ви вже створили роботу та повідомили QuickBooks, що використовуєте оцінки, ось кроки, яких ви виконуєте, щоб створити оцінку:

1. Отримати форму.

Виберіть Клієнти –> Створити оцінки. QuickBooks відкриває форму Створити оцінки, яка надзвичайно схожа на форму Створення рахунків-фактур, яку ви бачили, якщо взагалі працювали з QuickBooks.

2. Почніть заповнювати пропуски.

Виберіть відповідний Клієнт: Вакансія зі спадного списку у верхній частині форми. QuickBooks Pro автоматично заповнює якомога більше інформації — зазвичай принаймні поле Ім’я/Адреса — у формі.

Якщо ви налаштували QuickBooks Pro на відстеження класів, відповідне спадне вікно зі списком з’явиться у верхній центрі форми. Ідіть і використовуйте коробку, якщо це необхідно.

Не соромтеся змінювати налаштування за замовчуванням — наприклад, «Дата» та «Оцінка».

3. Додайте рядки — деталі, деталі, деталі.

Ви заповнюєте деталі вікна Створення оцінок так само, як заповнюєте деталі вікна Створення рахунків-фактур.

Кожну позицію рядка, яку потрібно включити в оцінку роботи, необхідно описати в списку позицій. Зауважте, що оскільки ви часто продаєте роботу клієнтам і клієнтам, використовуючи, частково, оцінку, вам зазвичай потрібно включити повний опис товарів. (Деякі підрядники, наприклад, часто використовують кілька рядків описового тексту, щоб повністю пояснити кожен елемент, який відображається в кошторисі.)

4. Додайте додаткову інформацію.

Якщо ви хочете, використовуйте будь-які інші поля, доступні у вікні Створення оцінок, щоб зібрати та зберегти додаткову інформацію. Наприклад, як і у вікні «Створення рахунків-фактур», ви можете натиснути спадне поле «Повідомлення клієнта» та написати дружнє повідомлення, або ви можете використовувати його зі спадного списку.

Ви також можете використовувати поле Memo, щоб написати собі примітку щодо роботи, якщо хочете. Або, можливо, якісь нотатки до сценарію, про які ви думали подати в студії. Все, що відповідає вашим уявленням.

Якщо ви хочете включити інші елементи у вікно Створення оцінок, ви можете налаштувати це вікно. Виберіть «Налаштувати» зі спадного списку «Шаблон» у верхньому правому куті вікна «Створення оцінок». QuickBooks надає вам список форм кошторису. Виберіть той, який хочете відредагувати. (Якщо ви ніколи не створювали нову, у списку може бути лише одна форма оцінки.) Натисніть кнопку Створити або Редагувати. Якщо натиснути кнопку «Створити», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Налаштувати оцінку».

Перш ніж роздрукувати цю оцінку, пам’ятайте, що вікно «Створення оцінок» – це не та сама інформація, яка відображається в письмовій оцінці. Щоб побачити, як виглядає друкована версія, клацніть стрілку вниз біля кнопки «Друк» у вікні «Створити оцінки» та виберіть «Попередній перегляд» зі спадного списку. В результаті виходить зображення на всю сторінку, зменшене, щоб поміститися на екрані.

Якщо ви ще не зберегли свою оцінку, натисніть кнопку Зберегти та створити або Зберегти та закрити.

Щоб детальніше вивчити оцінку (або будь-яку екранну форму QuickBooks), натисніть кнопку Збільшити у верхній частині екрана попереднього перегляду або наведіть курсор миші на зображення. Коли курсор буде виглядати як збільшувальне скло зі знаком плюса, натисніть ліву кнопку миші. Оскільки таким чином ви можете бачити лише частину попереднього перегляду одночасно, використовуйте смуги прокрутки внизу та праворуч від вікон, щоб переміщатися до різних областей.

Зверніть увагу, що на лупі тепер є знак мінус, а кнопка «Збільшити» перемикається на «Зменшити». Якщо ви виконуєте більше ніж одну оцінку, ви можете скористатися кнопками «Попередня сторінка» та «Наступна сторінка» на екрані попереднього перегляду друку, щоб переглянути інші оцінки. Коли закінчите, натисніть кнопку Закрити.

Коли ви повернетеся до вікна Створити оцінки, натисніть кнопку Друк; QuickBooks Pro відображає діалогове вікно Print One Estimate. Натисніть «Друк», щоб роздрукувати оцінку без зайвих зусиль.

Якщо ви раніше не використовували QuickBooks для друку оцінок, можливо, вам спочатку доведеться налаштувати принтер для виконання цього завдання. Для цього виберіть «Файл» –> «Налаштування принтера» та виберіть «Оцінка» зі спадного списку «Назва форми». Потім вкажіть параметри принтера, які потрібно друкувати. (Цей процес працює так само, як і для друку інших форм, наприклад рахунків-фактур.) Натисніть OK, коли закінчите. Діалогове вікно «Друк однієї оцінки», яке відображається у QuickBooks після натискання кнопки «Друк» у вікні «Створити оцінки», також працює так само, як і діалогове вікно «Друк одного рахунка-фактури».