Створення копії бухгалтерського файлу даних QuickBooks 2018

QuickBooks полегшує бухгалтерам роботу з файлами даних клієнтів. Розглянемо такий сценарій: у вас є клієнт, якому потрібна допомога в завершенні звітного періоду за рік. У вас є два варіанти. По-перше, ви можете під’їхати до його магазину, імовірно, застрягши в пробці по дорозі, і подумати, чи можете ви виставити клієнту рахунок у 150 доларів за час у дорозі. По-друге, ви можете попросити клієнта використовувати функцію копіювання бухгалтера QuickBooks, щоб надіслати вам копію файлу даних QuickBooks. Ви можете переглянути копію файлу даних цього бухгалтера, внести необхідні виправлення або зміни, а потім надіслати зміни клієнту для внесення. Клієнт може легко імпортувати ці зміни у свій існуючий файл QuickBooks і продовжити своїм веселим шляхом. Досить акуратно, правда?

Ваш клієнт створює бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks, використовуючи свою версію QuickBooks і справжній файл даних. Потім ваш клієнт створює та надсилає вам файл (через поштову пошту, електронну пошту чи інший безпечний електронний формат), або Intuit, виробник QuickBooks, надсилає вам файл. На щастя, у будь-якому випадку процес дуже простий.

Ось що потрібно зробити вашому клієнту, якщо він подбає про надсилання вам файлу:

Виберіть команду Файл → Створити копію.
QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію», запитуючи клієнта, чи хоче він одного з наступного: Резервна копія файлу, яка є другою копією файлу QuickBooks, який ви створюєте (зазвичай), щоб у вас була копія файлу на випадок, якщо з вихідним файлом даних QuickBooks станеться щось погане. Портативна копія файлу, яка є справжньою живою копією файлу даних QuickBooks, який був трохи зменшений у розмірі, щоб його було легше переміщати (наприклад, надіславши файл електронною поштою як вкладення). Бухгалтерська копія файлу.

Перше діалогове вікно Зберегти копію або Резервну копію.

Виберіть «Копія бухгалтера», а потім натисніть «Далі», щоб продовжити.

Підтвердьте, що вам дійсно потрібна копія бухгалтера, і натисніть «Далі».
Далі QuickBooks відображає інше діалогове вікно, щоб наполягати на тому, щоб ваш бідний напружений клієнт підтвердив, що йому справді потрібна копія бухгалтера, а не просто переносна копія файлу.

Друге діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію».

Вкажіть дату поділу.
Коли клієнт натискає кнопку «Далі», щоб продовжити створення копії бухгалтера, QuickBooks запитує у нього дату поділу. Операції, які припали до цієї дати, можна редагувати лише всередині бухгалтерської копії. Операції, які припадають після цієї дати, можна редагувати як у копії бухгалтера, так і в копії клієнта.

Натисніть Далі, щоб продовжити.
З’являється ще одне повідомлення, яке повідомляє клієнту, що QuickBooks має закрити всі вікна, щоб створити копію бухгалтера.

Натисніть OK.
QuickBooks відображає оновлене діалогове вікно «Зберегти копію бухгалтера», яке показано тут.

Оновлене діалогове вікно Зберегти копію бухгалтера.

Назвіть примірник бухгалтера.
Використовуйте поле Ім’я файлу діалогового вікна «Зберегти копію бухгалтера», щоб назвати копію бухгалтера файлу даних QuickBooks. За потреби клієнт також може скористатися спадним списком «Зберегти в», щоб вказати, де повинна зберігатися копія бухгалтерського файлу даних QuickBooks.

Клієнт повинен запам’ятати, де зберігається копія файлу бухгалтера. Цей файл надається бухгалтеру — електронною поштою чи поштою равлика, або на диску — щоб він міг ним скористатися.

Створіть файл.
Після того, як клієнт назвав бухгалтерську копію файлу даних і вказав, якщо необхідно, де має бути збережена копія бухгалтера, клієнт натискає кнопку Зберегти. QuickBooks зберігає бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks. Потім цей файл даних клієнт передає бухгалтеру . Іншими словами, клієнту потрібно надіслати файл поштою або електронною поштою. Ваш постачальник послуг електронної пошти може обмежити розмір вкладень (включаючи файли QuickBooks), які ви можете надсилати електронною поштою. Якщо вас не влаштовує розмір, ви можете завантажити файл QuickBooks на веб-сайт Intuit, вибравши Файл → Надіслати файл компанії → Копія бухгалтера → Діяльність клієнта → Надіслати бухгалтеру. Intuit надсилає бухгалтеру повідомлення з посиланням, яке можна натиснути, за допомогою якого вона може отримати файл.

Бухгалтерські копії використовують три типи файлів. Файл передачі бухгалтера (з розширенням .qbx) — це те, що створює клієнт і передає бухгалтеру. Фактична копія бухгалтера (з розширенням файлу .qba) – це те, з чим працює бухгалтер після того, як він або вона відкриє файл передачі бухгалтера. Нарешті, є файл експорту бухгалтера (з розширенням .qby), який містить зміни, які повертаються клієнту.

Очевидно, що це може бути не ваш клієнт, який робить ці кроки; можливо, вам доведеться виконати брудну роботу. Однак у будь-якому випадку процес працює саме так. Зауважте, однак, що економія в реальному часі для бухгалтера та економія витрат для клієнта відбувається, коли ви можете змусити клієнта вибрати команду та працювати з діалоговим вікном. Тоді ви можете стягувати платний час за фактичну роботу з даними QuickBooks, а не за маніпуляцію з файлом.